Lors de la réunion hebdomadaire, une tâche est évoquée, quelqu'un dit « je m'en occupe » et tout le monde acquiesce. À la réunion suivante, le même sujet revient et l'on s'aperçoit que le travail n'a pas commencé.
L'oubli des tâches issues d'une réunion vient généralement non d'un manque de volonté, mais peut venir de quelques points restés flous à la clôture. Cet article présente les moments où une tâche peut se perdre, la façon de fixer son responsable et son jour, la tenue d'une courte note de réunion et le lien entre la tâche et la réunion suivante.
⚡ Scénario d'exemple : Dans une entreprise de traiteur, la réunion hebdomadaire porte sur un changement de menu, un nouveau fournisseur et le planning de l'équipe de service. Quand on constate quelques semaines plus tard que personne ne sait qui porte certaines tâches, l'entreprise décide de clore chaque réunion par une courte liste de tâches. Cette habitude peut aider à assurer le suivi de ce qui a été dit.
La tâche oubliée peut naître en réunion
Une tâche évoquée en réunion peut facilement rester en suspens si l'on se quitte sans la nommer. Tout le monde a entendu parler de la tâche, mais personne n'a dit qui la fera, pour quand ni où elle sera notée. Ce flou peut conduire à l'oubli de la tâche, indépendamment des intentions des participants.
La cause d'une tâche oubliée peut souvent se chercher non dans la réunion elle-même, mais dans ses dernières minutes.
À quels moments une tâche de réunion se perd-elle ?
Une tâche peut sortir du champ de vision à plusieurs moments, pendant et après la réunion. Connaître ces moments peut aider à placer de petites précautions au bon endroit.
| Moment | Ce qui peut arriver | Petite précaution |
|---|---|---|
| Pendant la discussion | Le sujet peut changer avant que la tâche soit nommée | Écrire la tâche en une phrase |
| Au choix du responsable | On dit « on verra » et personne ne la prend | Noter le nom d'une personne |
| Au choix du jour | On dit « au plus vite » et le jour reste flou | Fixer un jour précis |
| À la clôture | La note peut rester dans le carnet d'une seule personne | Placer la note dans un lieu commun |
| Après la réunion | Les absents peuvent ignorer la tâche | Envoyer la note à toutes les personnes concernées |
Beaucoup des moments du tableau peuvent être couverts en posant quelques questions dans les dernières minutes de la réunion.
Comment fixer le responsable et le jour ?
Noter à côté de chaque tâche le nom d'une personne et un jour peut faciliter le suivi. Le nom peut montrer chez qui la tâche attend ; le jour, quand en demander des nouvelles.
Même pour les tâches auxquelles plusieurs personnes contribuent, il est préférable de choisir un seul responsable ; les autres peuvent apporter leur aide. Nous avons présenté une règle proche, avec responsable et jour de réponse, pour les réclamations dans notre article sur ce qu'il faut prévoir avant de suivre les réclamations clients ; le même principe peut s'appliquer aux tâches de l'équipe.
Où et comment tenir la note de réunion ?
Une note de réunion n'a pas besoin d'être un long texte. Une courte liste des tâches évoquées peut suffire pour beaucoup de réunions.
| Tâche | Responsable | Jour | Statut |
|---|---|---|---|
| Mettre à jour les prix du menu | Chef de cuisine | Vendredi | Ouverte |
| Demander un devis au nouveau fournisseur | Responsable achats | Mercredi | En cours |
| Partager le planning de l'équipe de service | Responsable des opérations | Lundi | Ouverte |
| Organiser la dégustation du client | Responsable commercial | Jeudi | Terminée |
| Remplacer les anciennes étiquettes | Responsable du stock | Vendredi | Reportée |
Le carnet ou le téléphone dans lequel reste la note peut influer directement sur le suivi. Ranger la note dans un dossier commun connu de tous, avec la même règle de nommage, peut aider à la retrouver ; nous avons décrit comment mettre en place ce rangement dans notre article sur les erreurs de rangement des fichiers.
Comment relier une tâche à la réunion suivante ?
Les tâches issues d'une réunion peuvent rester visibles si elles sont reprises à la réunion suivante. Consacrer le début de la réunion à ces tâches peut faciliter le suivi.
Trois étapes peuvent ressortir.
1. Commencer par les tâches ouvertes
Commencer la réunion par les tâches ouvertes de la liste précédente peut aider à ne pas perdre de vue le travail en attente. Un court point de chaque responsable peut suffire.
2. Clore les tâches terminées
Clore les tâches terminées sur la liste peut aider à la garder courte et lisible. Ainsi, seules les tâches encore en attente sont à évoquer à la réunion suivante.
3. Donner un nouveau jour à une tâche reportée
Si une tâche n'a pas été terminée à temps, fixer un nouveau jour peut éviter qu'elle tombe dans une attente sans fin. Nous avons présenté l'intérêt de fixer à l'avance un jour de relance, pour les encaissements, dans notre article sur le suivi des paiements en retard ; la même logique peut s'adapter aux tâches de l'équipe.
Que doivent recevoir les absents ?
Une personne absente de la réunion ne peut apprendre l'existence d'une tâche qui la concerne que si on la lui transmet. Envoyer la courte note à toutes les personnes concernées après la réunion peut aider les absents à rester informés de la tâche.
Quand une tâche ne vit que dans la mémoire d'une personne, le travail peut aussi s'arrêter en son absence. Nous avons traité ce risque dans notre article sur que faire quand le travail s'arrête en votre absence.
Quand les réunions et les tâches se multiplient
À mesure que l'équipe grandit et que les réunions se multiplient, les courtes listes peuvent commencer à ne plus suffire. Il peut alors devenir plus important de réunir les tâches en un seul lieu et de voir ensemble responsables et jours.
Les outils pour attribuer et suivre les tâches sont présentés dans notre guide d'automatisation de la gestion de projet. Avant de choisir un outil, il est préférable de faire des questions de responsable, de jour et de lieu une habitude à la fin de chaque réunion.
En résumé
Les tâches issues d'une réunion peuvent s'oublier lorsque leur nom, leur responsable, leur jour et l'endroit où elles sont notées restent flous. Noter une personne et un jour à côté de chaque tâche, ranger la courte note dans un lieu commun et ouvrir la réunion suivante par les tâches ouvertes peut faciliter le suivi. Transmettre la note aux absents peut aussi aider à ce que les tâches ne restent pas en suspens.
Questions fréquentes
Pourquoi les tâches issues d'une réunion peuvent-elles s'oublier ?
Si, à la clôture de la réunion, le nom de la tâche, son responsable, son jour et l'endroit où elle est notée restent flous, la tâche peut rester en suspens. Cela peut arriver indépendamment des intentions des participants.
Comment fixer le responsable d'une tâche en réunion ?
Noter le nom d'une seule personne à côté de chaque tâche peut aider. Même si plusieurs personnes contribuent, il est préférable de choisir un responsable qui montre où la tâche attend.
Que doit contenir une note de réunion ?
Une courte description de chaque tâche, son responsable, son jour et son statut peuvent suffire pour beaucoup de réunions. Ranger la note dans un lieu commun connu de tous peut aider à la retrouver.
Comment les absents peuvent-ils être informés des tâches ?
Envoyer la courte note à toutes les personnes concernées après la réunion peut aider les absents à connaître à temps les tâches qui les concernent.
Que faire des tâches reportées ?
Donner un nouveau jour à une tâche qui n'a pas été terminée à temps peut aider à éviter une attente sans fin. Elle peut ensuite être reprise à la réunion suivante.
Mettons en place ensemble le suivi de vos réunions
Quelle tâche revient à qui, pour quel jour, où se trouve la note. Nous pouvons adapter la clôture de vos réunions au rythme de votre équipe.
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