Toplantıdan Çıkan İşler Neden Unutuluyor?

Haftalık toplantıda bir iş konuşuluyor, biri "ben bakarım" diyor, herkes başını sallıyor. Bir sonraki toplantıda aynı konu yeniden açılıyor ve işin henüz başlamadığı anlaşılıyor.

Toplantıdan çıkan işlerin unutulması genelde isteksizlikten değil, toplantının kapanışında birkaç şeyin netleşmemesinden kaynaklanabilir. Bu yazı, işin hangi anlarda kaybolabileceğini, sahibinin ve gününün nasıl belirlenebileceğini, kısa bir toplantı notunun nasıl tutulabileceğini ve işin bir sonraki toplantıya nasıl bağlanabileceğini ele alıyor.

Unutulan İş Toplantıda Başlayabilir

Toplantıda konuşulan bir iş, adı konmadan dağılındığında kolayca arada kalabilir. Herkes işi duymuştur ama kimin yapacağı, ne zaman biteceği ve nereye yazılacağı söylenmemiştir. Bu belirsizlik, katılımcıların isteğinden bağımsız olarak işin unutulmasına yol açabilir.

Unutulan işin sebebi çoğu zaman toplantının kendisinde değil, son birkaç dakikasında aranabilir.

Toplantıdan Çıkan İş Hangi Anlarda Kaybolur

Bir iş, toplantı boyunca ve sonrasında birkaç farklı anda gözden kaçabilir. Bu anları bilmek, küçük önlemleri doğru yere koymaya yardım edebilir.

Tablodaki anların birçoğu, toplantının son birkaç dakikasında birkaç soru sorarak kapatılabilir.

İşin Sahibi ve Günü Nasıl Belirlenir

Her işin yanında bir kişinin adı ve bir gün yazılması, işin takibini kolaylaştırabilir. Ad, işin kimde beklediğini; gün ise ne zaman sorulacağını gösterebilir.

Birden fazla kişinin katkı verdiği işlerde bile tek bir sahip seçmek yerinde olur; diğerleri destek verebilir. Benzer bir sahip ve dönüş günü kuralını müşteri şikayetleri için şikayet takibine başlamadan önce yapılabilecekler yazısında ele aldık; aynı ilke ekip içindeki işlere de uygulanabilir.

Toplantı Notu Nerede ve Nasıl Tutulmalı

Toplantı notu uzun bir metin olmak zorunda değildir. Konuşulan işlerin kısa bir listesi, birçok toplantı için yeterli olabilir.

Notun kimin defterinde ya da telefonunda kaldığı, işin takibini doğrudan etkileyebilir. Notu herkesin bildiği ortak bir klasörde, aynı ad kuralıyla saklamak aramayı kolaylaştırabilir; bu düzenin nasıl kurulabileceğini ortak dosyaları düzenlerken yapılan hatalar üzerine yazdığımız yazıda anlattık.

İş Bir Sonraki Toplantıya Nasıl Bağlanır

Toplantıdan çıkan işler, bir sonraki toplantıda yeniden ele alındığında görünür kalabilir. Toplantının açılışını bu işlere ayırmak takibi kolaylaştırabilir.

Üç adım öne çıkabilir.

1. Açık işlerle başlamak

Toplantıya önceki listenin açık işleriyle başlamak, bekleyen işlerin gözden kaçmamasına yardım edebilir. Her iş için sahibinden kısa bir durum bilgisi almak yeterli olabilir.

2. Biten işi kapatmak

Tamamlanan işi listede kapatmak, listenin kısa ve okunur kalmasına yardım edebilir. Böylece bir sonraki toplantıda yalnızca bekleyen işler konuşulabilir.

3. Ertelenen işe yeni gün vermek

Bir iş zamanında bitmediyse yeni bir gün belirlemek, işin belirsiz bir beklemeye düşmesinin önüne geçebilir. Takip gününü baştan belirlemenin faydasını tahsilat özelinde geciken ödemenin takibi yazımızda ele aldık; aynı mantık ekip içindeki işlere de uyarlanabilir.

Toplantıya Katılmayanlara Ne Ulaşmalı

Toplantıda olmayan biri, kendisini ilgilendiren işi ancak ona iletilirse öğrenebilir. Kısa notun toplantıdan sonra ilgili herkese gönderilmesi, katılmayanların işten habersiz kalmamasına yardım edebilir.

İşin tek bir kişinin hafızasında kalması, o kişi yokken işin durmasına da yol açabilir. Bu riski siz yokken iş duruyorsa ne yapmalı sorusunu ele aldığımız yazıda anlattık.

Toplantı ve İş Sayısı Arttığında

Ekip büyüdükçe ve toplantılar sıklaştıkça, kısa listeler yetmemeye başlayabilir. Bu durumda işleri tek bir yerde toplamak, sahipleri ve günleri birlikte görmek önem kazanabilir.

Görev atama ve takip için başvurulabilecek araçları proje yönetimi otomasyonu rehberimiz ele alıyor. Araç seçmeden önce toplantı kapanışında sahip, gün ve yer sorularını alışkanlık hâline getirmek yerinde olur.

Özet

Toplantıdan çıkan işler, adı, sahibi, günü ve yazıldığı yer netleşmediğinde unutulabilir. Her işe bir kişi ve bir gün yazmak, kısa notu ortak bir yerde tutmak ve bir sonraki toplantıya açık işlerle başlamak takibi kolaylaştırabilir. Toplantıya katılmayanlara notun iletilmesi de işin arada kalmamasına yardım edebilir.