Daten zu erheben sieht einfach aus: eine Spalte mehr, eine Frage mehr. Das Problem kommt später. Falsch erhobene Daten zu berichtigen kostet weit mehr als eine falsch geschriebene Regel, denn eine Regel liegt an einer Stelle, Daten sammeln sich überall.
Diese Lektion nimmt sich den Boden vor, auf dem Automatisierung gebaut wird: die Kundendaten. In der vorigen Lektion haben Sie gesehen, dass ein großer Teil der Störungen von der Eingabeseite kommt. Hier richten wir jene Seite von Anfang an richtig ein, also welche Felder erhoben werden, wie sie geschrieben werden und wo sie liegen.
Werden Daten falsch erhoben, zeigt sich das Problem nicht sofort. Es kommt Monate später gebündelt heraus und verlangt eine Bereinigung nach hinten. Ziel dieser Lektion ist, dass Sie die Ordnung aufbauen, die eine solche Bereinigung von vornherein erübrigt.
Keine Voraussetzung nötig, doch mit der Prozesskarte aus der ersten Lektion zur Hand sieht man leichter, welches Feld wirklich genutzt wird.
Eine Automatisierung arbeitet mit den Daten, die bei ihr ankommen. Wie richtig die Regel auch geschrieben ist, sind die eingehenden Daten kaputt, ist auch das ausgehende Ergebnis kaputt. Deshalb ist Datenerhebung kein Teil der Automatisierung, sondern der Boden, auf dem sie steht.
Der Preis kaputter Daten wächst mit der Zeit. Geht in der ersten Woche ein Datensatz falsch hinein, dauert die Korrektur einen Moment. Läuft derselbe Fehler ein Jahr lang, verlangt die Korrektur eine Durchsicht aller Datensätze, und diese Arbeit bleibt oft liegen, während das Vertrauen in die Daten sinkt.
Geht ein Feld falsch hinein, sind alle Abläufe betroffen, die über dieses Feld laufen. Nachricht, Bericht, Rechnung und Erinnerung speisen sich aus derselben Quelle.
Kommt ein Pflichtfeld leer an, hält der Ablauf entweder an oder überspringt diesen Schritt leise. Das Zweite ist gefährlicher, weil es niemand bemerkt.
Liegt dieselbe Information an drei Stellen in drei Formen, bleibt strittig, welche richtig ist. Es lässt sich kein Bericht ziehen, und einer, der gezogen wird, ist wenig verlässlich.
Die ganze Datenordnung ruht auf drei Regeln. Halten diese drei, bleibt der übrige Detailkram beherrschbar; halten sie nicht, rettet ein Werkzeugwechsel nichts.
Ein Kunde will im System eine Zeile sein. Wird dieselbe Person zweimal angelegt, spaltet sich die Historie, es wird unklar welcher Datensatz aktuell ist, und Nachrichten gehen doppelt raus.
Dieselbe Information will überall gleich geschrieben sein. Für Telefon, Datum, Ortsnamen und Währung wird eine einzige Schreibweise gewählt und an jedem Eingabepunkt angewandt.
Jedes Feld will einen richtigen Ort. Liegt dieselbe Information in zwei Systemen, wird aufgeschrieben, welches gepflegt wird, und das andere speist sich daraus.
Die drei Regeln stützen einander. Ohne eine Form greift die Dublettenprüfung nicht, weil dieselbe Person unter zwei Schreibweisen wie zwei Personen aussieht. Ohne eine Quelle bleibt auch die eine Zeile nicht erhalten, weil jedes System seine eigene Kopie pflegt.
Der Maßstab bei der Feldwahl ist die Verwendung, nicht die Neugier. Fragen Sie vor dem Erheben eines Feldes: in welcher Aufgabe, in welchem Schritt wird diese Information genutzt? Felder ohne Antwort werden nicht erhoben. Felder, die man für später erhebt, bleiben meist leer, und wo sie nicht leer bleiben, werden sie unzuverlässig.
Jedes erhobene Feld bringt Last: es muss gefüllt, geprüft und aktuell gehalten werden, und seine Aufbewahrung schafft Verantwortung. Deshalb bleibt die Feldliste kurz und wächst nach Bedarf.
Die letzte Frage wiegt schwer. Felder wie Ausweis, Gesundheit oder Finanzen werden nur erhoben, wo sie wirklich gebraucht werden; wo nicht, kann ihr Weglassen sowohl die Verantwortung als auch die Pflegelast mindern.
Das Feldverzeichnis ist die Liste, in der jedes erhobene Feld an einer Stelle bestimmt wird. Sein Zweck ist zu verhindern, dass dasselbe Feld für zwei Personen zwei Bedeutungen hat. Schreiben die einen den vollen Namen und die anderen nur den Vornamen in Kundenname, misst dieses Feld keine einzige Sache mehr.
Das Verzeichnis ist kein technisches Dokument. Eine Tabelle oder eine Seite genügt. Wichtig ist, dass jedes Feld unter sechs Überschriften bestimmt und diese Bestimmung allen zugänglich ist, die Daten eingeben.
Bei Feldern mit Auswahlliste schreiben Sie auch die Auswahlwerte auf. Wo freier Text bleibt, wird dieselbe Sache auf zehn Arten geschrieben und das Feld wird auswertungsuntauglich.
Die Regel einer Form lässt sich erst anwenden, wenn die Form geschrieben ist. Damit an jedem Eingabepunkt dieselbe Schreibweise benutzt wird, wird zuerst entschieden, welche das ist, und sie wird mit einem Beispiel ins Feldverzeichnis eingearbeitet.
Formentscheidungen wirken klein, doch die meisten stillen Störungen kommen aus ihnen. Kleinigkeiten wie die führende Null einer Telefonnummer, die Reihenfolge von Tag und Monat oder ein Ort in Großbuchstaben zerstören den Abgleich.
Überlassen Sie die Form dem Formular statt der eingebenden Person. Auswahlliste, Datumsauswahl und maskiertes Feld können den Unterschied schon bei der Eingabe abfangen; das kommt günstiger als nachträgliches Bereinigen.
Um die Regel einer Zeile anzuwenden, braucht es einen Schlüssel, der die Frage beantwortet: sind diese zwei Datensätze dieselbe Person? Der Schlüssel ist ein Feld, das die Person von anderen trennt und sich über die Zeit nicht ändert.
Ein guter Schlüssel genügt für sich. Findet sich keiner, werden zwei Felder verbunden. Vor und Nachname allein ergeben keinen Schlüssel, weil derselbe Name mehreren Personen gehören kann und seine Schreibweise wandert.
Telefonnummer, Mailadresse, Kundennummer, Steuer oder Ausweisnummer. Was in Ihrem Betrieb bei jedem Kunden gefüllt ist, ist der Kandidat.
Er muss bei jedem Kunden gefüllt sein, eindeutig sein, sich über die Zeit nicht ändern und in einer Form geschrieben werden. Das Feld mit allen vier Eigenschaften ist der Schlüssel.
Kommt ein zweiter Datensatz mit demselben Schlüssel, legt das System keinen neuen an, sondern pflegt den bestehenden und schreibt die berührten Felder in die Historie.
Entscheiden Sie hier auch, was geschieht, wenn derselbe Kunde über zwei Kanäle schreibt. Wird der Kanal in einem eigenen Feld gehalten, bleibt der Kunde eine Zeile und die Historie spaltet sich nicht.
Der günstigste Ort für Sauberkeit ist der Eingabepunkt. Ein Feld zu berichtigen, nachdem es falsch hineinging, kommt teurer als es bei der Eingabe abzufangen. Deshalb wandert die Prüfung ins Formular.
Die Prüfung arbeitet in zwei Schichten: Formprüfung und Bedeutungsprüfung. Die Form prüft, ob die Schreibweise der Regel folgt; die Bedeutung, ob der Wert sinnvoll ist. Mit beidem sinkt die Zahl der später zu bereinigenden Datensätze deutlich.
Liegt dieselbe Information an mehreren Stellen, muss geschrieben werden, welche als richtig gilt. Ohne diese Entscheidung pflegt jedes System seine eigene Kopie, und nach einer Weile weiß niemand, welche aktuell ist.
Eine Quelle heißt nicht, dass die Information an einer Stelle liegt. Es heißt, dass sie an einer Stelle gepflegt wird und von dort in die anderen fließt. Kopien werden gelesen, nicht gepflegt.
Diese Entscheidung passt in eine Tabelle und liegt neben dem Feldverzeichnis. Ist sie ungeschrieben, wird die Diskussion jedes Mal von vorne geführt.
Daten werden nicht einmal gereinigt und dann liegen gelassen. Menschen ziehen um, wechseln die Nummer, Firmennamen ändern sich. Deshalb ist Reinigung kein Projekt, sondern eine kleine und regelmäßige Pflegearbeit.
Die Pflege kann die Automatisierung selbst übernehmen. Eine einfache Prüfung, die leer gebliebene Pflichtfelder auflistet, bei zwei Datensätzen unter demselben Schlüssel warnt und formwidrige Werte markiert, genügt in den meisten Betrieben.
Kundendaten zu erheben ist nicht nur eine technische Entscheidung. Die Kundschaft will darüber unterrichtet sein, was erhoben wird, wofür es genutzt wird und wie lange es aufbewahrt wird. Diese Lektion gibt keine Rechtsberatung; ihr Ziel ist, Ihnen zu helfen, das Thema in den Prozess zu setzen.
In der Praxis erleichtern drei Dinge die Arbeit: der geschriebene Erhebungszweck, die im Datensatz liegende Angabe wo und wie die Einwilligung eingeholt wurde, und die vorab entschiedene Aufbewahrungsdauer. Alle drei können neben dem Feldverzeichnis liegen.
Die Einzelheiten können sich nach Land und Branche unterscheiden. Die Zahl der erhobenen Felder auf die wirklich genutzten zu begrenzen, kann die Last unter dieser Überschrift ebenfalls mindern.
Arbeiten wir die Methode an einem einzigen Formular von Anfang bis Ende durch. Das Beispiel läuft über das Anfrageformular eines Dienstleistungsbetriebs.
Feldwahl: der Betrieb denkt daran, sieben Felder ins Formular zu setzen. Zu jedem Feld wird gefragt, in welchem Schritt es gelesen wird. Geburtsdatum und Beruf zeigen sich in keinem Ablauf als gelesen und fallen von der Liste. Es bleiben: Name, Telefon, Mail, Bezirk, Anliegen und Beschreibung.
Feldverzeichnis: jedes Feld wird unter sechs Überschriften bestimmt. Das Anliegen hört auf, freier Text zu sein, und wird zur Auswahlliste, weil darüber berichtet werden muss.
Form: für das Telefon wird eine Schreibweise gewählt und ein maskiertes Feld kommt ins Formular. Der Bezirk kommt aus einer Auswahlliste. Vor und Nachname liegen in einem Feld und werden auf große Anfangsbuchstaben gebracht.
Schlüssel: die Telefonnummer wird als Schlüssel gewählt, weil sie bei jeder Anfrage gefüllt und in einer Form gehalten ist. Kommt von derselben Nummer eine zweite Anfrage, entsteht kein neuer Datensatz, die neue Anfrage wird dem bestehenden angehängt.
Prüfung: das Formular lässt sich nicht senden, solange Pflichtfelder leer sind. Ist die Nummer bereits erfasst, wird der vorhandene Kunde auf dem Bildschirm gezeigt.
Eine Quelle: ein System wird als Quelle der Kundendaten gewählt. Die anderen Masken lesen daraus, gepflegt wird nur an der Quelle.
Pflege: eine einfache Prüfung, die einmal die Woche läuft, listet Datensätze mit leerem Pflichtfeld und Paare unter demselben Schlüssel.
Der Ertrag dieser Lektion kommt daher, dass Sie Ihr eigenes Feldverzeichnis anlegen. Es ist kurz genug für eine Sitzung und erleichtert danach jede Automatisierungsentscheidung.
Die Liste aus dem letzten Punkt ist die heutige Aufnahme Ihrer Datenordnung. Nach dem Aufsetzen der Pflege können Sie dieselbe Liste erneut ziehen und vergleichen.
Datenverzeichnis herunterladen (xlsx) · welches Feld, was es bedeutet, wer es einträgt, wo es liegt und wie lange es aufbewahrt wird; Formregeln und Abgleich sind ebenfalls darin.
Ein ungenutztes Feld wird nicht gefüllt, und wo es gefüllt wird, prüft niemand seine Richtigkeit. Übrig bleibt ein Feld, das leer und zugleich unzuverlässig ist, während die Verantwortung für die Aufbewahrung weiterläuft.
Jedes als freier Text belassene Feld zerstreut sich mit der Zeit in verschiedene Schreibweisen. Es lässt sich kein Bericht ziehen und der Abgleich greift nicht.
Wird kein Dublettenschlüssel gewählt, entsteht derselbe Kunde mehrfach. Die Historie spaltet sich, Nachrichten wiederholen sich, und die Kundschaft bemerkt das.
Ändert sich ein Feldname, lesen die daran hängenden Abläufe leise einen leeren Wert. Die Änderung wird zuerst im Verzeichnis gemacht, danach werden die Abläufe angepasst.
Eine Pflege an der Kopie statt an der Quelle geht bei der nächsten Erneuerung verloren. Die eingebende Person sieht ihre Änderung verschwinden und traut dem System weniger.
Einmal gereinigte Daten zerstreuen sich mit der Zeit wieder. Kleine und regelmäßige Pflege läuft leichter als ein großes, aufgeschobenes Reinigungsprojekt.
Bevor Sie ein neues Formular oder ein neues Feld anlegen, sollten Sie zu den Punkten unten ja sagen können.
Die Begriffe, die in Datengesprächen vorkommen. Teilt das Team diese Sprache, werden Felddiskussionen kürzer.
In dieser Lektion haben Sie das Feldverzeichnis angelegt und entschieden, wo die Daten liegen. In der Hand halten Sie nun eine messbare Aufgabe, einen geschriebenen Prozess und bestimmte Felder. Die nächste Lektion behandelt, mit welchem Werkzeug gebaut wird.
In der vierten Lektion werden Fertigpaket, No-Code und Eigenbau nach sieben Kriterien bewertet; das Feldverzeichnis von hier wird zur Grundlage des Kriteriums Datenhoheit.
Fertigpaket, No-Code und Eigenbau nach sieben Kriterien bewerten. Mit herunterladbarer Vergleichstabelle.
Grenze, Schritte, Entscheidungspunkte und Ausnahmen. Die Felder dieser Lektion werden auf jener Karte markiert.
Der gesamte Schulungsbereich und die seither ergänzten Module.
Wir können gemeinsam durchgehen, ob die erhobenen Felder ihren Platz verdienen. Eine Nachricht genügt.
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