¿Tener stock o trabajar por pedido?

Un cliente pregunta por un producto y no está en la estantería. Por un lado aparece la idea de "si lo hubiera tenido, lo habría vendido"; por otro, hay productos que llevan meses en el almacén. En los pequeños negocios, qué producto se queda en la estantería y cuál llega por pedido suele decidirse por costumbre.

Los dos caminos tienen situaciones en las que encajan; la elección adecuada puede variar según el negocio, el producto y la disposición del cliente a esperar. Este artículo repasa la diferencia entre ambos caminos, lo que aporta y cuesta cada uno, cómo montar un orden mixto y cómo explicar al cliente el tiempo de espera.

Dónde empieza la diferencia

La diferencia empieza en si el producto se consigue antes o después de que el cliente lo pida. El negocio que tiene stock compra el producto por adelantado y lo guarda en la estantería; el que trabaja por pedido lo solicita al proveedor cuando el cliente lo pide. En uno prima la rapidez; en el otro, la flexibilidad.

Aunque parezcan opuestos, los dos caminos pueden convivir en el mismo negocio. La decisión suele tomarse producto a producto y no de una sola vez.

Lo que aporta y cuesta tener stock

El stock puede permitir entregar el producto al momento. Un producto en la estantería puede ayudar a no perder clientes que no quieren esperar y puede verse menos afectado por los retrasos del proveedor. En cambio, el producto parado inmoviliza dinero y espacio de almacén, y algunos productos pueden quedarse anticuados o estropearse con el tiempo.

Tratamos cómo el dinero parado en la estantería, sumado a los cobros atrasados, puede estrechar la caja en el artículo sobre el seguimiento de los pagos atrasados. Para formas más amplias de fijar niveles de stock, puede consultar nuestra guía de automatización de inventario.

Lo que aporta y cuesta trabajar por pedido

Trabajar por pedido puede permitir ofrecer mucha variedad sin tener productos en la estantería. Al cliente que busca una medida, un color o un modelo concreto se le pueden mostrar más opciones, y la necesidad de almacén puede reducirse. A cambio, el cliente tiene que aceptar una espera y la fecha de entrega depende del proveedor.

Los retrasos del proveedor son el punto más delicado de este camino. Explicamos qué puede hacerse en ese caso en el artículo sobre qué hacer cuando el proveedor se retrasa.

Qué camino conviene a cada producto

Hacerse unas preguntas por cada producto puede facilitar la decisión: ¿con qué frecuencia se vende?, ¿acepta el cliente esperar?, ¿se estropea o se queda anticuado?, ¿con qué rapidez entrega el proveedor? Las respuestas pueden indicar si el producto va en la estantería o en la lista de pedidos.

Ver la ganancia producto a producto también puede apoyar esta decisión. Contamos formas de ver qué producto o trabajo compensa el esfuerzo en el artículo sobre qué trabajo hace ganar dinero de verdad.

Camino mixto: unos productos en stock y otros por pedido

Para muchos pequeños negocios, combinar ambos caminos puede ser una solución equilibrada. Agrupar los productos puede facilitar ese equilibrio.

Tres grupos pueden destacar.

1. Productos de venta frecuente que no se estropean

Tener en stock los productos que se venden con regularidad y duran mucho puede ayudar a vender sin hacer esperar al cliente.

2. Productos a medida y de precio alto

Pedir por encargo los productos hechos a medida o de importe elevado puede reducir el dinero inmovilizado en la estantería.

3. Productos de temporada

Para los productos que se buscan en ciertas épocas, combinar un stock limitado con pedidos puede reducir lo que sobra al final de la temporada.

Cómo explicar al cliente el tiempo de espera

En un producto por pedido, lo que más interesa al cliente es cuándo llegará. Decirlo con claridad al hacer el pedido puede reducir preguntas y decepciones posteriores. Conviene dar una fecha estimada a partir de la información del proveedor, con un margen razonable.

Si "¿cuándo llega?" se pregunta una y otra vez, una respuesta preparada puede ayudar; lo tratamos en el artículo sobre qué hacer cuando los clientes repiten la misma duda.

Cuándo revisar la decisión

La decisión entre stock y pedido no tiene por qué tomarse una vez y olvidarse. Conviene repensarla cuando cambian las ventas de un producto, cambia el proveedor o el almacén se queda pequeño.

Los cambios de temporada también son un buen momento de revisión. Los productos que pasan mucho tiempo en la estantería y los que el cliente pide a menudo sin encontrarlos pueden mostrar hacia dónde se desplaza el equilibrio.

Resumen

Tener stock puede dar rapidez al cliente y trabajar por pedido puede dar flexibilidad; ambos tienen situaciones en las que encajan. La frecuencia de venta, la disposición del cliente a esperar, el riesgo de deterioro y la rapidez del proveedor pueden ayudar a decidir. Para muchos negocios, un orden mixto puede resultar equilibrado. En los productos por pedido, explicar la espera con claridad desde el principio puede proteger la relación con el cliente.