La carte de processus est sortie, les champs sont définis. La question suivante est avec quel outil monter. Cette leçon sort cette question de la préférence et en fait une notation à sept critères ; quiconque remplit la même table peut arriver au même résultat.
Dans la deuxième leçon vous avez dessiné la carte de processus, dans la troisième vous avez décidé quels champs collecter. Ce que vous tenez maintenant est un travail mesurable. Cette leçon traite de la décision : sous quelle forme de montage ce travail sera fait.
La décision d'outil se transforme le plus souvent en débat de préférences. Dans cette leçon nous laissons le débat et mettons à sa place une notation à sept critères. La notation sort la décision de l'opinion personnelle et en fait quelque chose auquel arrive quiconque remplit la même table.
Prérequis : la carte de processus de la deuxième leçon. Sans carte la notation ne se fait pas, car la plupart des critères reposent sur ce que la carte contient.
Une automatisation peut se monter sous trois formes. Les trois peuvent être justes ; laquelle l'est change avec le travail. La distinction ci-dessous est le sol sur lequel reposent les critères qui suivent.
Un système produit pour faire un travail précis, qui tourne tel qu'il arrive. Le montage est court et l'entretien est porté par le fournisseur. En échange, le processus s'adapte au produit, et non le produit au processus.
Une couche intermédiaire permettant de monter des flux avec des blocs tout faits. Le processus prend forme selon vos propres règles, sans code. En échange, à mesure que les flux grandissent, l'entretien s'accumule de votre côté.
Un système écrit pour le travail. Ce qu'est le processus, c'est ce qui se monte ; la limite appartient au travail et non à un produit. En échange, c'est la forme au montage et à l'entretien les plus lourds.
Les trois sont autant des alternatives que des couches les unes des autres. Dans une entreprise, la comptabilité peut tourner en progiciel, le flux de demandes en no-code et le rapprochement de portefeuille en développement sur mesure.
La différence n'est pas seulement la taille de la charge mais sa forme. En progiciel la charge est régulière et prévisible, et en échange on attend du processus qu'il entre dans le produit. En no-code le montage est léger, mais à mesure que le nombre de flux monte l'entretien s'accumule en silence. En développement sur mesure la charge se rassemble au début et revient chaque fois qu'une modification est demandée. En décidant, gardez à l'esprit que les trois ont un prix ; ce qui change est où il tombe et quand.
La décision d'outil vient après la mise par écrit du processus. Dans la première leçon figurait la phrase l'outil vient en dernier ; cette leçon en est l'équivalent appliqué. Une comparaison d'outils faite sans carte de processus se transforme en comparaison de listes de fonctions.
Comparer des listes de fonctions égare, car chaque produit énumère les fonctions où il est fort. Votre mesure devrait être ce que votre travail demande, non ce que le produit fait. Et cette demande est écrite sur la carte.
Les trois premiers des sept critères regardent le travail lui-même. Donnez à chaque critère faible, moyen ou élevé ; une note sur une plage de 0-100 convient aussi.
La carte est-elle sortie, les étapes sont-elles les mêmes depuis des mois ? Un processus stable convient au progiciel ou au sur mesure. S'il change encore, le no-code peut porter le changement à moindre frais.
Combien de voies d'exception figurent sur la carte ? Peu d'exceptions conviennent au progiciel. Quand elles sont nombreuses, les cas qui n'entrent pas dans les moules du produit s'accumulent et le travail manuel revient.
Combien de systèmes le processus touche-t-il ? Un travail qui reste dans un seul système peut tourner en progiciel. Si plusieurs systèmes doivent se relier, le no-code ou le sur mesure passent devant.
Lisez ces trois-là sur la carte, pas de mémoire. Pour la stabilité, regardez quand la carte a été mise à jour la dernière fois. Pour le nombre d'exceptions, comptez les voies d'exception écrites. Pour l'intégration, listez les noms de système apparaissant dans les étapes. Comme les trois se comptent, leurs notes restent fermées à la discussion.
Les deux critères suivants ne mesurent pas le travail mais le côté qui le mènera. Quand on les saute, ce qui se monte est techniquement juste mais ne vit pas dans l'entreprise.
Qui changera le flux ? S'il y a en interne quelqu'un capable de monter des flux, le no-code tient dans la durée. Sinon, chaque changement se demande à l'extérieur et les petites corrections s'accumulent.
Qui entretiendra après le montage ? En progiciel l'entretien est chez le fournisseur ; en no-code et en sur mesure, chez vous. Une décision prise sans écrire le propriétaire de l'entretien vous attend au sixième mois.
Ces deux-là se déplacent en général ensemble. Si personne dans l'équipe ne peut monter de flux, la charge d'entretien passe dehors d'elle-même ; alors le progiciel, ou un sur mesure avec contrat d'entretien, devient l'option la plus réaliste.
En notant la compétence de l'équipe, regardez le rôle et non la personne. Si la compétence part avec celui qui monte le flux aujourd'hui, cette note est en vérité faible. De même, en notant la charge d'entretien, pensez non seulement aux premières semaines après le montage mais aux moments où le processus change : qui peut le faire et en combien de temps quand une demande arrive, voilà la mesure réelle de l'entretien.
Les deux derniers critères sont les moins posés au moment de décider et les plus chers payés ensuite. Les deux demandent de lire un contrat, mais leur question est simple.
À qui sont les données, où résident-elles, peut-on les sortir ? Le dictionnaire de champs de la troisième leçon sert ici : demandez champ par champ lesquels peuvent sortir.
Que se passe-t-il si vous voulez quitter cet outil ? Sous quel format les données sortent-elles, les flux se transportent-ils, le travail s'arrête-t-il pendant le passage. Un outil dont la réponse est inconnue est une dépendance.
Poser la question du coût de sortie au moment de décider n'est pas prévoir de partir. Connaître la mesure dès le début rend une décision future moins chère aujourd'hui.
Notez les sept critères séparément pour chaque candidat. Par candidat, nous n'entendons pas les trois formes mais leurs équivalents concrets : le nom du produit regardé, le nom de l'outil no-code regardé, le devis demandé pour un développement sur mesure.
En notant, ne demandez pas cet outil est-il bon mais convient-il à ce travail sur ce critère. Le même outil peut être élevé sur une tâche et faible sur une autre ; la table mesure l'adéquation et non l'outil.
La colonne des raisons est la partie la plus précieuse de la table. Quand la décision est rediscutée plus tard, ce que l'on regarde est la raison et non la note.
Une ligne remplie ressemble à ceci : critère besoin d'intégration, candidat progiciel, note faible, raison il se relie au portail mais n'a pas de liaison avec le système de portefeuille existant. Cette seule phrase rend inutile de reposer la même question trois mois plus tard. Une note élevée sans raison est en général une impression et non une mesure.
Une fois la table remplie, l'un de trois motifs apparaît en général. Ces motifs sont une orientation et non une règle fixe ; la décision finale sort de l'ensemble du travail.
Le processus est stable, les exceptions sont peu nombreuses, le besoin d'intégration est faible, personne dans l'équipe ne monte de flux, et l'on veut l'entretien dehors. La propriété des données demande ici une question à part.
Le processus change encore, quelques systèmes vont se relier, quelqu'un dans l'équipe peut monter des flux, et l'entretien peut rester dedans. Le coût de sortie demande ici une question à part.
Les exceptions sont nombreuses, le processus est propre à l'entreprise, l'intégration est profonde, la propriété des données est décisive. Contre la charge d'entretien, c'est le travail lui-même qui fixe la limite.
Si la table montre deux candidats proches, la décision ne sort pas des critères mais des poids. Écrivez quel critère pèse le plus pour vous ; cette phrase devient la raison de la décision.
Les formes de montage ne s'excluent pas. Un agencement courant est celui-ci : les fiches et la comptabilité restent en progiciel, les flux propres à l'entreprise se montent en no-code, et seule la pièce unique qui n'entre dans aucun moule s'écrit sur mesure.
Le prix de l'agencement hybride est la gestion des limites. Si l'on n'écrit pas quelle information se met à jour où, la règle de la source unique de la troisième leçon casse et les données commencent à diverger en deux endroits.
Il n'est pas nécessaire de passer à un agencement hybride dès le départ. La plupart des entreprises commencent avec une seule forme et n'ajoutent la deuxième qu'une fois apparue la pièce qui n'entre dans aucun moule. Cet ordre permet de prendre la charge de gestion des limites seulement quand elle est vraiment requise.
La table de notation resserre les candidats mais ne décide pas seule. Monter un petit essai avec la liste resserrée transforme les suppositions de la table en mesures.
L'essai suit les mêmes mesures de pilote que la première leçon : portée étroite, un déclencheur, sortie visible, réversible à la main. La différence est qu'ici le but est d'éprouver l'outil et non d'automatiser le travail.
Le plan de sortie est une note courte écrite avant de monter l'outil. Trois choses y figurent : sous quel format les données peuvent sortir, où réside l'équivalent écrit des flux, et comment le travail tourne pendant un passage.
Cette note s'écrit pour voir la dépendance et non pour partir. Un plan de sortie qui ne peut pas s'écrire peut être le signe qu'il faut repenser la décision elle-même.
N'hésitez pas à demander le plan au fournisseur. Un client qui pose la question au stade de la décision est aussi pris au sérieux du côté fournisseur, car la question montre quelle clause du contrat a été lue. Une question de sortie que l'on esquive dit déjà quelque chose du critère.
Dans la première leçon, l'agence immobilière avait choisi l'enregistrement des demandes comme pilote. Dans la deuxième sa carte est sortie, dans la troisième ses champs ont été définis. Nous regardons maintenant avec quel outil elle se monte.
Candidats : l'agence écrit trois candidats. Un progiciel fait pour le secteur immobilier, un outil no-code généraliste et un devis de développement sur mesure à ajouter au système de portefeuille existant.
Processus et exceptions : la carte est stable et les étapes sont les mêmes depuis des mois. Le nombre d'exceptions est moyen : secteur qui ne correspond pas, deuxième demande, conseiller en congé. Les trois sont écrites.
Intégration : le processus touche trois systèmes : le portail, le système de portefeuille et la messagerie. Le progiciel lit le portail mais ne se relie pas au système de portefeuille existant.
Équipe et entretien : l'agence a un conseiller capable de monter des flux qui fait lui-même les changements simples. On préfère que l'entretien reste dedans.
Données et sortie : dans le progiciel, les données de portefeuille résident dans le système du fournisseur et la sortie est limitée. Dans l'outil no-code, les fiches restent dans le tableur de l'agence et les flux peuvent sortir sous forme écrite.
Lecture : le progiciel reste faible sur l'intégration, la propriété des données et la sortie. Le sur mesure pèse lourd sur la charge d'entretien. Le no-code sort moyen sur trois critères et élevé sur quatre.
Essai : l'agence monte avec l'outil no-code le seul accusé de réception et éprouve l'exception du secteur qui ne correspond pas. L'exception se monte, le système de portefeuille se relie, et le conseiller peut changer le flux lui-même.
Décision et plan de sortie : le no-code est choisi. Dans le plan de sortie on écrit ceci : les fiches sont dans le tableur de l'agence, la définition écrite des flux vit sur la carte de processus, et si un passage devenait nécessaire l'enregistrement des demandes peut tourner à la main pendant une semaine.
Le rendement de cette leçon vient du remplissage de la table pour votre propre tâche pilote. Vous pouvez télécharger la table de comparaison d'outils au pied de la page et l'utiliser.
La table remplie devient l'entrée de la cinquième leçon : vous monterez la première automatisation avec l'outil choisi.
Télécharger la table de comparaison des outils (xlsx) · sept critères, trois candidats et colonnes des raisons, avec les sections montage d'essai et plan de sortie.
Chaque produit énumère les fonctions où il est fort. La comparaison se fait selon ce que demande votre carte et non selon ce que fait le produit.
Une démonstration montre le flux normal et non les exceptions. Ce qui décide n'est pas le flux normal mais la possibilité de monter les exceptions de la carte.
Choisir le no-code alors que personne en interne ne peut monter de flux rend chaque petit changement dépendant de l'extérieur, et les corrections s'accumulent.
Quand la question du lieu des données se pose après le montage, changer la réponse coûte cher. La question appartient au moment de la décision.
Un outil dont la sortie est inconnue est une dépendance. Question non posée, la dépendance ne devient visible qu'au moment où il faut partir.
Quand un outil marche bien et que tout le travail y déménage, les processus qui n'entrent pas sont forcés. Un agencement hybride produit en général moins de résistance.
Avant que la décision d'outil soit prise, il vaut mieux pouvoir dire oui à chacun des points ci-dessous.
Les termes qui reviennent dans les discussions sur les outils. Parler la même langue que le fournisseur raccourcit la comparaison.
Dans cette leçon vous avez décidé avec quel outil se fera le montage et écrit la raison de la décision. La leçon suivante traite du montage de la première automatisation avec cet outil : les cinq parties présentées dans la première leçon y passent à la pratique.
Si vous voulez poursuivre avec les leçons publiées, le septième module montre où chercher quand un flux monté ne tourne pas comme prévu.
La fiche de montage, monter les cinq parties dans l'ordre et passer en service par une porte étroite.
Le dictionnaire de champs. Le socle du critère de propriété des données.
La section formation dans son ensemble et les modules ajoutés depuis.
Si vous souhaitez noter vos candidats ensemble, écrivez-nous et nous remplirons la table avec vous.
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