培训 · 第三课

该收哪些数据,它们应该放在哪里

收集数据看着简单:多加一列,多问一句。问题在后面。修正收错的数据,代价远高于修正写错的规则,因为规则待在一个地方,数据却到处累积。

为什么事后修补代价高

改一条规则,效果从那一刻开始。改一个字段,过去收下的每一条记录都留在旧样子里。于是有了两种样子,报表必须把两种都数进去。随着记录条数增加,这个区分本身就变成一份活儿。

最常见的三个错误是:收了没人会用的字段;让同一位客户散落在好几行;让字段名随时间飘移。三者一开始都显得无害,之后把报表弄坏。

三条规矩

不会用的字段就别收

每个字段只问一句:这条信息会改变哪个决定?答不上来,这个字段也就不需要。收了却不用的数据,既带来填写负担,也带来保管责任。

一位客户,一行

同一个人换个渠道来问就新开一行,客户数看着就比实际大。定一个能认出这个人的固定字段,让记录按这个字段更新。

字段名保持不变

改列名可能让每一处读这个名字的地方悄悄返回空值。名字定一次就别动;确实要改,先把读它的地方列成清单。

数据放在哪里

这是与收集同样重要的第二个问题:哪个系统在拿着数据、谁能接触、保存多久、要求删除时怎么删。这四问的答案若没有写下来,数据就是收了却没人担着。

法律那一面我们在另一篇文章里谈过:AI 与数据保护:您的数据去了哪里。本课看的是您收什么,那篇看的是收下来的东西放在哪里。是同一个问题的两面。

我们可以一起过一遍,看看您收的这些字段是不是都值。写信给我们就行。

常见问题

现在用不上,先收着以防将来要用,行吗?
通常不是好主意。将来要用的字段,只覆盖添加那天之后的时间,从今天开始收也填不回过去。可是填写负担和保管责任,从今天就立刻开始了。
同一位客户从两个渠道来问会怎样?
没有能认出这个人的固定字段,就会出现两条记录,报表上就成了两位客户。把渠道放在单独的字段里,记录在同一行更新,这种虚高就不会出现。
如果必须改字段名怎么办?
先把读这个名字的地方列出来:报表、自动化步骤、导出。没有这份清单就改名,可能造出一个不报错却返回空值的结果。
旧记录是另一种样子怎么办?
两条路:把旧记录转成新样子,或者让报表两种样子都认。记录还少时前一条合适;已经积多了,后一条的风险可能更小。
小生意也需要这么讲规矩吗?
合适的时机就是一开始,因为记录少的时候代价也小。同样的秩序放到后面再建,还得连带把积下来的记录一起修。