Les informations demandées à un futur locataire se répartissent généralement en quatre groupes : identité et coordonnées, revenus et habitudes de paiement, projet de déménagement et nombre de personnes qui vivront dans le logement, et un garant si nécessaire. Les pièces peuvent être demandées par étapes plutôt qu'en une fois : aucune pièce n'est utile au premier échange, à l'approche de la décision on ne regarde que celles qui servent vraiment, et on n'en garde une copie que si elle est réellement nécessaire. Le principe est simple : une information qui n'aide pas à décider de la location ne se demande pas.
Cet article est un cadre général pour le travail quotidien d'une agence immobilière. Des sujets comme les clauses du bail, le cautionnement ou la durée de conservation des pièces peuvent varier selon les conditions de chaque location ; nous vous conseillons donc de consulter un juriste.
⚡ Scénario d'exemple : Une conseillère échange avec trois candidats pour un appartement à louer. Au premier, elle demande au téléphone une copie de sa pièce d'identité, ses relevés bancaires des trois derniers mois et une attestation de son employeur ; le candidat trouve cela trop pour un premier appel et se tourne vers une autre annonce. Pendant ce temps, les pièces des deux candidats non retenus restent des mois dans la galerie photo de son téléphone. Si la même démarche avait été menée dans l'ordre et avec mesure, le bon candidat n'aurait peut-être pas été perdu et des données personnelles inutiles ne se seraient pas accumulées.
Quatre groupes d'informations à demander à un futur locataire
Identité et coordonnées
Le nom, le téléphone et les horaires où la personne est joignable suffisent au premier échange. La pièce d'identité peut être présentée au moment de la décision ; des éléments comme l'adresse ou le numéro de pièce d'identité servent surtout lors de la rédaction du bail.
Revenus et habitudes de paiement
Pour savoir si le candidat pourra payer le loyer régulièrement, on peut lui demander quelle est son activité et si ses revenus couvrent à peu près le loyer. Le montant exact du salaire ou l'ensemble des mouvements du compte ne sont en général pas nécessaires pour répondre à cette question.
Projet de déménagement et nombre d'occupants
La date d'emménagement souhaitée, la durée prévue, le nombre de personnes qui vivront dans le logement et la présence d'animaux peuvent être demandés pour vérifier la compatibilité avec les conditions de l'annonce.
Garant
Si le propriétaire souhaite un garant, on peut demander son nom, ses coordonnées et sa situation de revenus ; il ne faudrait pas attendre du garant plus que du candidat lui-même. Pour la rédaction de l'engagement de caution, l'avis d'un juriste peut être sollicité.
Quelle pièce, à quelle étape
Le moment de la demande compte autant que la pièce elle-même. Une pièce demandée trop tôt peut faire fuir le candidat et fait aussi entrer à l'agence les données de personnes qui ne seront pas retenues.
Premier échange et visite
À ce stade, aucune pièce n'est forcément nécessaire. On parle des besoins du candidat et des caractéristiques du logement, puis on fixe une visite. Ce qui peut aider pour que la visite ne tombe pas à l'eau est présenté dans notre article sur les rendez-vous de visite.
Étape de la décision
Lorsque le candidat dit vouloir le logement, on peut voir sa pièce d'identité et demander un seul justificatif de revenus, par exemple un bulletin de salaire récent ou une attestation d'employeur. Plutôt que les pièces elles-mêmes, le propriétaire peut recevoir la courte appréciation de la conseillère ; une note du type « revenus en rapport avec le loyer » suffit souvent pour décider.
Étape du bail
Les informations qui figureront dans le bail sont recueillies à ce moment. Si une copie doit être jointe au bail, seule cette copie est conservée ; les autres pièces peuvent être rendues au candidat ou n'auront tout simplement pas été prises.
Ce qu'il vaut mieux ne pas demander
Le choix d'un locataire devrait reposer sur sa capacité à payer et sur sa compatibilité avec les conditions du logement. Les sujets suivants ne répondent à aucune de ces deux questions ; les aborder peut mettre le candidat mal à l'aise et être perçu comme une discrimination :
- Origine ethnique, région d'origine ou langue maternelle
- Religion, confession ou convictions
- Situation familiale, mariage ou projet d'enfant
- État de santé et handicap
- Opinions politiques, appartenance à une association ou à un syndicat
Si le propriétaire souhaite appliquer un critère de ce type, il est sage que la conseillère en parle ouvertement et suggère, si besoin, de demander l'avis d'un juriste.
Rester mesuré avec les données personnelles
Chaque pièce reçue d'un futur locataire contient des données personnelles que l'agence doit protéger avec soin. Les règles de protection des données peuvent imposer à celui qui les collecte des obligations comme l'information du candidat ; pour un texte d'information et une durée de conservation adaptés à votre agence, vous pouvez consulter un juriste. Quelques habitudes utiles au quotidien :
- Expliquer au candidat, avant la demande, à quoi sert la pièce et combien de temps elle sera conservée
- Ne pas faire de copie quand il suffit de voir la pièce, et ne copier que la page utile si une copie est nécessaire
- Ranger les pièces dans un seul dossier de l'agence à accès restreint, pas sur un téléphone personnel
- Supprimer ou détruire les pièces des candidats non retenus une fois la décision prise
- Prévenir le candidat à l'avance si des pièces doivent être transmises au propriétaire
Exemples de messages pour un futur locataire
Exemple de message pour les premières informations
« Bonjour [Prénom], merci pour votre intérêt pour l'appartement à louer à [Quartier]. Pour bien préparer la visite, j'ai trois petites questions : quand souhaitez-vous emménager, combien de personnes vivront dans l'appartement et avez-vous des animaux ? »
Exemple de message pour demander des pièces
« [Prénom], j'ai indiqué au propriétaire que vous souhaitez louer l'appartement. Pour la décision, il nous suffit de voir à l'agence votre pièce d'identité et un justificatif de revenus, par exemple votre dernier bulletin de salaire. Nous ne ferons pas de copie ; nous verrons à part ce qu'il faut pour le bail. »
Exemple de message pour un candidat non retenu
« Bonjour [Prénom], le propriétaire a décidé de poursuivre avec un autre candidat pour cet appartement. Merci pour votre intérêt. Nous avons supprimé de notre système les informations que vous nous aviez transmises. Si vous souhaitez que je vous prévienne lorsqu'une annonce similaire se présente, il vous suffit de m'écrire. »
Réflexe courant et meilleure option
| Réflexe courant | Meilleure option |
|---|---|
| Demander toutes les pièces dès le premier appel | Garder les pièces pour l'étape de la décision |
| Photocopier chaque pièce | Les consulter et ne garder que le nécessaire |
| Stocker les pièces dans WhatsApp sur un téléphone personnel | Utiliser un dossier d'agence à accès restreint |
| Exiger les relevés bancaires complets | Se contenter d'un seul justificatif de revenus |
| Poser des questions sur la vie privée | S'en tenir à la capacité de paiement et aux conditions du logement |
| Laisser traîner les pièces des candidats non retenus | Les supprimer après la décision et en informer le candidat |
Checklist pour les futurs locataires
| Point à vérifier | Pourquoi |
|---|---|
| Chaque question aide-t-elle à décider de la location | Aucune donnée inutile n'est collectée |
| Les pièces sont-elles demandées à la bonne étape | Le candidat risque moins de fuir au premier échange |
| Le candidat sait-il à quoi sert la pièce | La confiance s'installe, les objections peuvent diminuer |
| Voir la pièce suffit-il au lieu de la copier | Moins de pièces à conserver |
| Les pièces sont-elles dans un seul endroit protégé | Le risque de perte ou de mauvais partage peut baisser |
| Les pièces des non-retenus ont-elles été supprimées | Aucune donnée orpheline ne s'accumule à l'agence |
Questions fréquentes
Peut-on demander un rapport de solvabilité à un futur locataire
Un rapport de solvabilité n'a pas à être exigé comme pièce obligatoire. Si le candidat le souhaite, il peut partager un rapport qu'il a obtenu lui-même, avec son propre accord ; il est sage de ne faire aucune consultation sans son accord et de ne pas conserver de copie du rapport. Pour les détails, vous pouvez consulter un juriste.
Que faire si le candidat ne veut pas fournir de pièces
On peut d'abord expliquer calmement à quoi sert la pièce. Si le candidat hésite encore, on peut lui proposer de la montrer seulement à l'agence ; s'il refuse aussi, la situation est transmise telle quelle au propriétaire, qui décide.
Peut-on demander une référence à l'ancien bailleur
Si le candidat est d'accord, on peut noter les coordonnées de l'ancien bailleur et lui demander lors d'un court appel si le loyer était payé régulièrement. Chercher une référence à l'insu du candidat peut abîmer la confiance.
Dans quel délai répondre à un futur locataire
Indiquer dès le départ au candidat le jour où une décision est attendue peut réduire l'incertitude. Si le propriétaire tarde, un court message d'étape peut éviter qu'un bon candidat se tourne vers une autre annonce.
Quand demander les informations du garant
On peut les demander une fois que le propriétaire a confirmé vouloir un garant et que le candidat a décidé de prendre le logement. Les demander au premier échange est en général trop tôt.
Le travail préalable avec les candidats peut s'alléger
Un candidat qui écrit le soir au sujet de votre annonce de location n'aura peut-être pas à attendre le lendemain. Au sein du Système d'Automatisation Immobilière de Kılman, l'assistant peut répondre à son message, lui demander quel type de logement il cherche, lui présenter des locations adaptées de votre portefeuille et inscrire dans votre agenda la visite convenue. L'assistant ne collecte pas de pièces et ne vérifie pas l'identité ; l'échange sur les pièces reste entre les mains du conseiller à l'étape de la décision. La page Système d'Automatisation Immobilière montre comment adapter l'installation à votre agence.
💬 Devis via WhatsAppLa première consultation est gratuite.