Сведения, которые запрашивают у будущего арендатора, обычно укладываются в четыре группы: личность и контакты, доход и платёжная дисциплина, планы на переезд и число жильцов, а при необходимости поручитель. Документы можно запрашивать поэтапно, а не все сразу: на первом разговоре они не нужны, ближе к решению смотрят только те, что действительно помогают, а копию снимают лишь тогда, когда она по-настоящему необходима. Мерило простое: то, что не помогает принять решение о сдаче, не спрашивают.
Эта статья даёт общую схему для повседневной работы агентства недвижимости. Такие вопросы, как условия договора, поручительство и сроки хранения документов, могут зависеть от условий конкретной аренды, поэтому рекомендуем проконсультироваться с юристом.
⚡ Пример: агент общается с тремя кандидатами на квартиру в аренду. У первого она по телефону просит копию паспорта, банковские выписки за последние три месяца и справку с работы; кандидат считает это лишним для первого звонка и переключается на другое объявление. Тем временем документы двух кандидатов, которых не выбрали, месяцами лежат в галерее её телефона. Если бы тот же процесс шёл по порядку и в разумных пределах, хорошего кандидата, возможно, удалось бы не потерять, а лишние персональные данные не накапливались бы.
Четыре группы сведений для будущего арендатора
Личность и контакты
Имени, телефона и времени, когда человеку удобно отвечать, на первом разговоре достаточно. Удостоверение личности можно посмотреть на этапе решения; такие данные, как адрес или номер документа, чаще всего нужны при составлении договора.
Доход и платёжная дисциплина
Чтобы понять, сможет ли кандидат платить регулярно, можно спросить, чем он занимается и покрывает ли его доход примерно сумму аренды. Точная зарплата или все движения по счёту для ответа на этот вопрос, как правило, не нужны.
Планы на переезд и число жильцов
Когда кандидат хочет въехать, на какой срок планирует остаться, сколько человек будет жить в квартире и есть ли домашние животные, можно спросить, чтобы понять, подходит ли это под условия объявления.
Поручитель
Если собственник хочет поручителя, можно запросить его имя, контакты и сведения о доходе; от поручителя не стоит требовать больше, чем от самого кандидата. О том, как оформить поручительство, можно посоветоваться с юристом.
Какой документ и на каком этапе
Момент запроса важен не меньше, чем сам документ. Слишком ранний запрос может отпугнуть кандидата и к тому же приносит в агентство данные людей, которых в итоге не выберут.
Первый разговор и показ
На этом этапе документы могут не понадобиться. Обсуждают, что нужно кандидату и какова квартира, и назначают показ. О том, что помогает показу состояться, мы писали в статье о записи на показ.
Этап решения
Когда кандидат говорит, что хочет снять квартиру, можно посмотреть его удостоверение личности и запросить один документ о доходе, например свежий расчётный лист или справку с работы. Вместо самих документов собственнику можно передать краткую оценку агента; заметки вроде «доход соответствует сумме аренды» для решения часто хватает.
Этап договора
На этом этапе собирают данные, которые войдут в договор. Если к договору нужно приложить копию, хранят только её; остальные документы можно вернуть кандидату, либо их просто не брали.
О чём лучше не спрашивать
Выбор арендатора должен опираться на его платёжеспособность и на то, подходит ли он под условия квартиры. Перечисленные ниже темы не отвечают ни на один из этих вопросов; их обсуждение может задеть кандидата и восприниматься как дискриминация:
- Этническое происхождение, родной город или родной язык
- Религия, вероисповедание или убеждения
- Семейное положение, брак или планы на детей
- Состояние здоровья и инвалидность
- Политические взгляды, членство в объединении или профсоюзе
Если собственник хочет применить подобный критерий, агенту разумно открыто обсудить ситуацию и при необходимости предложить обратиться к юристу.
Умеренность с персональными данными
Каждый документ, полученный от будущего арендатора, содержит персональные данные, которые агентству следует бережно защищать. Правила о персональных данных могут возлагать на того, кто их собирает, обязанности вроде информирования кандидата; за подходящим для вашего агентства текстом уведомления и сроком хранения можно обратиться к юристу. Несколько привычек, которые работают в повседневной практике:
- До запроса объяснять кандидату, зачем нужен документ и как долго он будет храниться
- Не снимать копию, если достаточно посмотреть, а при необходимости копировать только нужную страницу
- Хранить документы не в личном телефоне, а в одной папке агентства с ограниченным доступом
- Удалять или уничтожать документы невыбранных кандидатов после принятия решения
- Заранее предупреждать кандидата, если документы нужно передать собственнику
Примеры сообщений будущему арендатору
Пример сообщения для первичных сведений
«Здравствуйте, [Имя]! Спасибо за интерес к квартире в аренду в районе [Район]. Чтобы правильно спланировать показ, задам три коротких вопроса: когда вы хотите переехать, сколько человек будет жить в квартире и есть ли у вас домашние животные?»
Пример сообщения с запросом документов
«[Имя], я сообщила собственнику, что вы хотите снять квартиру. Для решения нам достаточно увидеть в офисе ваш паспорт и один документ о доходе, например последний расчётный лист. Копии мы снимать не будем; что понадобится для договора, обсудим отдельно.»
Пример сообщения невыбранному кандидату
«Здравствуйте, [Имя]! Собственник решил продолжить с другим кандидатом на эту квартиру. Спасибо за ваш интерес. Сведения, которые вы нам прислали, мы удалили из нашей системы. Если хотите, чтобы я сообщила о похожем объявлении, просто напишите мне.»
Привычный шаг и лучший вариант
| Привычный шаг | Лучший вариант |
|---|---|
| Просить все документы при первом звонке | Оставить документы на этап решения |
| Снимать копию с каждого документа | Смотреть и хранить только нужное |
| Держать документы в WhatsApp в личном телефоне | Использовать папку агентства с ограниченным доступом |
| Требовать полные банковские выписки | Довольствоваться одним документом о доходе |
| Задавать вопросы о личной жизни | Ограничиться платёжеспособностью и условиями квартиры |
| Хранить документы невыбранных кандидатов | Удалить после решения и сообщить кандидату |
Чек-лист по будущим арендаторам
| Проверка | Зачем |
|---|---|
| Помогает ли каждый вопрос принять решение о сдаче | Лишние данные не собираются |
| Запрашиваются ли документы на правильном этапе | Кандидат может не испугаться на первом разговоре |
| Объяснили ли кандидату, зачем нужен документ | Появляется доверие, возражений может стать меньше |
| Достаточно ли посмотреть документ вместо копии | Хранить приходится меньше документов |
| Лежат ли документы в одном защищённом месте | Риск потери или ошибочной пересылки может снизиться |
| Удалены ли документы невыбранных кандидатов | В агентстве не копятся бесхозные данные |
Частые вопросы
Можно ли запросить у будущего арендатора кредитный отчёт
Кредитный отчёт не стоит требовать в обязательном порядке. Если кандидат хочет, он может сам получить отчёт и поделиться им со своего согласия; разумно не делать запросов без согласия кандидата и не хранить копию отчёта. За подробностями можно обратиться к юристу.
Что делать, если кандидат не хочет давать документы
Сначала можно спокойно объяснить, зачем нужен документ. Если кандидат всё ещё сомневается, можно предложить показать документ только в офисе; если он отказывается и от этого, ситуацию передают собственнику как есть, и решение принимает собственник.
Можно ли попросить рекомендацию у прежнего арендодателя
Если кандидат согласен, можно взять контакты прежнего арендодателя и в коротком разговоре узнать, вовремя ли вносилась плата. Звонок за рекомендацией без ведома кандидата может подорвать доверие.
Как быстро нужно дать ответ будущему арендатору
Если с самого начала назвать кандидату день, когда ожидается решение, неопределённости может стать меньше. Если собственник медлит, короткое промежуточное сообщение может удержать хорошего кандидата от перехода к другому объявлению.
Когда спрашивать о поручителе
Спросить можно после того, как собственник ясно сказал, что ему нужен поручитель, а кандидат решил снять квартиру. На первом разговоре спрашивать о поручителе обычно рано.
Предварительная работа с кандидатами может стать легче
Кандидату, который пишет по вашему объявлению об аренде поздно вечером, возможно, не придётся ждать до утра. Ассистент Системы автоматизации недвижимости Kılman может ответить на его сообщение, спросить, какое жильё он ищет, показать подходящие варианты аренды из вашего портфеля и внести согласованный показ в ваш календарь. Ассистент не собирает документы и не проверяет личность; разговор о документах на этапе решения остаётся за агентом. Страница Система автоматизации недвижимости показывает, как подстроить систему под ваше агентство.
💬 Запрос в WhatsAppПервая консультация бесплатна.