会议后的任务为什么被遗忘

每周例会上谈到一件事，有人说“我来看看”，大家都点头。下一次例会上同一话题再次出现，才发现这件事还没开始。

会议上的任务被遗忘，往往不是因为不愿意做，而可能是因为会议结束时有几件事没说清。本文介绍任务容易丢失的时刻、如何定下负责人和日期、如何留一份简短的会议记录，以及如何把任务接到下一次会议。

被遗忘的任务可能从会议开始

会议上谈到的任务，如果没说清名字就散会，很容易悬在半空。 大家都听到了这件事，但谁来做、什么时候完成、记在哪里都没说。这种不清楚，可能与参会者的意愿无关地让任务被遗忘。

任务被遗忘的原因，往往可以在会议最后几分钟里找到，而不在会议本身。

会议上的任务在哪些时刻丢失

任务可能在会议中和会议后的几个不同时刻淡出视线。 了解这些时刻，可以帮助把小措施放在合适的位置。

表中的许多时刻，只要在会议最后几分钟问几个问题就能照顾到。

如何定下负责人和日期

每项任务旁写上一个人名和一个日期，可以让跟进更容易。 人名可以说明任务在谁那里等待，日期可以说明什么时候去问。

即使是几个人一起参与的任务，也最好只定一位负责人，其他人可以协助。类似的负责人和回复日规则，我们在开始跟进客户投诉前的准备一文中针对客户投诉介绍过；同样的原则也可以用于团队内部的任务。

会议记录放在哪里、怎么写

会议记录不必是长篇文字。对许多会议来说，一份讨论任务的简短清单就够了。

记录留在谁的本子或手机里，可能直接影响任务的跟进。把记录按同样的命名规则存进大家都知道的共享文件夹，可以让查找更容易；如何建立这样的秩序，我们在谈整理共享文件时的错误的文章里讲过。

如何把任务接到下一次会议

会议上的任务如果在下一次会议再次提起，就能一直保持可见。把会议开头留给这些任务，可以让跟进更容易。

有三个步骤值得注意。

1. 从未完成的任务开始

用上次清单里未完成的任务开会，可以帮助不漏掉还在等待的工作。请负责人简短说明进展，往往就够了。

2. 关闭已完成的任务

在清单上关闭已完成的任务，可以帮助清单保持简短易读。这样下一次会议只需讨论还在等待的任务。

3. 给延期的任务定新日期

任务没有按时完成时，定一个新日期可以避免它陷入没有期限的等待。提前定好跟进日的好处，我们在逾期付款的跟进一文中以收款为例介绍过；同样的思路也可以用于团队任务。

没参会的人应收到什么

没参会的人，只有被告知，才能知道与自己有关的任务。 会后把简短记录发给所有相关的人，可以帮助没参会的人了解任务。

任务只存在某个人的记忆里时，这个人不在，工作也可能停下来。这个风险我们在你不在的时候工作就停了怎么办一文中讲过。

会议和任务变多时

团队变大、会议变多后，简短清单可能开始不够用。这时，把任务集中在一处、同时看到负责人和日期，可能变得更重要。

分配和跟踪任务可以借助的工具，可参考项目管理自动化指南。在选择工具之前，最好先养成在会议收尾时确认负责人、日期和记录位置的习惯。

小结

会议上的任务，如果名字、负责人、日期和记录位置不清楚，就可能被遗忘。每项任务写上人名和日期，把简短记录放在共享位置，下一次会议从未完成的任务开始，可以让跟进更容易。把记录发给没参会的人，也可以帮助任务不再悬在半空。