Formation · Leçon 3

Quelles données collecter et où doivent-elles résider ?

Collecter des données paraît simple : une colonne de plus, une question de plus. Le problème arrive après. Corriger des données mal collectées coûte bien plus que corriger une règle mal écrite, car une règle réside à un endroit tandis que les données s'accumulent partout.

Pourquoi la correction ultérieure coûte-t-elle cher ?

Quand vous changez une règle, l'effet démarre à cet instant. Quand vous changez un champ, chaque enregistrement collecté par le passé reste dans l'ancienne forme. Il existe alors deux formes, et les rapports doivent compter les deux. À mesure que le nombre d'enregistrements grandit, cette distinction devient un travail en soi.

Les trois erreurs les plus fréquentes sont : collecter des champs que personne n'utilisera, laisser le même client se répartir sur plusieurs lignes, et laisser le nom d'un champ dériver avec le temps. Les trois paraissent inoffensives au départ et abîment le rapport ensuite.

Trois règles

Ne collectez pas un champ que vous n'utiliserez pas

Une question par champ : quelle décision cette information va-t-elle changer ? Sans réponse, le champ n'est pas nécessaire non plus. Des données collectées mais inutilisées apportent à la fois une charge de saisie et une responsabilité de conservation.

Un client, une ligne

Si une nouvelle ligne s'ouvre dès que la même personne écrit par un autre canal, le nombre de clients paraît plus grand qu'il n'est. Fixez un champ stable qui identifie la personne et laissez l'enregistrement se mettre à jour sur ce champ.

Gardez le nom du champ fixe

Renommer une colonne peut renvoyer vide, en silence, partout où ce nom est lu. Arrêtez le nom une fois et laissez-le ; s'il doit changer, dressez d'abord la liste des endroits qui le lisent.

Où résident les données ?

Voici la deuxième question, aussi importante que la collecte : quel système détient les données, qui peut y accéder, combien de temps sont-elles conservées et comment sont-elles supprimées quand on le demande ? Si les réponses à ces quatre points ne sont pas écrites, les données ont été collectées mais non assumées.

Nous avons traité le versant juridique dans un autre article : IA et protection des données : où vont vos données ?. Cette leçon regarde ce que vous collectez, cet article regarde où réside ce que vous avez collecté. Deux faces d'une même question.

Nous pouvons revoir ensemble si les champs que vous collectez méritent leur place. Il suffit de nous écrire.

Questions fréquentes

Dois-je le collecter maintenant au cas où j'en aurais besoin plus tard ?
En général ce n'est pas une bonne idée. Un champ dont vous aurez besoin plus tard ne couvre que la période suivant le jour de son ajout ; le collecter dès aujourd'hui ne remplit pas non plus le passé. En revanche, la charge de saisie et la responsabilité de conservation démarrent tout de suite.
Que se passe-t-il si le même client écrit par deux canaux ?
Sans champ stable identifiant la personne, deux enregistrements distincts apparaissent et le rapport affiche deux clients. Si le canal est tenu dans son propre champ et que l'enregistrement se met à jour sur une seule ligne, ce gonflement ne se produit pas.
Que faire si je dois renommer un champ ?
Dressez d'abord la liste des endroits qui lisent ce nom : rapports, étapes d'automatisation, exports. Un renommage effectué sans cette liste peut produire un résultat qui renvoie vide sans lever d'erreur.
Et les anciens enregistrements dans une autre forme ?
Deux voies : convertir les anciens enregistrements vers la nouvelle forme, ou faire reconnaître les deux formes au rapport. Quand les enregistrements sont peu nombreux, la première peut convenir ; quand ils se sont multipliés, la seconde porte parfois moins de risque.
Une petite entreprise a-t-elle besoin de tant de discipline ?
Le bon moment est le début, car avec peu d'enregistrements le coût est faible lui aussi. Mettre le même ordre en place plus tard oblige à corriger en plus les enregistrements accumulés.