Die Angaben, die man von Mietinteressenten erfragt, lassen sich meist in vier Gruppen fassen: Identität und Kontakt, Einkommen und Zahlungsverhalten, Umzugsplanung und Zahl der Bewohner, bei Bedarf ein Bürge. Unterlagen werden nicht auf einmal, sondern Schritt für Schritt angefordert: Beim ersten Gespräch braucht es keine Unterlagen, kurz vor der Entscheidung sieht man sich nur die an, die wirklich weiterhelfen, und eine Kopie nimmt man nur, wenn sie tatsächlich gebraucht wird. Der Maßstab ist einfach: Was zur Vermietungsentscheidung nichts beiträgt, wird nicht gefragt.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Rahmen für den Alltag eines Maklerbüros. Fragen wie Vertragsklauseln, Bürgschaft und Aufbewahrungsfristen können je nach Mietverhältnis unterschiedlich sein; wir empfehlen deshalb, sich rechtlich beraten zu lassen.
⚡ Beispielszenario: Eine Maklerin spricht mit drei Interessenten für eine Mietwohnung. Den ersten bittet sie am Telefon um eine Ausweiskopie, die Kontoauszüge der letzten drei Monate und eine Bescheinigung des Arbeitgebers; der Interessent findet das für ein erstes Gespräch zu viel und wendet sich einem anderen Inserat zu. Die Unterlagen der beiden nicht ausgewählten Interessenten bleiben derweil monatelang in der Fotogalerie ihres Handys. Wäre derselbe Ablauf der Reihe nach und mit Augenmaß gelaufen, wäre der gute Interessent womöglich geblieben und es hätten sich keine unnötigen personenbezogenen Daten angesammelt.
Vier Gruppen von Angaben für Mietinteressenten
Identität und Kontakt
Name, Telefonnummer und die Zeiten, zu denen jemand erreichbar ist, genügen beim ersten Gespräch. Den Ausweis kann man sich in der Entscheidungsphase zeigen lassen; Angaben wie Wohnanschrift oder Ausweisnummer werden meist erst für den Mietvertrag gebraucht.
Einkommen und Zahlungsverhalten
Um einzuschätzen, ob die Miete regelmäßig gezahlt werden kann, lässt sich fragen, welcher Tätigkeit der Interessent nachgeht und ob das Einkommen die Miete grob abdeckt. Das genaue Gehalt oder sämtliche Kontobewegungen sind für diese Frage in der Regel nicht nötig.
Umzugsplanung und Zahl der Bewohner
Wann der Umzug geplant ist, wie lange jemand bleiben möchte, wie viele Personen einziehen und ob Haustiere dabei sind, kann man fragen, um zu sehen, ob das zu den Bedingungen des Inserats passt.
Bürge
Verlangt der Eigentümer einen Bürgen, lassen sich dessen Name, Kontaktdaten und Einkommenslage erfragen; von einem Bürgen sollte nicht mehr verlangt werden als vom Interessenten selbst. Wie die Bürgschaft formuliert wird, klärt man am besten mit einer Juristin oder einem Juristen.
Welche Unterlage in welcher Phase
Der Zeitpunkt einer Anfrage ist ebenso wichtig wie die Unterlage selbst. Wer zu früh fragt, kann Interessenten abschrecken und holt zudem Daten von Personen ins Büro, die am Ende nicht ausgewählt werden.
Erstes Gespräch und Besichtigung
In dieser Phase sind oft keine Unterlagen nötig. Man spricht über den Bedarf des Interessenten und die Merkmale der Wohnung und vereinbart eine Besichtigung. Was hilft, damit der Termin nicht platzt, steht in unserem Beitrag über Besichtigungstermine.
Entscheidungsphase
Sobald der Interessent die Wohnung nehmen möchte, kann man sich den Ausweis zeigen lassen und eine einzige Unterlage zum Einkommen anfordern, etwa eine aktuelle Gehaltsabrechnung oder eine Arbeitgeberbescheinigung. Statt der Unterlagen selbst kann der Eigentümer eine kurze Einschätzung der Maklerin erhalten; ein Vermerk wie „Einkommen passt zur Miete“ reicht für die Entscheidung oft aus.
Vertragsphase
Die Angaben für den Mietvertrag werden jetzt aufgenommen. Muss eine Kopie dem Vertrag beigefügt werden, wird nur diese aufbewahrt; die übrigen Unterlagen gehen an den Interessenten zurück oder wurden gar nicht erst entgegengenommen.
Was nicht gefragt werden sollte
Die Auswahl eines Mieters sollte auf der Zahlungsfähigkeit und darauf beruhen, ob jemand zu den Bedingungen der Wohnung passt. Die folgenden Themen beantworten keine dieser beiden Fragen; sie anzusprechen kann Interessenten verärgern und als Diskriminierung wahrgenommen werden:
- Ethnische Herkunft, Heimatort oder Muttersprache
- Religion, Konfession oder Weltanschauung
- Familienstand, Heirat oder Kinderwunsch
- Gesundheitszustand und Behinderung
- Politische Einstellung, Vereins- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
Möchte der Eigentümer ein solches Kriterium anwenden, ist es sinnvoll, dass die Maklerin das offen anspricht und bei Bedarf rechtlichen Rat empfiehlt.
Mit personenbezogenen Daten maßvoll umgehen
Jede Unterlage von Mietinteressenten enthält personenbezogene Daten, die das Büro sorgfältig schützen sollte. Datenschutzvorschriften können demjenigen, der die Daten erhebt, Pflichten wie die Information der betroffenen Person auferlegen; für einen passenden Informationstext und eine Aufbewahrungsdauer können Sie sich rechtlich beraten lassen. Einige Gewohnheiten, die sich im Alltag bewähren:
- Dem Interessenten vor der Anfrage sagen, wozu die Unterlage dient und wie lange sie aufbewahrt wird
- Keine Kopie anfertigen, wenn Ansehen genügt, und bei Bedarf nur die betreffende Seite kopieren
- Unterlagen nicht auf dem privaten Handy, sondern in einem einzigen Büroordner mit beschränktem Zugriff ablegen
- Unterlagen nicht ausgewählter Interessenten nach der Entscheidung löschen oder vernichten
- Den Interessenten vorab informieren, falls Unterlagen an den Eigentümer weitergegeben werden
Nachrichtenvorlagen für Mietinteressenten
Vorlage für erste Angaben
„Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihr Interesse an der Mietwohnung in [Stadtteil]. Damit ich die Besichtigung gut für Sie planen kann, habe ich drei kurze Fragen: Wann möchten Sie umziehen, wie viele Personen werden in der Wohnung leben und haben Sie Haustiere?“
Vorlage für die Anfrage nach Unterlagen
„[Name], ich habe dem Eigentümer mitgeteilt, dass Sie die Wohnung gern mieten möchten. Für die Entscheidung genügt es, wenn wir im Büro Ihren Ausweis und eine Unterlage zu Ihrem Einkommen sehen, zum Beispiel Ihre letzte Gehaltsabrechnung. Kopien machen wir keine; was für den Vertrag nötig ist, besprechen wir gesondert.“
Vorlage für nicht ausgewählte Interessenten
„Guten Tag [Name], der Eigentümer hat sich für diese Wohnung für einen anderen Interessenten entschieden. Danke für Ihr Interesse. Die Angaben, die Sie uns geschickt haben, haben wir aus unserem System gelöscht. Wenn ich Ihnen bei einem ähnlichen Angebot Bescheid geben soll, schreiben Sie mir einfach.“
Übliche Praxis und bessere Alternative
| Übliche Praxis | Bessere Alternative |
|---|---|
| Beim ersten Anruf alle Unterlagen verlangen | Unterlagen erst in der Entscheidungsphase anfordern |
| Von jeder Unterlage eine Kopie machen | Ansehen und nur das Nötige aufbewahren |
| Unterlagen per WhatsApp auf dem privaten Handy sammeln | Einen Büroordner mit beschränktem Zugriff nutzen |
| Vollständige Kontoauszüge anfordern | Sich mit einem Einkommensnachweis begnügen |
| Fragen zum Privatleben stellen | Bei Zahlungsfähigkeit und Wohnungsbedingungen bleiben |
| Unterlagen abgelehnter Interessenten liegen lassen | Nach der Entscheidung löschen und Bescheid geben |
Checkliste für Mietinteressenten
| Prüfpunkt | Warum |
|---|---|
| Trägt jede Frage zur Vermietungsentscheidung bei | Es werden keine unnötigen Daten erhoben |
| Werden Unterlagen in der richtigen Phase angefordert | Interessenten werden beim ersten Gespräch eher nicht abgeschreckt |
| Wurde der Zweck der Unterlage erklärt | Vertrauen entsteht, Einwände können abnehmen |
| Genügt Ansehen statt Kopieren | Weniger Unterlagen müssen aufbewahrt werden |
| Liegen die Unterlagen an einem geschützten Ort | Das Risiko von Verlust oder falscher Weitergabe kann sinken |
| Sind Unterlagen abgelehnter Interessenten gelöscht | Im Büro sammeln sich keine herrenlosen Daten an |
Häufig gestellte Fragen
Darf man Mietinteressenten nach einer Bonitätsauskunft fragen
Eine Bonitätsauskunft muss nicht als Pflichtunterlage verlangt werden. Wenn der Interessent möchte, kann er eine selbst eingeholte Auskunft mit seiner eigenen Zustimmung vorlegen; ohne seine Zustimmung sollte keine Abfrage erfolgen und keine Kopie der Auskunft aufbewahrt werden. Für Einzelheiten können Sie sich rechtlich beraten lassen.
Was tun, wenn der Interessent keine Unterlagen geben möchte
Zunächst kann man in Ruhe erklären, wozu die Unterlage dient. Zögert der Interessent weiterhin, kann man anbieten, die Unterlage nur im Büro vorzuzeigen; lehnt er auch das ab, wird die Lage dem Eigentümer so geschildert, wie sie ist, und der Eigentümer entscheidet.
Kann man beim früheren Vermieter eine Referenz einholen
Ist der Interessent einverstanden, kann man die Kontaktdaten des früheren Vermieters aufnehmen und in einem kurzen Gespräch fragen, ob die Miete regelmäßig gezahlt wurde. Eine Referenz ohne Wissen des Interessenten einzuholen, kann das Vertrauen beschädigen.
Wie schnell sollte man sich bei Mietinteressenten zurückmelden
Dem Interessenten gleich zu Beginn zu sagen, an welchem Tag eine Entscheidung erwartet wird, kann Unsicherheit verringern. Verzögert der Eigentümer seine Entscheidung, kann eine kurze Zwischennachricht verhindern, dass ein guter Interessent sich einem anderen Inserat zuwendet.
Wann sollte man nach dem Bürgen fragen
Danach kann gefragt werden, sobald der Eigentümer klargestellt hat, dass er einen Bürgen möchte, und der Interessent sich für die Wohnung entschieden hat. Beim ersten Gespräch nach einem Bürgen zu fragen, ist meist zu früh.
Die Vorarbeit mit Interessenten kann leichter werden
Wer abends auf Ihr Mietinserat schreibt, muss womöglich nicht bis zum Morgen warten. Der Assistent im Kılman Immobilien-Automatisierungssystem kann die Nachricht des Interessenten beantworten, nach der gesuchten Wohnung fragen, passende Mietangebote aus Ihrem Bestand zeigen und den vereinbarten Besichtigungstermin in Ihren Kalender eintragen. Der Assistent sammelt keine Unterlagen und prüft keine Identität; das Gespräch über Unterlagen bleibt in der Entscheidungsphase bei der Maklerin oder dem Makler. Auf der Seite Immobilien-Automatisierungssystem sehen Sie, wie sich die Einrichtung an Ihr Büro anpassen lässt.
💬 Angebot über WhatsAppDas Erstgespräch ist kostenlos.