Die Prozesskarte ist entstanden, die Felder sind bestimmt. Die nächste Frage lautet, womit gebaut wird. Diese Lektion holt diese Frage aus der Vorliebe heraus und macht daraus eine Bewertung nach sieben Kriterien; wer dieselbe Tabelle ausfüllt, kommt zum selben Ergebnis.
In der zweiten Lektion haben Sie die Prozesskarte gezeichnet, in der dritten entschieden, welche Felder Sie erheben. In der Hand halten Sie nun eine messbare Aufgabe. Diese Lektion behandelt die Entscheidung, in welcher Bauform diese Aufgabe umgesetzt wird.
Die Werkzeugentscheidung wird meist zu einer Diskussion über Vorlieben. In dieser Lektion lassen wir die Diskussion und setzen eine Bewertung nach sieben Kriterien an ihre Stelle. Die Bewertung holt die Entscheidung aus der persönlichen Meinung heraus und macht sie zu etwas, worauf jede Person kommt, die dieselbe Tabelle ausfüllt.
Voraussetzung: die Prozesskarte aus der zweiten Lektion. Ohne Karte lässt sich nicht bewerten, weil die meisten Kriterien auf dem beruhen, was die Karte enthält.
Eine Automatisierung lässt sich in drei Formen bauen. Alle drei können richtig sein; welche richtig ist, hängt von der Aufgabe ab. Die Unterscheidung unten ist der Boden für die späteren Kriterien.
Ein System, das für eine bestimmte Aufgabe hergestellt wurde und so läuft, wie es kommt. Die Einrichtung ist kurz, die Pflege trägt der Anbieter. Dafür passt sich der Prozess dem Produkt an, nicht das Produkt dem Prozess.
Eine Zwischenschicht, mit der sich Abläufe aus fertigen Bausteinen bauen lassen. Der Prozess formt sich nach Ihren eigenen Regeln, ohne Code. Dafür sammelt sich die Pflege bei Ihnen, je mehr Abläufe entstehen.
Ein auf die Aufgabe geschriebenes System. Was der Prozess ist, wird gebaut; die Grenze gehört der Arbeit und nicht einem Produkt. Dafür ist dies die Form mit der schwersten Errichtung und Pflege.
Die drei sind ebenso Alternativen wie Schichten voneinander. In einem Betrieb kann die Buchhaltung im Fertigpaket laufen, der Anfrageablauf auf No-Code und der Portfolioabgleich im Eigenbau.
Der Unterschied ist nicht nur die Grösse der Last, sondern ihre Form. Im Fertigpaket ist die Last regelmässig und vorhersehbar, dafür wird erwartet, dass der Prozess zum Produkt passt. Bei No-Code ist die Errichtung leicht, doch mit der Zahl der Abläufe sammelt sich die Pflege leise an. Im Eigenbau fällt die Last am Anfang an und kehrt mit jedem Änderungswunsch zurück. Halten Sie beim Entscheiden fest, dass alle drei einen Preis haben; der Unterschied liegt darin, wohin und wann er fällt.
Die Werkzeugentscheidung kommt nach dem Aufschreiben des Prozesses. In der ersten Lektion stand der Satz das Werkzeug kommt zuletzt; diese Lektion ist seine angewandte Entsprechung. Ein Werkzeugvergleich ohne Prozesskarte wird zum Vergleich von Funktionslisten.
Der Vergleich von Funktionslisten führt in die Irre, weil jedes Produkt die Funktionen auflistet, in denen es stark ist. Ihr Massstab sollte sein, was Ihre Arbeit verlangt, nicht was das Produkt kann. Und dieses Verlangen steht auf der Karte.
Die ersten drei der sieben Kriterien schauen auf die Arbeit selbst. Geben Sie jedem Kriterium niedrig, mittel oder hoch; ein Wert im Bereich 0-100 geht ebenso.
Ist die Karte entstanden, sind die Schritte seit Monaten dieselben? Ein gesetzter Prozess passt zum Fertigpaket oder zum Eigenbau. Ändert sich der Prozess noch, kann No-Code die Änderung günstig tragen.
Wie viele Ausnahmewege stehen auf der Karte? Wenige Ausnahmen passen zum Fertigpaket. Sind es viele, sammeln sich die Fälle, die nicht in die Produktmuster passen, und Handarbeit kehrt zurück.
Wie viele Systeme berührt der Prozess? Arbeit, die in einem System bleibt, kann im Fertigpaket laufen. Sollen mehrere Systeme verbunden werden, treten No-Code oder Eigenbau hervor.
Lesen Sie diese drei von der Karte ab, nicht aus dem Gedächtnis. Für die Gesetztheit schauen Sie, wann die Karte zuletzt gepflegt wurde. Für die Zahl der Ausnahmen zählen Sie die geschriebenen Ausnahmewege. Für die Integration listen Sie die in den Schritten vorkommenden Systemnamen. Weil alle drei zählbar sind, bleiben ihre Werte der Diskussion entzogen.
Die nächsten beiden Kriterien messen nicht die Arbeit, sondern die Seite, die sie führen wird. Werden sie übersprungen, entsteht ein technisch richtiges System, das im Betrieb nicht lebt.
Wer wird den Ablauf ändern? Gibt es im Haus jemanden, der Abläufe bauen kann, ist No-Code tragfähig. Sonst wird jede Änderung nach aussen gegeben und kleine Korrekturen sammeln sich.
Wer pflegt nach der Errichtung? Im Fertigpaket liegt die Pflege beim Anbieter, bei No-Code und Eigenbau bei Ihnen. Eine Entscheidung ohne geschriebenen Pflegeeigentümer begegnet Ihnen im sechsten Monat.
Diese beiden bewegen sich meist gemeinsam. Kann im Team niemand Abläufe bauen, wandert die Pflegelast von selbst nach aussen; dann werden das Fertigpaket oder ein Eigenbau mit Pflegevertrag zur wirklichkeitsnäheren Möglichkeit.
Schauen Sie bei der Fähigkeit des Teams auf die Rolle, nicht auf die Person. Geht die Fähigkeit mit der Person, die heute die Abläufe baut, ist dieser Wert in Wahrheit niedrig. Denken Sie bei der Pflegelast ebenso nicht nur an die ersten Wochen nach der Errichtung, sondern an die Momente, in denen sich der Prozess ändert: wer eine Änderung in welcher Zeit umsetzen kann, ist das wirkliche Mass der Pflege.
Die letzten beiden Kriterien werden im Moment der Entscheidung am seltensten gefragt und später am teuersten bezahlt. Beide verlangen, einen Vertrag zu lesen, doch ihre Frage ist einfach.
Wem gehören die Daten, wo liegen sie, lassen sie sich herausholen? Das Feldverzeichnis aus der dritten Lektion hilft hier: fragen Sie Feld für Feld, welche sich herausholen lassen.
Was geschieht, wenn Sie dieses Werkzeug verlassen wollen? In welcher Form kommen die Daten heraus, lassen sich die Abläufe mitnehmen, steht die Arbeit während des Wechsels still. Ein Werkzeug, dessen Antwort unbekannt ist, ist eine Abhängigkeit.
Die Ausstiegskosten bei der Entscheidung zu fragen heisst nicht, den Ausstieg zu planen. Das Mass von Anfang an zu kennen macht eine spätere Entscheidung heute günstiger.
Bewerten Sie die sieben Kriterien für jeden Kandidaten einzeln. Mit Kandidat sind nicht die drei Formen gemeint, sondern ihre greifbaren Entsprechungen: der Name des betrachteten Produkts, der Name des betrachteten No-Code-Werkzeugs, das eingeholte Angebot für einen Eigenbau.
Fragen Sie beim Bewerten nicht ist dieses Werkzeug gut, sondern passt es hier zu dieser Arbeit in diesem Kriterium. Dasselbe Werkzeug kann bei einer Aufgabe hoch und bei einer anderen niedrig liegen; die Tabelle misst nicht das Werkzeug, sondern die Passung.
Die Begründungsspalte ist der wertvollste Teil der Tabelle. Wird die Entscheidung später besprochen, schaut man nicht auf den Wert, sondern auf die Begründung.
Eine ausgefüllte Zeile sieht so aus: Kriterium Integrationsbedarf, Kandidat Fertigpaket, Wert niedrig, Begründung es bindet an das Portal an, hat aber keine Verbindung zum bestehenden Portfoliosystem. Dieser eine Satz macht es überflüssig, dieselbe Frage drei Monate später erneut zu stellen. Ein hoher Wert ohne Begründung ist meist ein Eindruck und keine Messung.
Ist die Tabelle gefüllt, zeigt sich meist eines von drei Mustern. Die Muster sind Hinweis und keine feste Regel; die endgültige Entscheidung ergibt sich aus dem Ganzen der Arbeit.
Der Prozess ist gesetzt, es gibt wenige Ausnahmen, der Integrationsbedarf ist niedrig, im Team baut niemand Abläufe, und die Pflege soll aussen liegen. Die Datenhoheit will hier eigens gefragt werden.
Der Prozess ändert sich noch, einige Systeme sollen anschliessen, im Team kann jemand Abläufe bauen, und die Pflege kann im Haus bleiben. Die Ausstiegskosten wollen hier eigens gefragt werden.
Es gibt viele Ausnahmen, der Prozess ist dem Betrieb eigen, die Integration reicht tief, die Datenhoheit ist entscheidend. Gegen die Pflegelast bestimmt die Arbeit selbst die Grenze.
Zeigt die Tabelle zwei Kandidaten als nah, kommt die Entscheidung nicht aus den Kriterien, sondern aus den Gewichten. Schreiben Sie auf, welches Kriterium für Sie schwerer wiegt; dieser Satz wird zur Begründung der Entscheidung.
Die Bauformen schliessen einander nicht aus. Verbreitet ist folgende Ordnung: Datensätze und Buchhaltung liegen im Fertigpaket, die betriebseigenen Abläufe entstehen auf No-Code, und nur das eine Stück, das in kein Muster passt, wird eigens geschrieben.
Der Preis der hybriden Ordnung ist die Grenzführung. Bleibt ungeschrieben, welche Information wo gepflegt wird, bricht die Regel der einen richtigen Quelle aus der dritten Lektion und die Daten beginnen an zwei Stellen auseinanderzulaufen.
Man muss nicht von Anfang an hybrid werden. Die meisten Betriebe beginnen mit einer Form und fügen eine zweite erst hinzu, wenn das Stück auftaucht, das in kein Muster passt. Diese Reihenfolge lässt die Last der Grenzführung erst dann übernehmen, wenn sie wirklich nötig ist.
Die Bewertungstabelle engt die Kandidaten ein, entscheidet aber nicht allein. Mit der verengten Liste einen kleinen Probeaufbau zu errichten verwandelt die Annahmen der Tabelle in Messungen.
Der Probeaufbau folgt denselben Pilotmassstäben wie in der ersten Lektion: enger Rahmen, ein Auslöser, sichtbares Ergebnis, von Hand zurücknehmbar. Der Unterschied ist, dass es hier nicht ums Automatisieren der Arbeit geht, sondern ums Prüfen des Werkzeugs.
Der Ausstiegsplan ist eine kurze Notiz, geschrieben bevor das Werkzeug aufgebaut wird. Drei Dinge stehen darin: in welcher Form die Daten herausgeholt werden können, wo die geschriebene Entsprechung der Abläufe liegt, und wie die Arbeit während eines Wechsels läuft.
Diese Notiz entsteht, um die Abhängigkeit zu sehen, nicht um zu gehen. Ein Ausstiegsplan, der sich nicht schreiben lässt, kann ein Zeichen sein, die Entscheidung selbst noch einmal zu bedenken.
Scheuen Sie sich nicht, den Plan beim Anbieter zu erfragen. Eine Kundschaft, die in der Entscheidungsphase fragt, wird auch auf Anbieterseite ernst genommen; die Frage zeigt nämlich, welche Vertragsklausel gelesen wurde. Eine Ausstiegsfrage, der ausgewichen wird, sagt bereits etwas über das Kriterium selbst.
In der ersten Lektion hatte das Immobilienbüro die Anfrageerfassung als Pilot gewählt. In der zweiten entstand ihre Karte, in der dritten wurden ihre Felder bestimmt. Nun schauen wir, mit welchem Werkzeug sie gebaut wird.
Kandidaten: das Büro schreibt drei Kandidaten auf. Ein Fertigpaket für die Immobilienbranche, ein allgemeines No-Code-Werkzeug und ein Angebot für einen Eigenbau am bestehenden Portfoliosystem.
Prozess und Ausnahmen: die Karte ist gesetzt, die Schritte seit Monaten dieselben. Die Zahl der Ausnahmen ist mittel: Bezirk passt nicht, zweite Anfrage, Beratung im Urlaub. Alle drei sind geschrieben.
Integration: der Prozess berührt drei Systeme: Portal, Portfoliosystem und Messenger. Das Fertigpaket liest das Portal, verbindet sich aber nicht mit dem bestehenden Portfoliosystem.
Team und Pflege: im Büro gibt es eine Beratung, die Abläufe bauen kann und einfache Änderungen selbst vornimmt. Die Pflege soll im Haus bleiben.
Daten und Ausstieg: im Fertigpaket liegen die Portfoliodaten im System des Anbieters und die Ausleitung ist begrenzt. Im No-Code-Werkzeug bleiben die Datensätze in der eigenen Tabelle des Büros und die Abläufe lassen sich schriftlich ausleiten.
Lesen: das Fertigpaket bleibt bei Integration, Datenhoheit und Ausstieg niedrig. Der Eigenbau wiegt bei der Pflegelast schwer. No-Code liegt bei drei Kriterien mittel und bei vieren hoch.
Probe: das Büro baut mit dem No-Code-Werkzeug allein den Schritt der Eingangsbestätigung und prüft die Ausnahme des nicht passenden Bezirks. Die Ausnahme lässt sich bauen, das Portfoliosystem schliesst an, und die Beratung kann den Ablauf selbst ändern.
Entscheidung und Ausstiegsplan: No-Code wird gewählt. In den Ausstiegsplan kommt: die Datensätze liegen in der Tabelle des Büros, die geschriebene Bestimmung der Abläufe steht auf der Prozesskarte, und falls ein Wechsel nötig wird, lässt sich die Anfrageerfassung eine Woche von Hand führen.
Der Ertrag dieser Lektion kommt daher, dass Sie die Tabelle für Ihre eigene Pilotaufgabe ausfüllen. Die Werkzeugvergleichstabelle am Fuss der Seite können Sie herunterladen und benutzen.
Die ausgefüllte Tabelle wird zur Eingabe der fünften Lektion: die erste Automatisierung bauen Sie mit dem gewählten Werkzeug.
Werkzeugvergleichstabelle herunterladen (xlsx) · sieben Kriterien, drei Kandidaten und Begründungsspalten, dazu die Abschnitte Probeaufbau und Ausstiegsplan.
Jedes Produkt listet die Funktionen auf, in denen es stark ist. Verglichen wird nicht nach dem, was das Produkt kann, sondern nach dem, was Ihre Karte verlangt.
Eine Vorführung zeigt den normalen Ablauf und nicht die Ausnahmen. Über die Entscheidung bestimmt nicht der normale Ablauf, sondern ob die Ausnahmen der Karte baubar sind.
No-Code zu wählen, während im Haus niemand Abläufe bauen kann, macht jede kleine Änderung von aussen abhängig, und die Korrekturen sammeln sich.
Wird die Frage nach dem Ort der Daten erst nach der Errichtung gestellt, kommt es teuer, die Antwort zu ändern. Die Frage gehört in den Moment der Entscheidung.
Ein Werkzeug ohne bekannten Ausweg ist eine Abhängigkeit. Bleibt die Frage ungestellt, wird die Abhängigkeit erst sichtbar, wenn ein Wechsel nötig wird.
Läuft ein Werkzeug gut und wandert jede Aufgabe dorthin, werden die nicht passenden Prozesse gezwungen. Eine hybride Ordnung erzeugt meist weniger Widerstand.
Bevor die Werkzeugentscheidung fällt, sollten Sie zu jedem Punkt unten ja sagen können.
Die Begriffe, die in Werkzeuggesprächen vorkommen. Mit dem Anbieter dieselbe Sprache zu sprechen verkürzt den Vergleich.
In dieser Lektion haben Sie entschieden, mit welchem Werkzeug gebaut wird, und die Begründung geschrieben. Die nächste Lektion behandelt den Bau der ersten Automatisierung mit diesem Werkzeug: die fünf Teile aus der ersten Lektion werden dort zur Anwendung.
Wollen Sie mit den veröffentlichten Lektionen weitermachen, zeigt das siebte Modul, wo man sucht, wenn ein gebauter Ablauf nicht wie erwartet läuft.
Der Aufbauzettel, die fünf Teile der Reihe nach bauen und durch ein enges Tor in den Betrieb gehen.
Das Feldverzeichnis. Die Grundlage des Kriteriums Datenhoheit.
Der gesamte Schulungsbereich und die seither ergänzten Module.
Wenn Sie Ihre Kandidaten gemeinsam bewerten möchten, schreiben Sie uns; wir füllen die Tabelle zusammen aus.
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