Kiracı adayına sorulan bilgiler çoğu zaman dört grupta toplanabilir: kimlik ve iletişim, gelir ve ödeme düzeni, taşınma planı ile evde kaç kişinin yaşayacağı, gerekiyorsa kefil. Belgeler ise tek seferde değil aşama aşama istenebilir; ilk görüşmede belge gerekmez, karar yaklaştığında yalnız işe yarayacak olanlar görülür ve kopyası gerçekten lazımsa alınır. Ölçü basittir: kiralama kararına katkısı olmayan bilgi sorulmaz.
Bu yazı emlak ofisinin günlük işine yönelik genel bir çerçevedir. Sözleşme maddeleri, kefalet ve belge saklama süreleri gibi konular kiralamanın koşullarına göre değişebileceği için bir hukukçuya danışmanız önerilir.
⚡ Örnek senaryo: Bir danışman, kiralık bir daire için üç adayla görüşüyor. İlk adaya telefonda kimlik fotokopisi, son üç ayın banka dökümü ve iş yerinden yazı istiyor; aday bu kadarını ilk görüşmede fazla bulup başka bir ilana yöneliyor. Seçilmeyen iki adayın belgeleri ise aylarca danışmanın telefon galerisinde kalıyor. Aynı süreç sırayla ve ölçülü yürütülseydi hem iyi aday kaçmayabilir hem de gereksiz kişisel veri birikmeyebilirdi.
Kiracı Adayına Sorulabilecek Dört Bilgi Grubu
Kimlik ve iletişim
Ad soyad, telefon ve ulaşılabilecek saatler ilk görüşmede yeterlidir. Kimlik kartı karar aşamasında görülebilir; adres veya kimlik numarası gibi ayrıntılar çoğunlukla sözleşme hazırlanırken gerekir.
Gelir ve ödeme düzeni
Adayın kirayı düzenli ödeyip ödeyemeyeceğini anlamak için ne iş yaptığı ve gelirinin kabaca kira tutarını karşılayıp karşılamadığı sorulabilir. Tam maaş rakamı ya da hesap hareketlerinin tamamı bu soruya cevap vermek için genellikle gerekmez.
Taşınma planı ve evde yaşayacak kişi sayısı
Ne zaman taşınmak istediği, ne kadar süre oturmayı düşündüğü, evde kaç kişinin yaşayacağı ve evcil hayvan olup olmadığı, ilanın koşullarıyla uyumu görmek için sorulabilir.
Kefil
Mal sahibi kefil istiyorsa kefilin adı, iletişim bilgisi ve gelir durumu sorulabilir; kefilden de adaydan istenenden fazlası beklenmemelidir. Kefaletin nasıl yazılacağı konusunda bir hukukçunun görüşü alınabilir.
Hangi Belge, Hangi Aşamada
Belge istemenin zamanlaması, istenen belgenin kendisi kadar önemlidir. Erken istenen belge adayı ürkütebilir ve seçilmeyecek kişilerin verisini de ofise taşır.
İlk görüşme ve gösterim
Bu aşamada belge istenmeyebilir. Adayın ihtiyacı ile evin özellikleri konuşulur, gösterim ayarlanır. Gösterimin aksamaması için yapılabilecekler gösterim randevusu yazısında ele alındı.
Karar aşaması
Aday evi istediğini söyledikten sonra kimlik görülebilir ve gelir düzenini gösteren tek bir belge, örneğin güncel bir maaş bordrosu ya da çalışma belgesi, istenebilir. Mal sahibine belgelerin kendisi yerine danışmanın kısa değerlendirmesi iletilebilir; örneğin "gelir kira tutarına uygun görünüyor" gibi bir not çoğu zaman karar için yeterli olur.
Sözleşme aşaması
Sözleşmeye yazılacak bilgiler bu aşamada alınır. Sözleşmeye eklenmesi gereken bir kopya varsa yalnız o kopya saklanır; geri kalan belgeler adaya iade edilebilir ya da hiç alınmamış olur.
Sorulmaması Gerekenler
Kiracı seçimi, adayın ödeme gücüne ve evin koşullarına uymasına dayanmalıdır. Aşağıdaki konular bu iki soruya cevap vermez; sormak hem adayı rahatsız edebilir hem de ayrımcılık olarak algılanabilir:
- Etnik köken, memleket ya da ana dil
- Din, mezhep ya da inanç
- Medeni durum, evlilik ya da çocuk planı
- Sağlık durumu ve engellilik
- Siyasi görüş, dernek ya da sendika üyeliği
Mal sahibi bu tür bir ölçüt isterse danışmanın durumu açıkça konuşması ve gerekirse bir hukukçunun görüşüne başvurulmasını önermesi yerinde olur.
Kişisel Veride Ölçülü Olmak
Kiracı adayından alınan her belge, ofisin özenle koruması gereken kişisel veri içerir. Kişisel verilerle ilgili mevzuat, veriyi alan tarafa adayı bilgilendirme gibi yükümlülükler getirebilir; ofisinize uygun bilgilendirme metni ve saklama süresi için bir hukukçuya danışabilirsiniz. Günlük işte uygulanabilecek birkaç alışkanlık şunlardır:
- Adaya belgenin neden istendiğini ve ne kadar süre tutulacağını belge istemeden önce söylemek
- Görmek yetiyorsa kopya almamak, kopya gerekiyorsa yalnız ilgili sayfayı almak
- Belgeleri kişisel telefonda değil, erişimi sınırlı tek bir ofis klasöründe tutmak
- Seçilmeyen adayların belgelerini karar verilince silmek ya da imha etmek
- Belgeleri mal sahibiyle paylaşmak gerekiyorsa adaya önceden haber vermek
Kiracı Adayına Gönderilebilecek Örnek Mesajlar
Ön bilgi için örnek mesaj
"Merhaba [Ad], [Semt]'teki kiralık daireyle ilgilendiğiniz için teşekkürler. Evi sizin için doğru planlayabilmem adına üç kısa soru soracağım: Ne zaman taşınmayı düşünüyorsunuz, evde kaç kişi yaşayacak ve evcil hayvanınız var mı?"
Belge istemek için örnek mesaj
"[Ad], evi tutmak istediğinizi mal sahibine ilettim. Karar için kimliğinizi ve gelirinizi gösteren tek bir belgeyi, örneğin son bordronuzu, ofiste görmemiz yeterli olacak. Kopya almayacağız; sözleşme aşamasında gerekenleri ayrıca konuşuruz."
Seçilmeyen adaya örnek mesaj
"Merhaba [Ad], mal sahibi bu daire için başka bir adayla devam etme kararı aldı. İlginiz için teşekkür ederim. Paylaştığınız bilgileri sistemimizden sildik. Benzer bir ilan çıkarsa haber vermemi isterseniz yazmanız yeterli."
Sık Yapılan ve Yerine Yapılabilecek
| Sık yapılan | Yerine yapılabilecek |
|---|---|
| İlk telefonda bütün belgeleri istemek | Belgeleri karar aşamasına bırakmak |
| Her belgenin fotokopisini almak | Görmekle yetinip yalnız gerekeni saklamak |
| Belgeleri WhatsApp'ta kişisel telefonda tutmak | Erişimi sınırlı tek bir ofis klasörü kullanmak |
| Ayrıntılı hesap dökümleri istemek | Gelir düzenini gösteren tek belgeyle yetinmek |
| Adayın özel hayatına dair sorular sormak | Ödeme gücü ve ev koşullarıyla sınırlı kalmak |
| Seçilmeyen adayın belgelerini bekletmek | Karar sonrası silip adaya bildirmek |
Kiracı Adayı İçin Kontrol Listesi
| Kontrol | Neden |
|---|---|
| Sorulan her bilginin kiralama kararına katkısı var mı | Gereksiz veri toplanmamış olur |
| Belgeler doğru aşamada mı isteniyor | Aday ilk görüşmede ürkmeyebilir |
| Adaya belgenin amacı söylendi mi | Güven kurulur, itiraz azalabilir |
| Kopya yerine görmek yeterli mi | Saklanacak belge sayısı düşer |
| Belgeler tek ve korunan bir yerde mi | Kayıp ya da yanlış paylaşım riski azalabilir |
| Seçilmeyen adayların belgeleri silindi mi | Ofiste sahipsiz veri birikmez |
Sık Sorulan Sorular
Kiracı adayına kredi notu sorulabilir mi
Kredi notu raporu zorunlu bir belge olarak istenmeyebilir. Aday isterse kendi aldığı raporu kendi onayıyla paylaşabilir; adayın onayı olmadan sorgulama yapılmaması ve raporun kopyasının saklanmaması yerinde olur. Ayrıntı için bir hukukçuya danışabilirsiniz.
Aday belge vermek istemezse ne yapılır
Önce belgenin neden istendiği sakin bir dille anlatılabilir. Aday yine de çekiniyorsa belgeyi yalnız ofiste göstermesi önerilebilir; buna da yanaşmazsa durum mal sahibine olduğu gibi aktarılır ve kararı mal sahibi verir.
Önceki ev sahibinden referans istenebilir mi
Aday kabul ederse önceki ev sahibinin iletişim bilgisi alınabilir ve kısa bir görüşmede kiranın düzenli ödenip ödenmediği sorulabilir. Adayın haberi olmadan referans aramak güveni zedeleyebilir.
Kiracı adayına ne kadar sürede dönüş yapılmalı
Karar beklenen günü adaya baştan söylemek, belirsizliği azaltabilir. Mal sahibi kararını geciktirirse adaya kısa bir ara bilgi vermek, iyi bir adayın başka ilana yönelmesini önleyebilir.
Kefil bilgisi ne zaman sorulmalı
Mal sahibi kefil istediğini netleştirdikten ve aday evi tutmaya karar verdikten sonra sorulabilir. İlk görüşmede kefil bilgisi istemek genellikle erkendir.
Ön görüşme yükü azalabilir
Kiralık ilanınıza gece yazan bir adayı sabaha bekletmek gerekmeyebilir. Kılman Emlak Otomasyon Sistemi'nin asistanı adayın mesajını karşılayabilir, ne tür bir ev aradığını sorabilir, portföyünüzdeki uygun kiralıkları gösterebilir ve anlaşılan gösterimi takviminize işleyebilir. Asistan belge toplamaz ve kimlik doğrulamaz; belge görüşmesi, karar aşamasında danışmanın elinde kalır. Kurulumun ofisinize nasıl uyarlanacağını Emlak Otomasyon Sistemi sayfasında bulabilirsiniz.
💬 WhatsApp'tan Teklif Alİlk görüşme ücretsizdir.