Una visita a un inmueble suele caerse por uno de estos cinco motivos: el cliente no ha confirmado la cita, la dirección y el punto de encuentro no están claros, el propietario o el inquilino no sabe nada de la visita, las llaves o el acceso no están listos, o la vivienda no encaja con lo que busca el cliente. La mayoría se puede evitar con un breve mensaje de confirmación el día anterior y una comprobación dentro de la agencia. A continuación verá qué puede hacerse ante cada motivo, mensajes de ejemplo y una lista de control previa a la visita.
Una visita que se cae no cuesta solo tiempo. El agente puede haber salido ya, el propietario haber preparado la casa y el inquilino haberse tomado tiempo libre del trabajo; pedir a esas mismas personas el mismo esfuerzo la próxima vez puede resultar más difícil.
⚡ Escenario de ejemplo: Un agente organiza para el sábado por la tarde la visita a un piso en alquiler. La cita se habló con el cliente el miércoles y no hubo más mensajes. El agente espera frente al edificio y no consigue localizar al cliente. Por la noche, el cliente escribe que pensaba que la cita era la semana siguiente. Mientras tanto, el inquilino, que se quedó en casa para abrir, también ha reservado parte del día para nada.
Cinco situaciones en las que se cae una visita
El cliente no ha confirmado
Si la cita se acordó días antes por teléfono o en un mensaje breve, el cliente puede haber confundido el día y la hora, haberla solapado con otro inmueble o haber cambiado de idea. Si no se pide confirmación, el agente quizá solo se entere en el punto de encuentro.
La dirección y el punto de encuentro no están claros
Los bloques de una urbanización, las calles con el mismo nombre o los edificios con entrada por detrás pueden llevar al cliente al lugar equivocado. Decir "nos vemos delante del edificio" puede no bastar si no se indica qué portal.
El propietario o el inquilino no lo sabe
Una visita a una vivienda alquilada puede depender de la disponibilidad de quien vive en ella. Si al inquilino se le avisa en el último momento, puede que no abra o que la casa no esté lista para enseñarse. Como las condiciones para visitar una vivienda alquilada pueden variar según el contrato, ante la duda puede consultarse a un abogado.
Las llaves o el acceso no están listos
Unas llaves que se quedaron con otro agente, un conserje de la urbanización al que no se avisó o un código de portal desconocido pueden retrasar la visita aunque el cliente llegue puntual.
La vivienda no encaja con lo que busca el cliente
Si el cliente dijo que quería un edificio con ascensor o plaza de garaje y eso no se comprobó antes de la visita, puede perder el interés en cuanto vea la casa. Esa visita se habrá hecho, pero por su resultado puede considerarse perdida.
El día anterior: el mensaje de confirmación
Además de recordar la cita, un mensaje de confirmación puede dar al cliente una ocasión fácil de decir "voy" o "no puedo ir". Enterarse de una cancelación el día anterior puede suponer muchas menos molestias que descubrirla en el punto de encuentro.
Mensaje de confirmación de ejemplo
"Hola [Nombre], soy [Agente], de [Nombre de la agencia]. Quedamos mañana a las [hora] para ver el piso de [Barrio]. ¿Le sigue viniendo bien? Si cambia algo, escríbame por aquí sin problema."
Mensaje de ejemplo para el día de la visita
"Buenos días [Nombre], le paso la ubicación para la visita de hoy a las [hora]. Le espero en el portal [portal/bloque] del edificio. Si surge algún imprevisto por el camino, escríbame sin problema."
Mensaje de ejemplo si el cliente cancela
"Gracias por avisar, [Nombre]. Si otro día le viene bien, escríbame y lo volvemos a organizar. Mientras tanto, si sale un anuncio nuevo que encaje con lo que busca, se lo puedo enviar."
Preparación con el propietario y el inquilino
- Aviso: el día y la hora pueden comunicarse al propietario o al inquilino en cuanto el cliente confirme.
- Datos de la visita: a quien vive en la vivienda puede decírsele el nombre del cliente que irá y qué agente lo acompañará.
- Estado de la vivienda: puede preguntarse antes al inquilino qué partes de la casa se pueden enseñar.
- Aviso de cancelación: si el cliente se echa atrás, puede avisarse enseguida al inquilino; así quizá nadie se quede esperando en casa para nada.
Comprobación en la agencia el día de la visita
Una breve comprobación en la agencia antes de la visita puede detectar algunos contratiempos con antelación:
- Llaves: quién las tiene y si se recogieron antes de la visita.
- Acceso: si se avisó a la seguridad de la urbanización, al administrador o al conserje.
- Datos del anuncio: si el agente lleva la información por la que el cliente podría preguntar, como gastos de comunidad, tipo de calefacción u orientación.
- Criterios del cliente: volver a comparar lo que el cliente pidió al principio con las características de la vivienda.
Aclarar los criterios del cliente en los primeros mensajes puede facilitar esta última comprobación; explicamos qué puede preguntarse en el primer mensaje en el artículo sobre la primera respuesta al cliente que llega desde un portal.
Si el cliente no se presenta
Cuando un cliente falta sin avisar, un mensaje de reproche puede hacer que le cueste más volver a escribir. Un mensaje breve que deje la puerta abierta puede proteger la relación: "Hoy no hemos coincidido, espero que todo esté bien. Cuando le venga bien, buscamos otro día."
El nombre y la fecha del cliente que no se presentó pueden anotarse en la agencia. Si la misma persona tampoco acude a citas posteriores, puede plantearse cerrar las visitas solo después de su confirmación.
Un breve seguimiento después de la visita
Un mensaje corto al cliente el mismo día de la visita también puede reducir la probabilidad de que la siguiente se caiga. Lo que al cliente le gustó y lo que no de la vivienda puede añadirse a la lista de criterios al elegir el siguiente anuncio.
"Gracias por dedicarnos su tiempo hoy, [Nombre]. ¿Hubo algo del piso que le hiciera dudar? Si me lo cuenta, puedo filtrar las próximas opciones teniéndolo en cuenta."
Este seguimiento también puede mostrar en qué punto el cliente perdió el interés: quizá la planta era demasiado alta, quizá el barrio quedaba más lejos de lo esperado. Esa información puede evitar perder tiempo por el mismo motivo en la siguiente visita.
Mal y bien: citas de visita
| Error habitual | Alternativa |
|---|---|
| Acordar la cita días antes y no volver a escribir | Enviar un breve mensaje de confirmación el día anterior |
| Dar solo el nombre de la calle | Enviar ubicación, bloque y portal |
| Avisar al inquilino en el último momento | Comunicárselo al inquilino en cuanto el cliente confirme |
| Buscar las llaves a la hora de la visita | Comprobar antes dónde están las llaves |
| Enseñar una vivienda sin revisar los criterios | Comparar antes los deseos del cliente con la vivienda |
| Reprochar al cliente que no se presentó | Proponer una nueva cita en un mensaje amable |
Lista de control antes de la visita
| Comprobación | Por qué |
|---|---|
| El cliente ha confirmado | Puede evitar desplazarse por un cliente que no irá |
| Se han enviado la ubicación y el portal | El cliente puede encontrar fácilmente el punto de encuentro |
| Se ha avisado al propietario o al inquilino | El riesgo de que nadie abra puede disminuir |
| Las llaves y el acceso a la urbanización están listos | Puede que no haya esperas a la hora de la visita |
| Se han comparado las características de la vivienda con los criterios del cliente | El cliente quizá no vaya a ver una casa que no busca |
| Está claro a quién avisar si se cancela | El inquilino o el propietario quizá no esperen para nada |
Preguntas frecuentes
Por qué se caen las visitas a pisos
Que el cliente no confirme la cita, una dirección poco clara, un propietario o inquilino sin avisar, unas llaves que no están listas y una vivienda que no encaja con los criterios del cliente pueden contarse entre los motivos principales.
Cuándo conviene enviar el mensaje de confirmación
Una confirmación enviada el día anterior a la visita puede dejar al cliente tiempo para cambiar sus planes. El mismo día de la visita puede enviarse un segundo mensaje breve con la ubicación y el portal.
Qué puede hacerse para una visita a una vivienda alquilada
El día y la hora pueden comunicarse al inquilino una vez confirme el cliente, y puede hablarse antes de qué partes de la casa se pueden enseñar. Para lo que dependa del contrato, puede pedirse la opinión de un abogado.
Qué escribir si el cliente no se presenta sin avisar
Sin reproches, puede escribirse un mensaje breve que diga que no se coincidió y deje la puerta abierta a otro día. Si vuelve a pasar, la visita puede cerrarse solo tras una confirmación.
Qué comprobar en la agencia antes de una visita
Puede comprobarse dónde están las llaves, si el acceso a la urbanización está resuelto, qué datos del anuncio podría preguntar el cliente y si sus criterios encajan con la vivienda.
La cita de visita puede llegar a su calendario
Una conversación sobre una visita puede empezar aunque el cliente escriba de noche. En el Sistema de Automatización Inmobiliaria de Kılman, un asistente puede encargarse del primer intercambio con ese cliente, preguntarle por los criterios de la vivienda que busca, ofrecerle anuncios de su cartera que encajen con ellos y registrar en su calendario la visita acordada. Puede ver cómo adaptar la configuración a su agencia en la página Sistema de Automatización Inmobiliaria. Con el día y la hora por escrito, enviar la confirmación el día anterior también puede resultar más sencillo.
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