Recoger datos parece fácil: una columna más, una pregunta más. El problema llega después. Corregir datos mal recogidos cuesta mucho más que corregir una regla mal escrita, porque la regla reside en un sitio y los datos se acumulan en todos.
Esta lección aborda el suelo sobre el que se construye la automatización: los datos de cliente. En la lección anterior vio que buena parte de las averías sale del lado de la entrada. Aquí montamos ese lado bien desde el principio, es decir, qué campos se recogen, cómo se escriben y dónde viven.
Cuando los datos se recogen mal, el problema no se ve enseguida. Sale meses después, en bloque, y exige una limpieza hacia atrás. El objetivo de esta lección es que monte el orden que hace innecesaria esa limpieza desde el principio.
Sin requisitos previos, aunque tener a mano el mapa de proceso de la primera lección facilita ver qué campo se usa de verdad.
Una automatización trabaja con los datos que le llegan. Por bien escrita que esté la regla, si el dato que entra está roto, el resultado que sale también lo está. Por eso la recogida de datos no es una parte de la automatización sino el suelo sobre el que se apoya.
El coste del dato roto crece con el tiempo. Si en la primera semana un registro entra mal, corregirlo lleva un momento. Si el mismo fallo sigue durante un año, corregirlo exige repasar todos los registros, y ese trabajo suele quedarse sin hacer mientras la confianza en los datos baja.
Cuando un campo entra mal, quedan tocados todos los flujos que corren sobre ese campo. Mensajes, informes, facturas y recordatorios beben de la misma fuente.
Cuando un campo obligatorio llega vacío, el flujo o se detiene o salta ese paso en silencio. Lo segundo es más peligroso, porque nadie lo nota.
Si la misma información está en tres sitios con tres formas, cuál es la correcta queda en discusión. No se puede sacar informe, y el que se saque no será fiable.
Todo el orden de datos descansa en tres reglas. Donde estas tres se cumplen, el resto del detalle es manejable; donde no, cambiar de herramienta no salva nada.
Un cliente quiere ser una sola fila en el sistema. Cuando la misma persona se abre dos veces, el historial se parte, cuál registro está vigente se vuelve confuso y los mensajes salen dos veces.
La misma información quiere escribirse igual en todas partes. Para teléfono, fecha, nombre de ciudad y moneda se elige una sola escritura y se aplica en cada punto de entrada.
Cada campo quiere un solo lugar correcto. Si la misma información se guarda en dos sistemas, se escribe cuál se actualiza, y el otro bebe de él.
Las tres reglas se sostienen entre sí. Sin un formato, la deduplicación no funciona, porque la misma persona parece dos personas bajo dos escrituras. Sin una fuente, tampoco se conserva una fila, porque cada sistema actualiza su propia copia.
La medida al elegir campos es el uso, no la curiosidad. Antes de recoger un campo, pregunte: ¿en qué tarea, en qué paso se usará esta información? Los campos sin respuesta no se recogen. Los campos que se recogen por si acaso suelen quedarse vacíos, y donde no se quedan vacíos se vuelven poco fiables.
Cada campo recogido trae carga: hay que rellenarlo, hay que validarlo, hay que mantenerlo al día, y guardarlo genera responsabilidad. Por eso la lista de campos se mantiene corta y crece según haga falta.
La última pregunta importa. Campos como identidad, salud o finanzas se recogen solo donde hacen falta de verdad; donde no, dejarlos fuera puede aligerar tanto la responsabilidad como la carga de mantenimiento.
El diccionario de campos es la lista donde cada campo que recoge queda definido en un solo sitio. Su fin es evitar que el mismo campo signifique dos cosas para dos personas. Si unos escriben el nombre completo y otros solo el nombre de pila en nombre del cliente, ese campo ya no mide una sola cosa.
El diccionario no es un documento técnico. Basta una tabla o una página. Lo que importa es que cada campo quede definido bajo seis encabezados y que esa definición esté abierta a todos los que introducen datos.
En campos con lista de opciones, escriba también las opciones. Donde se deja texto libre, lo mismo se escribe de diez maneras y el campo se vuelve imposible de informar.
La regla de un formato solo se puede aplicar cuando el formato está escrito. Para que en cada punto de entrada se use la misma escritura, primero se decide cuál es y se incorpora al diccionario junto con un ejemplo.
Las decisiones de formato parecen pequeñas, pero de ellas sale la mayoría de las averías silenciosas. Detalles como el cero inicial de un teléfono, el orden de día y mes en una fecha, o una ciudad escrita en mayúsculas, rompen el emparejamiento.
Deje el formato al formulario en vez de a la persona. Una lista de opciones, un selector de fecha y un campo con máscara pueden frenar la diferencia en la entrada; sale más barato que limpiar después.
Para aplicar la regla de una fila hace falta una clave que responda a si estos dos registros son la misma persona. La clave es un campo que separa a la persona de las demás y no cambia con el tiempo.
Una buena clave se basta sola. Si no aparece ninguna, se combinan dos campos. Nombre y apellidos por sí solos no hacen clave, porque el mismo nombre puede pertenecer a varias personas y su escritura cambia.
Número de teléfono, dirección de correo, número de cliente, número fiscal o de identidad. El que en su empresa esté relleno en todos los clientes es el candidato.
Tiene que estar rellena en todos los clientes, ser única, no cambiar con el tiempo y escribirse en un solo formato. El campo que reúne los cuatro rasgos es la clave.
Cuando llega un segundo registro con la misma clave, el sistema actualiza el registro existente en lugar de abrir uno nuevo y escribe en el historial los campos tocados.
Decida aquí también qué ocurre cuando el mismo cliente escribe por dos canales. Si el canal se guarda en un campo aparte, el cliente sigue siendo una fila y el historial no se parte.
El lugar más barato para la limpieza es el punto de entrada. Corregir un campo después de que entrara mal sale más caro que frenarlo en la entrada. Por eso la validación se traslada al formulario.
La validación trabaja en dos capas: validación de formato y validación de significado. El formato sondea que la escritura siga la regla; el significado, que el valor tenga sentido. Con las dos, los registros que quedan por limpiar después bajan mucho.
Si la misma información está en más de un sitio, hay que escribir cuál cuenta como correcta. Sin esa decisión, cada sistema actualiza su propia copia y al cabo de un tiempo cuál está vigente queda sin saberse.
Una sola fuente no significa que la información esté en un solo sitio. Significa que se actualiza en un solo sitio y fluye desde ahí a los demás. Las copias se leen, no se actualizan.
Esta decisión cabe en una tabla y se guarda junto al diccionario de campos. Cuando no está escrita, la discusión se repite desde cero cada vez.
Los datos no son algo que se limpia una vez y se deja. La gente se muda, cambia de número, los nombres de empresa cambian. Por eso la limpieza no es un proyecto sino un trabajo de mantenimiento pequeño y regular.
El mantenimiento puede hacerlo la propia automatización. Una comprobación sencilla que liste los campos obligatorios que quedaron vacíos, avise cuando se abren dos registros con la misma clave y marque los valores que rompen el formato basta en la mayoría de las empresas.
Recoger datos de cliente no es solo una decisión técnica. El cliente quiere estar informado de qué se recoge, para qué se usará y cuánto tiempo se conservará. Esta lección no da consejo legal; su fin es ayudarle a colocar el asunto dentro del proceso.
En la práctica tres cosas facilitan el trabajo: que la finalidad de recogida esté escrita, que dónde y cómo se tomó el consentimiento quede en el registro, y que el plazo de conservación se decida de antemano. Las tres pueden guardarse junto al diccionario de campos.
Los detalles pueden cambiar según el país y el sector. Limitar el número de campos recogidos a los que de verdad se usan puede aligerar también la carga bajo este encabezado.
Trabajemos el método sobre un solo formulario de principio a fin. El ejemplo va por el formulario de solicitud de una empresa de servicios.
Elección de campos: la empresa piensa poner siete campos en el formulario. Para cada campo se hace la pregunta de en qué paso se leerá. La fecha de nacimiento y la profesión resultan no leerse en ningún flujo y salen de la lista. Quedan: nombre, teléfono, correo, distrito, asunto de la solicitud y descripción.
Diccionario de campos: cada campo se define bajo seis encabezados. El asunto de la solicitud deja de ser texto libre y pasa a lista de opciones, porque hay que informar sobre él.
Formato: para el teléfono se elige una sola escritura y se pone un campo con máscara en el formulario. El distrito viene de una lista de opciones. Nombre y apellidos se guardan en un campo y se corrigen a iniciales en mayúscula.
Clave: se elige el número de teléfono como clave, porque está relleno en cada solicitud y se guarda en un solo formato. Cuando llega una segunda solicitud del mismo número, no se abre un registro nuevo y la nueva solicitud se añade al existente.
Validación: el formulario no se puede enviar mientras haya campos obligatorios vacíos. Si el número ya está registrado, se muestra en pantalla el cliente existente.
Una fuente: se elige un solo sistema como fuente de la información de cliente. Las demás pantallas leen de ahí, y la actualización se hace solo en la fuente.
Mantenimiento: una comprobación sencilla que corre una vez por semana lista los registros con campo obligatorio vacío y los pares abiertos con la misma clave.
El rendimiento de esta lección viene de levantar su propio diccionario de campos. Es un trabajo lo bastante corto para terminarlo de una sentada, y después facilita cada decisión de automatización.
La lista del último punto es la fotografía de su orden de datos hoy. Una vez montado el mantenimiento, puede volver a sacar la misma lista y comparar.
Descargar el inventario de datos (xlsx) · qué campo, qué significa, quién lo introduce, dónde reside y cuánto se conserva; las reglas de formato y la deduplicación también están dentro.
Un campo sin uso no se rellena, y donde se rellena, su exactitud no se comprueba. Queda un campo a la vez vacío y poco fiable, mientras la responsabilidad de guardarlo sigue.
Todo campo dejado como texto libre se dispersa con el tiempo en escrituras distintas. No se puede sacar informe y el emparejamiento no funciona.
Donde no se elige clave de deduplicación, el mismo cliente se abre más de una vez. El historial se parte, los mensajes se repiten y el cliente lo nota.
Cuando cambia el nombre de un campo, los flujos atados a él empiezan a leer en silencio un valor vacío. El cambio se hace primero en el diccionario y después se actualizan los flujos.
Una actualización hecha sobre la copia en vez de sobre la fuente se pierde en el siguiente refresco. La persona ve desaparecer su cambio y confía menos en el sistema.
El dato limpiado una vez se dispersa otra vez con el tiempo. Un mantenimiento pequeño y regular corre mejor que un gran proyecto de limpieza aplazado.
Antes de abrir un formulario nuevo o un campo nuevo, conviene poder decir sí a los puntos de abajo.
Los términos que aparecen en las conversaciones sobre datos. Cuando el equipo comparte esta lengua, las discusiones sobre campos se acortan.
En esta lección levantó el diccionario de campos y decidió dónde viven los datos. Lo que tiene ahora es una tarea medible, un proceso escrito y campos definidos. La lección siguiente trata de con qué herramienta se monta.
En la cuarta lección el paquete cerrado, el no-code y el desarrollo a medida se puntúan con siete criterios; el diccionario de campos de aquí se vuelve la base del criterio de propiedad del dato.
Puntuar paquete cerrado, no-code y desarrollo a medida con siete criterios. Con tabla de comparación descargable.
Límite, pasos, puntos de decisión y excepciones. Los campos de esta lección se marcan en ese mapa.
La sección de formación completa y los módulos añadidos después.
Podemos revisar juntos si los campos que recoge le están sirviendo. Basta con que escriba.
Solicitar Presupuesto por WhatsApp