Schulung · Lektion 3

Welche Daten erheben und wo sie liegen sollten

Daten zu erheben sieht einfach aus: eine Spalte mehr, eine Frage mehr. Das Problem kommt später. Falsch erhobene Daten zu berichtigen kostet weit mehr als eine falsch geschriebene Regel, denn eine Regel liegt an einer Stelle, Daten sammeln sich überall.

Warum ist die spätere Korrektur teuer?

Ändern Sie eine Regel, wirkt das ab diesem Moment. Ändern Sie ein Feld, bleibt jeder früher erhobene Datensatz in der alten Form. Nun gibt es zwei Formen, und Berichte müssen beide zählen. Mit wachsender Zahl der Datensätze wird diese Unterscheidung zu einer eigenen Arbeit.

Die drei häufigsten Fehler sind: Felder erheben, die niemand nutzen wird; denselben Kunden über mehrere Zeilen verteilen lassen; den Feldnamen mit der Zeit abdriften lassen. Alle drei wirken anfangs harmlos und beschädigen später den Bericht.

Drei Regeln

Erheben Sie kein Feld, das Sie nicht nutzen

Eine Frage je Feld: Welche Entscheidung wird diese Angabe verändern? Gibt es keine Antwort, braucht es das Feld auch nicht. Erhobene, aber ungenutzte Daten bringen sowohl Ausfüllaufwand als auch Aufbewahrungsverantwortung mit sich.

Ein Kunde, eine Zeile

Öffnet sich eine neue Zeile, sobald dieselbe Person über einen anderen Kanal schreibt, wirkt die Kundenzahl größer als sie ist. Legen Sie ein festes Feld fest, das die Person erkennt, und lassen Sie den Datensatz daran anknüpfen.

Halten Sie den Feldnamen fest

Eine Spalte umzubenennen kann an jeder Stelle, die diesen Namen liest, still leer zurückgeben. Legen Sie den Namen einmal fest und lassen Sie ihn; muss er sich ändern, erstellen Sie zuerst die Liste der lesenden Stellen.

Wo liegen die Daten?

Das ist die zweite, ebenso wichtige Frage: Welches System hält die Daten, wer kann darauf zugreifen, wie lange werden sie aufbewahrt und wie werden sie entfernt, wenn das verlangt wird? Sind die Antworten auf diese vier nicht aufgeschrieben, wurden die Daten erhoben, aber nicht verantwortet.

Die rechtliche Seite haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt: KI und Datenschutz: Wohin gehen Ihre Daten?. Diese Lektion betrachtet, was Sie erheben, jener Beitrag, wo das Erhobene liegt. Zwei Seiten einer Frage.

Wir können gemeinsam durchgehen, ob die erhobenen Felder ihren Platz verdienen. Eine Nachricht genügt.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich es jetzt erheben, falls ich es später brauche?
Meist keine gute Idee. Ein später benötigtes Feld deckt nur die Zeit nach dem Tag ab, an dem es hinzukommt; ab heute zu erheben füllt die Vergangenheit ebenfalls nicht. Dafür beginnen Ausfüllaufwand und Aufbewahrungsverantwortung sofort.
Was passiert, wenn derselbe Kunde über zwei Kanäle schreibt?
Ohne ein festes Feld, das die Person erkennt, entstehen zwei getrennte Datensätze und der Bericht zeigt zwei Kunden. Wird der Kanal in einem eigenen Feld geführt und der Datensatz in einer Zeile aktualisiert, tritt diese Aufblähung nicht ein.
Was tun, wenn ein Feldname geändert werden muss?
Erstellen Sie zuerst die Liste der Stellen, die diesen Namen lesen: Berichte, Automatisierungsschritte, Exporte. Eine Umbenennung ohne diese Liste kann ein Ergebnis erzeugen, das ohne Fehlermeldung leer zurückkommt.
Was ist mit alten Datensätzen in anderer Form?
Zwei Wege: die alten Datensätze in die neue Form überführen oder den Bericht beide Formen erkennen lassen. Bei wenigen Datensätzen kann der erste passen; sind es viele geworden, trägt der zweite womöglich weniger Risiko.
Braucht ein kleiner Betrieb so viel Disziplin?
Der richtige Zeitpunkt ist der Anfang, denn bei wenigen Datensätzen sind auch die Kosten gering. Dieselbe Ordnung später aufzubauen heißt, die angesammelten Datensätze mit zu berichtigen.