교육 · 3강
어떤 데이터를 모으고 어디에 두어야 하나
데이터를 모으는 일은 쉬워 보입니다. 열 하나 더, 질문 하나 더. 문제는 나중에 옵니다. 잘못 모은 데이터를 고치는 비용은 잘못 쓴 규칙을 고치는 비용보다 훨씬 큽니다. 규칙은 한 곳에 있지만 데이터는 곳곳에 쌓이기 때문입니다.
데이터를 모으는 일은 쉬워 보입니다. 열 하나 더, 질문 하나 더. 문제는 나중에 옵니다. 잘못 모은 데이터를 고치는 비용은 잘못 쓴 규칙을 고치는 비용보다 훨씬 큽니다. 규칙은 한 곳에 있지만 데이터는 곳곳에 쌓이기 때문입니다.
이 강의는 자동화가 올라서는 바닥을 다룹니다. 고객 데이터입니다. 앞선 강의에서 고장의 상당수가 입력 쪽에서 나온다는 것을 보셨습니다. 여기서는 그 쪽을 처음부터 바르게 세웁니다. 어떤 항목을 모을지, 어떻게 적을지, 어디에 둘지를 다룹니다.
데이터를 잘못 모으면 문제가 바로 보이지 않습니다. 몇 달 뒤에 한꺼번에 나오고 거슬러 올라가는 정리를 요구합니다. 이 강의의 목적은 그런 정리가 애초에 필요 없도록 질서를 세우는 것입니다.
선행 조건은 없지만, 1강의 프로세스 지도가 손에 있으면 어떤 항목이 실제로 쓰이는지 보기 쉬워집니다.
자동화는 자기에게 오는 데이터로 움직입니다. 규칙을 아무리 바르게 적어도 들어오는 데이터가 망가져 있으면 나가는 결과도 망가집니다. 그래서 데이터 수집은 자동화의 한 부분이 아니라 자동화가 딛고 선 바닥입니다.
망가진 데이터의 대가는 시간이 갈수록 커집니다. 첫 주에 기록 하나가 잘못 들어가면 고치는 데 잠깐이면 됩니다. 같은 잘못이 일 년 이어지면 고치는 일이 모든 기록을 훑는 일이 되고, 그 일은 대개 미뤄지며 데이터에 대한 믿음이 떨어집니다.
항목 하나가 잘못 들어가면 그 항목으로 도는 모든 흐름이 영향을 받습니다. 메시지, 보고서, 청구, 알림이 같은 출처에서 물을 긷습니다.
필수 항목이 비어서 들어오면 흐름은 멈추거나 그 단계를 조용히 건너뜁니다. 둘째가 더 위험합니다. 아무도 알아채지 못하기 때문입니다.
같은 정보가 세 곳에 세 모양으로 있으면 어느 것이 맞는지 논쟁으로 남습니다. 보고서를 뽑을 수 없고, 뽑아도 믿기 어렵습니다.
데이터 질서 전체가 세 규칙 위에 놓입니다. 이 셋이 지켜지면 나머지 세부는 다룰 만하고, 지켜지지 않으면 도구를 바꿔도 일이 풀리지 않습니다.
고객은 시스템에서 한 줄이어야 합니다. 같은 사람이 두 번 열리면 이력이 쪼개지고, 어느 기록이 최신인지 흐려지고, 메시지가 두 번 나갑니다.
같은 정보는 어디서나 같은 형식으로 적혀야 합니다. 전화, 날짜, 지역명, 통화에 대해 한 가지 표기를 고르고 모든 입력 지점에서 그 표기를 씁니다.
항목마다 올바른 자리는 하나여야 합니다. 같은 정보를 두 시스템이 들고 있다면 어느 쪽을 갱신할지 적고, 다른 쪽은 거기서 받아 옵니다.
세 규칙은 서로를 받칩니다. 한 형식이 없으면 중복 정리가 되지 않습니다. 같은 사람이 두 표기 아래 두 사람처럼 보이기 때문입니다. 한 출처가 없으면 한 줄도 지켜지지 않습니다. 시스템마다 자기 사본을 갱신하기 때문입니다.
항목을 고르는 잣대는 궁금함이 아니라 쓰임새입니다. 항목을 모으기 전에 물으세요. 이 정보가 어떤 업무의 어느 단계에서 쓰입니까? 답이 없는 항목은 모으지 않습니다. 나중에 필요할까 봐 모은 항목은 대개 비어 있고, 비어 있지 않을 때는 믿기 어려워집니다.
모으는 항목마다 짐이 따릅니다. 채워야 하고, 검증해야 하고, 최신으로 지켜야 하며, 보관은 책임을 낳습니다. 그래서 항목 목록은 짧게 두고 필요할 때 늘려 갑니다.
마지막 물음이 중요합니다. 신분, 건강, 금융 같은 항목은 정말 필요할 때만 모읍니다. 필요하지 않을 때 빼 두면 책임도 관리 부담도 가벼워질 수 있습니다.
항목 사전은 모으는 항목마다 한자리에서 뜻을 정해 둔 목록입니다. 같은 항목이 두 사람에게 두 뜻으로 읽히는 것을 막기 위한 것입니다. 고객 이름 항목에 누구는 성과 이름을 다 적고 누구는 이름만 적는다면 그 항목은 더 이상 한 가지를 재고 있지 않습니다.
사전은 기술 문서가 아닙니다. 표 하나나 한 쪽이면 됩니다. 중요한 것은 항목마다 여섯 항목으로 뜻이 정해지고, 그 정의가 값을 넣는 모든 사람에게 열려 있는 것입니다.
선택 목록이 있는 항목은 선택지도 함께 적으세요. 자유 입력으로 두면 같은 것이 열 가지로 적히고 그 항목은 보고서로 뽑을 수 없게 됩니다.
한 형식 규칙은 형식이 적혀 있을 때만 적용됩니다. 모든 입력 지점에서 같은 표기를 쓰려면 먼저 그 표기가 무엇인지 정하고 예시와 함께 항목 사전에 넣습니다.
형식 결정은 작아 보이지만 조용한 고장의 상당수가 여기서 나옵니다. 전화번호 앞의 0, 날짜의 일과 월 순서, 지역명의 대문자 표기 같은 세부가 대조를 망칩니다.
형식을 사람이 아니라 양식에 맡기세요. 선택 목록, 날짜 선택기, 마스크가 있는 입력칸은 표기 차이를 입력 단계에서 막을 수 있습니다. 나중에 치우는 것보다 값이 쌉니다.
한 줄 규칙을 적용하려면 이 두 기록이 같은 사람인가라는 물음에 답하는 열쇠가 필요합니다. 열쇠는 그 사람을 남과 갈라 주고 시간이 지나도 바뀌지 않는 항목입니다.
좋은 열쇠는 혼자로 충분합니다. 찾을 수 없으면 두 항목을 묶습니다. 이름만으로는 열쇠가 되지 않습니다. 같은 이름이 여러 사람에게 있을 수 있고 표기도 흔들리기 때문입니다.
전화번호, 메일 주소, 고객 번호, 사업자나 주민 번호. 사업장에서 모든 고객에게 채워져 있는 것이 후보입니다.
모든 고객에게 채워져 있어야 하고, 하나뿐이어야 하고, 시간이 지나도 바뀌지 않아야 하고, 한 형식으로 적혀야 합니다. 네 가지를 다 갖춘 항목이 열쇠입니다.
같은 열쇠로 두 번째 기록이 오면 시스템은 새 기록을 열지 않고 기존 기록을 갱신하며 손댄 항목을 이력에 적습니다.
같은 고객이 두 경로로 연락할 때 어떻게 할지도 여기서 정하세요. 경로 정보를 따로 항목에 담으면 고객은 한 줄로 남고 이력이 쪼개지지 않습니다.
깨끗함을 지키기에 가장 값싼 자리는 입력 지점입니다. 잘못 들어간 뒤에 고치는 것은 입력에서 막는 것보다 비쌉니다. 그래서 검증을 양식으로 옮깁니다.
검증은 두 겹으로 돕니다. 형식 검증과 뜻 검증입니다. 형식은 표기가 규칙을 따르는지 보고, 뜻은 값이 말이 되는지 봅니다. 둘 다 있으면 나중에 치울 기록이 크게 줄어듭니다.
같은 정보가 여러 곳에 있으면 어느 것을 맞다고 볼지 적어야 합니다. 이 결정이 없으면 시스템마다 자기 사본을 갱신하고, 얼마 지나면 어느 것이 최신인지 알 수 없게 됩니다.
하나의 출처란 정보가 한 곳에만 있다는 뜻이 아닙니다. 한 곳에서 갱신되고 거기서 다른 곳으로 흘러간다는 뜻입니다. 사본은 읽는 것이지 갱신하는 것이 아닙니다.
이 결정은 표 하나에 들어가고 항목 사전 옆에 둡니다. 적혀 있지 않으면 같은 논쟁을 매번 처음부터 하게 됩니다.
데이터는 한 번 치우고 두는 것이 아닙니다. 사람은 이사하고 번호를 바꾸며 회사 이름도 바뀝니다. 그래서 정리는 프로젝트가 아니라 작고 규칙적인 관리 일입니다.
관리는 자동화 자신에게 맡길 수 있습니다. 비어 있는 필수 항목을 뽑아 주고, 같은 열쇠로 두 기록이 열리면 알려 주고, 형식에 맞지 않는 값을 표시해 주는 간단한 점검이면 대부분의 사업장에 충분합니다.
고객 데이터를 모으는 일은 기술적 결정만이 아닙니다. 무엇을 모으는지, 무엇에 쓸지, 얼마나 보관할지에 대해 고객이 알 수 있어야 합니다. 이 강의는 법률 자문을 하지 않습니다. 목적은 이 주제를 프로세스 안에 놓도록 돕는 것입니다.
실무에서는 세 가지가 일을 쉽게 합니다. 수집 목적이 적혀 있는 것, 동의를 어디서 어떻게 받았는지가 기록에 남는 것, 보관 기간을 미리 정해 두는 것입니다. 셋 다 항목 사전 옆에 둘 수 있습니다.
세부는 나라와 업종에 따라 다를 수 있습니다. 모으는 항목을 실제로 쓰는 것으로 한정하면 이 대목의 부담도 가벼워질 수 있습니다.
방법을 하나의 양식 위에서 처음부터 끝까지 따라가 봅시다. 예제는 서비스업 사업장의 문의 양식으로 갑니다.
항목 고르기: 사업장이 양식에 일곱 항목을 두려고 합니다. 항목마다 어느 단계에서 읽히는지 묻습니다. 생년월일과 직업은 어느 흐름에서도 읽히지 않는 것으로 드러나 목록에서 빠집니다. 남는 것은 이름, 전화, 메일, 지역, 문의 주제, 설명입니다.
항목 사전: 항목마다 여섯 가지로 뜻을 정합니다. 문의 주제는 보고서로 뽑아야 하므로 자유 입력에서 선택 목록으로 바뀝니다.
형식: 전화는 한 표기를 고르고 양식에 마스크 입력칸을 둡니다. 지역은 선택 목록에서 옵니다. 이름은 한 항목에 담고 첫 글자를 대문자로 맞춥니다.
열쇠: 전화번호를 열쇠로 고릅니다. 모든 문의에 채워져 있고 한 형식으로 유지되기 때문입니다. 같은 번호에서 두 번째 문의가 오면 새 기록을 열지 않고 기존 기록에 문의를 더합니다.
검증: 필수 항목이 비면 양식이 보내지지 않습니다. 번호가 이미 있으면 화면에 기존 고객을 보여 줍니다.
한 출처: 고객 정보의 출처로 한 시스템을 고릅니다. 다른 화면은 거기서 읽고 갱신은 출처에서만 합니다.
관리: 주에 한 번 도는 간단한 점검이 필수 항목이 빈 기록과 같은 열쇠로 열린 짝을 뽑아 줍니다.
이 강의의 값은 자신의 항목 사전을 만들면서 나옵니다. 한자리에서 끝낼 만큼 짧은 일이고, 그 뒤로 모든 자동화 결정을 쉽게 만듭니다.
마지막 항목의 목록이 오늘 여러분 데이터 질서의 사진입니다. 관리 체계를 세운 뒤 같은 목록을 다시 뽑아 견줄 수 있습니다.
데이터 목록 내려받기 (xlsx) · 어떤 항목인지, 무엇을 뜻하는지, 누가 넣는지, 어디에 있는지, 얼마나 보관하는지. 형식 규칙과 중복 제거도 함께 있습니다.
쓰이지 않는 항목은 채워지지 않고, 채워져도 정확한지 확인되지 않습니다. 결국 비어 있으면서 믿기 어려운 항목이 남고 보관 책임은 이어집니다.
자유 입력으로 둔 항목은 시간이 가면 여러 표기로 흩어집니다. 보고서를 뽑을 수 없고 대조도 되지 않습니다.
중복 판단 열쇠를 고르지 않으면 같은 고객이 여러 번 열립니다. 이력이 쪼개지고 메시지가 되풀이되며 고객이 그것을 알아챕니다.
항목 이름이 바뀌면 거기에 매인 흐름들이 조용히 빈 값을 읽기 시작합니다. 변경은 사전에서 먼저 하고 그다음에 흐름을 갱신합니다.
출처가 아니라 사본에서 한 갱신은 다음 갱신 때 사라집니다. 사용자는 자기 수정이 사라지는 것을 보고 시스템을 덜 믿게 됩니다.
한 번 치운 데이터도 시간이 가면 다시 흩어집니다. 작고 규칙적인 관리가 크고 미뤄진 정리 프로젝트보다 수월하게 굴러갑니다.
새 양식이나 새 항목을 열기 전에 아래 항목에 예라고 답할 수 있어야 합니다.
데이터 대화에서 오가는 용어입니다. 팀이 이 말을 나누면 항목을 두고 벌어지는 논의가 짧아집니다.
이 강의에서 항목 사전을 만들고 데이터를 어디에 둘지 정했습니다. 이제 손에는 측정할 수 있는 업무, 문서화된 프로세스, 정의된 항목이 있습니다. 다음 강의는 이것을 어떤 도구로 지을지 다룹니다.
4강에서는 완제품, 노코드, 맞춤 구축을 일곱 기준으로 채점합니다. 여기서 만든 항목 사전이 데이터 소유권 기준의 바탕이 됩니다.
완제품, 노코드, 맞춤 구축을 일곱 기준으로 채점하기. 내려받을 수 있는 비교표와 함께.
경계, 단계, 결정 지점, 예외. 이 강의의 항목들이 그 지도에 표시됩니다.
교육 섹션 전체와 이후 더해진 모듈들.
모으고 계신 항목들이 제 몫을 하는지 함께 살펴볼 수 있습니다. 연락 주시면 됩니다.
WhatsApp으로 견적 요청