Veri toplamak kolay görünür: bir sütun daha ekle, bir soru daha sor. Sorun sonradan çıkar. Yanlış toplanmış veriyi düzeltmek, yanlış yazılmış bir kuralı düzeltmekten çok daha pahalıdır, çünkü kural tek yerde durur, veri her yerde birikir.
Bir kuralı değiştirdiğinizde etkisi o andan itibaren başlar. Bir alanı değiştirdiğinizde ise geçmişte toplanmış her kayıt eski biçimde kalır. Artık iki biçim vardır ve raporlar ikisini birden saymak zorundadır. Kayıt sayısı arttıkça bu ayrım kendi başına bir işe dönüşür.
En sık görülen üç hata şunlardır: kullanılmayacak alanların toplanması, aynı müşterinin birden çok satıra dağılması ve alan adının zaman içinde değişmesi. Üçü de başta zararsız görünür, sonradan raporu bozar.
Her alan için tek soru: bu bilgi hangi kararı değiştirecek? Cevap yoksa alan da gerekmez. Toplanan ama kullanılmayan veri, hem doldurma yükü hem saklama sorumluluğu getirir.
Aynı kişi farklı kanaldan yazdığında yeni satır açılırsa müşteri sayısı olduğundan büyük görünür. Kişiyi tanıyan sabit bir alan belirleyin ve kayıt o alana göre güncellensin.
Bir sütunun adını değiştirmek, o adı okuyan her yeri sessizce boş döndürebilir. Ad bir kez kararlaştırılır ve değiştirilmez; değiştirilecekse okuyan yerlerin listesi çıkarılır.
Toplama kadar önemli olan ikinci soru budur: veri hangi sistemde duruyor, kimler erişebiliyor, ne kadar süre saklanıyor ve silinmesi istendiğinde nasıl siliniyor? Bu dört sorunun cevabı yazılı değilse, veri toplanmış ama sahiplenilmemiş demektir.
Konunun hukuki tarafını ayrı bir yazıda ele aldık: KVKK ve Yapay Zeka: Verileriniz Nereye Gidiyor?. Bu ders neyi toplayacağınıza, o yazı topladığınızın nerede durduğuna bakıyor. İkisi aynı sorunun iki yüzü.
Topladığınız alanların işinize yarayıp yaramadığını birlikte gözden geçirebiliriz, yazmanız yeterli.