会議のあとの仕事が忘れられる理由

週に一度の会議である仕事が話題になり、誰かが「私が見ておきます」と言い、全員がうなずきます。次の会議で同じ話が出て、仕事がまだ始まっていないことがわかります。

会議で出た仕事が忘れられるのは、やる気のなさよりも、会議の終わりにいくつかの点がはっきりしないことが原因かもしれません。この記事では、仕事が抜けやすい場面、担当と期日の決め方、短い会議メモの残し方、次の会議へのつなぎ方を取り上げます。

忘れられる仕事は会議で生まれることがある

会議で話した仕事は、名前を付けないまま解散すると、宙に浮きやすくなります。 全員が仕事の話を聞いていても、誰がやるのか、いつまでに終えるのか、どこに書くのかは決まっていません。このあいまいさが、参加者の意図とは関係なく、仕事が忘れられる原因になることがあります。

仕事が忘れられる理由は、会議そのものよりも、最後の数分に見つかることが少なくありません。

会議で出た仕事はどこで抜けるのか

仕事は、会議の最中やその後のいくつかの場面で見えなくなることがあります。 その場面を知っておくと、小さな対策を適切な場所に置く助けになることがあります。

表の場面の多くは、会議の最後の数分にいくつか質問するだけで押さえられることがあります。

担当と期日はどう決めるか

仕事ごとに一人の名前と日付を書いておくと、追いやすくなることがあります。 名前は仕事が誰のところで待っているかを、日付はいつ確認するかを示せます。

複数の人が関わる仕事でも、担当は一人に決めるのが望ましいでしょう。ほかの人は手伝う役に回れます。似た担当と返信日のルールを、お客様の苦情について苦情管理を始める前の準備の記事で紹介しました。同じ考え方はチーム内の仕事にも使えます。

会議メモはどこに、どう残すか

会議メモは長い文章でなくてもかまいません。話した仕事の短い一覧で足りる会議も多いものです。

メモが誰のノートや電話に残っているかは、仕事の追い方に直接関わることがあります。全員が知っている共有フォルダに同じ名前のルールで保存しておくと、探しやすくなることがあります。その整え方は共有ファイル整理の落とし穴の記事で紹介しました。

仕事を次の会議へどうつなぐか

会議で出た仕事は、次の会議でもう一度取り上げると見えやすいままになります。会議の冒頭をこれらの仕事にあてると、追いやすくなることがあります。

特に三つの手順が挙げられます。

1. 未完了の仕事から始める

前回のリストの未完了の仕事から会議を始めると、待っている仕事の見落としを避ける助けになることがあります。担当者から短く状況を聞くだけで足りることもあります。

2. 終わった仕事を閉じる

終わった仕事をリスト上で閉じると、リストを短く読みやすく保つ助けになることがあります。次の会議では、待っている仕事だけを話せば済みます。

3. 延期した仕事に新しい日を決める

期日までに終わらなかった仕事には新しい日を決めると、あいまいな待ち状態を避けやすくなります。確認日を先に決める利点は、入金について遅れた入金の追い方の記事で紹介しました。同じ考え方をチーム内の仕事にも応用できます。

欠席した人に何を届けるか

会議にいなかった人は、自分に関わる仕事を伝えてもらわなければ知ることができません。 会議のあとに短いメモを関係者全員に送ると、欠席した人も仕事を把握しやすくなります。

仕事が一人の記憶の中にしかないと、その人がいないときに仕事が止まることもあります。このリスクはあなたが不在だと仕事が止まる場合を扱った記事で説明しました。

会議と仕事が増えてきたら

チームが大きくなり会議が増えると、短いリストでは足りなくなってくることがあります。そのときは、仕事を一か所に集め、担当と期日を一緒に見られるようにすることが大切になるかもしれません。

仕事の割り当てと追跡に使える道具は、プロジェクト管理自動化ガイドで紹介しています。道具を選ぶ前に、会議の締めで担当、期日、記録の場所を確かめる習慣を付けておくとよいでしょう。

まとめ

会議で出た仕事は、名前、担当、期日、書く場所があいまいだと忘れられることがあります。仕事ごとに人と日を書き、短いメモを共有の場所に置き、次の会議を未完了の仕事から始めると、追いやすくなることがあります。欠席者にメモを届けることも、仕事が宙に浮くのを避ける助けになります。