In der wöchentlichen Besprechung kommt eine Aufgabe auf, jemand sagt "ich kümmere mich darum", alle nicken. In der nächsten Besprechung wird dasselbe Thema wieder angesprochen, und es zeigt sich, dass die Arbeit noch nicht begonnen hat.
Dass Aufgaben aus Besprechungen vergessen werden, liegt meist nicht an fehlendem Willen, sondern kann an einigen Punkten liegen, die zum Schluss offen bleiben. Dieser Artikel zeigt, in welchen Momenten eine Aufgabe verloren gehen kann, wie Zuständigkeit und Tag festgelegt werden können, wie eine kurze Besprechungsnotiz geführt werden kann und wie die Aufgabe in die nächste Besprechung mitgenommen werden kann.
⚡ Beispielszenario: In einem Cateringbetrieb geht es in der wöchentlichen Besprechung um eine Menüänderung, einen neuen Lieferanten und den Plan des Serviceteams. Als sich einige Wochen später zeigt, dass niemand weiß, bei wem manche Aufgaben liegen, beschließt der Betrieb, jede Besprechung mit einer kurzen Aufgabenliste abzuschließen. Diese Gewohnheit kann helfen, besprochene Aufgaben nachzuverfolgen.
Vergessene Aufgaben können in der Besprechung beginnen
Eine besprochene Aufgabe kann leicht untergehen, wenn man auseinandergeht, ohne sie zu benennen. Alle haben von der Aufgabe gehört, doch wer sie übernimmt, bis wann sie erledigt ist und wo sie notiert wird, wurde nicht gesagt. Diese Unklarheit kann dazu führen, dass die Aufgabe vergessen wird, unabhängig davon, was die Beteiligten wollen.
Der Grund für eine vergessene Aufgabe lässt sich oft nicht in der Besprechung selbst, sondern in ihren letzten Minuten suchen.
In welchen Momenten gehen Aufgaben verloren
Eine Aufgabe kann während und nach einer Besprechung in mehreren Momenten aus dem Blick geraten. Diese Momente zu kennen, kann helfen, kleine Vorkehrungen an der richtigen Stelle zu treffen.
| Moment | Was passieren kann | Kleine Vorkehrung |
|---|---|---|
| Beim Besprechen der Aufgabe | Das Thema kann wechseln, bevor die Aufgabe benannt ist | Die Aufgabe in einem Satz notieren |
| Beim Festlegen der Zuständigkeit | Es heißt "mal sehen", und niemand übernimmt sie | Den Namen einer Person notieren |
| Beim Besprechen des Tages | Es heißt "so bald wie möglich", und kein Tag wird genannt | Einen konkreten Tag festlegen |
| Beim Abschluss der Besprechung | Die Notiz kann im Heft einer einzigen Person bleiben | Die Notiz an einem gemeinsamen Ort ablegen |
| Nach der Besprechung | Abwesende können von der Aufgabe nichts erfahren | Die Notiz an alle Beteiligten schicken |
Viele der Momente in der Tabelle lassen sich mit einigen Fragen in den letzten Minuten der Besprechung abdecken.
Wie werden Zuständigkeit und Tag festgelegt
Neben jeder Aufgabe den Namen einer Person und einen Tag zu notieren, kann die Nachverfolgung erleichtern. Der Name kann zeigen, bei wem die Aufgabe wartet; der Tag, wann nachgefragt wird.
Auch bei Aufgaben, zu denen mehrere beitragen, ist es sinnvoll, eine einzige zuständige Person zu wählen; die anderen können unterstützen. Eine ähnliche Regel für Zuständigkeit und Rückmeldetag haben wir für Kundenbeschwerden im Beitrag bevor Sie Kundenbeschwerden erfassen beschrieben; derselbe Grundsatz lässt sich auf Aufgaben im Team übertragen.
Wo und wie sollte die Besprechungsnotiz liegen
Eine Besprechungsnotiz muss kein langer Text sein. Eine kurze Liste der besprochenen Aufgaben kann für viele Besprechungen genügen.
| Aufgabe | Zuständig | Tag | Status |
|---|---|---|---|
| Menüpreise aktualisieren | Küchenleitung | Freitag | Offen |
| Angebot vom neuen Lieferanten einholen | Einkauf | Mittwoch | In Arbeit |
| Plan des Serviceteams teilen | Betriebsleitung | Montag | Offen |
| Verkostung für den Kunden organisieren | Vertrieb | Donnerstag | Erledigt |
| Alte Etiketten austauschen | Lager | Freitag | Verschoben |
In wessen Heft oder Telefon die Notiz bleibt, kann die Nachverfolgung direkt beeinflussen. Die Notiz in einem gemeinsamen Ordner, den alle kennen, nach derselben Namensregel abzulegen, kann die Suche erleichtern; wie sich diese Ordnung aufbauen lässt, beschreiben wir im Beitrag über Fehler bei der Dateiablage im Team.
Wie kommt eine Aufgabe in die nächste Besprechung
Aufgaben aus einer Besprechung können sichtbar bleiben, wenn sie in der nächsten Besprechung wieder aufgegriffen werden. Den Beginn der Besprechung diesen Aufgaben zu widmen, kann die Nachverfolgung erleichtern.
Drei Schritte können im Vordergrund stehen.
1. Mit offenen Aufgaben beginnen
Die Besprechung mit den offenen Aufgaben der letzten Liste zu beginnen, kann helfen, dass wartende Arbeit nicht übersehen wird. Ein kurzer Stand von der zuständigen Person kann genügen.
2. Erledigte Aufgaben abschließen
Erledigte Aufgaben auf der Liste abzuschließen, kann helfen, die Liste kurz und lesbar zu halten. So müssen in der nächsten Besprechung nur noch wartende Aufgaben besprochen werden.
3. Verschobenen Aufgaben einen neuen Tag geben
Wurde eine Aufgabe nicht rechtzeitig fertig, kann ein neuer Tag verhindern helfen, dass sie in ein unbestimmtes Warten gerät. Den Nutzen eines vorab festgelegten Nachfasstags haben wir für Zahlungen im Beitrag über die Verfolgung verspäteter Zahlungen beschrieben; dieselbe Logik lässt sich auf Aufgaben im Team übertragen.
Was sollte Abwesende erreichen
Wer nicht in der Besprechung war, kann von einer ihn betreffenden Aufgabe nur erfahren, wenn sie weitergegeben wird. Die kurze Notiz nach der Besprechung an alle Beteiligten zu schicken, kann helfen, dass Abwesende über die Aufgabe informiert sind.
Bleibt eine Aufgabe nur im Gedächtnis einer Person, kann die Arbeit auch stillstehen, wenn diese Person fehlt. Dieses Risiko haben wir im Beitrag darüber beschrieben, was tun, wenn ohne Sie die Arbeit stillsteht.
Wenn Besprechungen und Aufgaben zunehmen
Wächst das Team und werden Besprechungen häufiger, können kurze Listen an Grenzen stoßen. Dann kann es wichtiger werden, Aufgaben an einem Ort zu sammeln und Zuständige und Tage zusammen zu sehen.
Werkzeuge zum Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben behandelt unser Leitfaden zur Projektmanagement-Automatisierung. Vor der Wahl eines Werkzeugs ist es sinnvoll, die Fragen nach Zuständigkeit, Tag und Ort zum festen Abschluss jeder Besprechung zu machen.
Zusammenfassung
Aufgaben aus Besprechungen können vergessen werden, wenn Name, Zuständigkeit, Tag und Ablageort unklar bleiben. Neben jeder Aufgabe eine Person und einen Tag zu notieren, die kurze Notiz an einem gemeinsamen Ort abzulegen und die nächste Besprechung mit offenen Aufgaben zu beginnen, kann die Nachverfolgung erleichtern. Die Notiz auch an Abwesende weiterzugeben, kann helfen, dass Aufgaben nicht untergehen.
Häufig gestellte Fragen
Warum können Aufgaben aus Besprechungen vergessen werden?
Bleiben Name, Zuständigkeit, Tag und Ablageort einer Aufgabe zum Schluss der Besprechung unklar, kann die Aufgabe untergehen. Das kann unabhängig davon geschehen, was die Beteiligten wollen.
Wie wird in einer Besprechung die Zuständigkeit festgelegt?
Neben jeder Aufgabe den Namen einer einzigen Person zu notieren, kann helfen. Auch wenn mehrere beitragen, ist es sinnvoll, eine Person zu wählen, die zeigt, wo die Aufgabe wartet.
Was sollte in einer Besprechungsnotiz stehen?
Eine kurze Beschreibung jeder besprochenen Aufgabe, die zuständige Person, der Tag und der Status können für viele Besprechungen genügen. Liegt die Notiz an einem bekannten gemeinsamen Ort, lässt sie sich leichter finden.
Wie erfahren Abwesende von den Aufgaben?
Die kurze Notiz nach der Besprechung an alle Beteiligten zu schicken, kann helfen, dass Abwesende rechtzeitig von den Aufgaben erfahren, die sie betreffen.
Was tun mit verschobenen Aufgaben?
Einer nicht rechtzeitig erledigten Aufgabe einen neuen Tag zu geben, kann helfen, dass sie nicht in ein unbestimmtes Warten gerät. In der nächsten Besprechung lässt sie sich erneut aufgreifen.
Richten wir Ihre Besprechungsnachverfolgung ein
Welche Aufgabe bei wem liegt, an welchem Tag, wo die Notiz liegt. Den Abschluss Ihrer Besprechungen stimmen wir auf das Tempo Ihres Teams ab.
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