内見の予約は、よく次の五つの理由のどれかでむだになります。お客様が予約を確認していない、住所や待ち合わせ場所がはっきりしない、オーナーや入居者が内見を知らない、鍵や入館の準備ができていない、あるいは物件がお客様の探している条件に合っていない、というものです。その多くは、前日に送る短い確認メッセージと社内での確認で防げることがあります。以下では、理由ごとにできること、文例、内見前のチェックリストを紹介します。

むだになった内見の損失は時間だけではありません。担当者はもう出発しているかもしれず、オーナーは部屋を片づけ、入居者は仕事を休んでいたかもしれません。次の内見で同じ人たちに同じ協力を頼みにくくなることもあります。

⚡ 例：ある担当者が、賃貸マンションの内見を土曜日の午後に入れます。予約は水曜日にお客様と決めたきりで、その後のやり取りはありません。担当者は建物の前で待ちますが、お客様と連絡が取れません。夜になって届いたメッセージで、お客様は予約を翌週だと思っていたと書いてきます。その間、鍵を開けるために家にいた入居者も、一日の一部をむだにしていました。

内見がむだになる五つの状況

お客様が予約を確認していない

何日も前に電話や短いメッセージで予約を決めた場合、お客様が日時を勘違いしていたり、別の物件の内見と重ねていたり、気が変わっていたりすることがあります。確認をお願いしていなければ、担当者は待ち合わせ場所で初めてそれを知ることになりかねません。

住所と待ち合わせ場所がはっきりしない

敷地内に複数の棟があるマンション、同じ名前の通り、裏側に入口がある建物などは、お客様を違う場所へ導いてしまうことがあります。「建物の前で待ち合わせましょう」だけでは、どの入口かを伝えていなければ足りないことがあります。

オーナーや入居者が知らない

入居中の物件の内見は、そこに住む人の都合に左右されることがあります。入居者への連絡が直前になると、ドアが開かなかったり、部屋が見せられる状態でなかったりすることがあります。入居中の物件で内見ができる条件は賃貸借契約によって異なることがあるため、判断に迷うときは法律の専門家に相談することもできます。

鍵や入館の準備ができていない

鍵が別の担当者の手元にある、管理人に知らせていない、オートロックの暗証番号がわからない、といったことで、お客様が時間どおりに来ても内見が遅れることがあります。

物件がお客様の条件に合っていない

お客様がエレベーター付きの建物や駐車場を希望していたのに、内見前にそれを確認していなければ、お客様は部屋を見た瞬間に関心を失うことがあります。こうした内見は実施されたとしても、結果から見ればむだになったと言えるかもしれません。

内見の前日：確認メッセージ

確認メッセージは予約を思い出してもらうだけでなく、お客様が「行きます」「行けません」と伝えやすい機会にもなります。キャンセルを前日に知るほうが、待ち合わせ場所で知るよりずっと手間が少なく済むことがあります。

確認メッセージの文例

「[お名前]様、[会社名]の[担当者]です。明日[時間]に[エリア]のマンションをご覧いただく予定ですが、ご都合はお変わりないでしょうか。変更があれば、こちらにお気軽にご連絡ください。」

内見当日の文例

「[お名前]様、おはようございます。本日[時間]の内見の場所をお送りします。建物の[棟・入口]でお待ちしております。途中で何かあれば、お気軽にご連絡ください。」

お客様がキャンセルしたときの文例

「ご連絡ありがとうございます、[お名前]様。ほかにご都合のよい日があればお知らせください。あらためて調整いたします。その間にご希望に合う新しい物件が出ましたら、お送りすることもできます。」

オーナー・入居者との事前準備

内見当日の社内確認

内見前に社内で短い確認をしておくと、いくつかのトラブルを事前に見つけられることがあります。

最初のやり取りでお客様の条件をはっきりさせておくと、この最後の確認が楽になることがあります。最初のメッセージで何を聞けるかは、ポータルから来たお客様への最初の返信を扱った記事で説明しました。

お客様が来なかったとき

お客様が連絡なしに来なかったとき、責めるようなメッセージを送ると、次に連絡しにくくさせてしまうことがあります。門戸を開いておく短いメッセージが、関係を保つことにつながる場合があります。「本日はお会いできませんでしたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。ご都合のよいときに、あらためて日程を決めましょう。」

来なかったお客様の名前と日付は社内で記録しておくことができます。同じ方がその後の予約にも来ない場合は、確認が取れてから内見を確定する方法を考えることもできます。

内見後の短いフォロー

内見が終わった日にお客様へ短いメッセージを送ることは、次の内見がむだになる可能性を下げることにもつながる場合があります。お客様が部屋で気に入った点、気に入らなかった点は、次の物件を選ぶときの条件リストに加えることができます。

「本日はお時間をいただきありがとうございました、[お名前]様。お部屋で気になった点はありましたか。お聞かせいただければ、次のご提案をそれに合わせて絞り込みます。」

このフォローで、お客様が関心を失ったポイントがわかることもあります。階が高すぎたのかもしれませんし、エリアが思ったより遠かったのかもしれません。その情報は、次の内見で同じ理由による時間のむだを防ぐことにつながる場合があります。

避けたい対応と好ましい対応：内見の予約

よくある対応代わりにできること
何日も前に予約を決めたきり連絡しない前日に短い確認メッセージを送る
通りの名前だけを伝える位置情報、棟、入口を送る
入居者に直前で知らせるお客様の確認が取れ次第、入居者に伝える
内見の時間になって鍵を探す鍵の場所を事前に確認する
条件を確認せずに物件を案内するお客様の希望と物件を事前に照らし合わせる
来なかったお客様を責める丁寧なメッセージで新しい日程を提案する

内見前のチェックリスト

チェック項目理由
お客様から確認を受けたか来ないお客様のために出発するのを避けられます
位置情報と入口を送ったかお客様が待ち合わせ場所を見つけやすくなることがあります
オーナーや入居者に知らせたかドアが開かないリスクを下げられることがあります
鍵と入館の準備はできているか内見の時間に待たずに済むことがあります
物件の特徴をお客様の条件と照らし合わせたか探していない部屋を見に来てもらうことを減らせます
キャンセル時に誰へ知らせるか決まっているか入居者やオーナーがむだに待たずに済むことがあります

よくある質問

内見の予約はなぜむだになるのですか

お客様が予約を確認していない、住所がはっきりしない、オーナーや入居者が知らない、鍵の準備ができていない、物件がお客様の条件に合っていない、といった点が主な理由として挙げられます。

確認メッセージはいつ送ればよいですか

内見の前日に確認を送ると、お客様に予定を変える時間を残せます。内見当日には、位置情報と入口を入れた二通目の短いメッセージを送ることもできます。

入居中の物件の内見ではどうすればよいですか

お客様の確認が取れてから日時を入居者に伝え、見せられる部分を事前に話し合っておくことができます。契約によって変わる点については、法律の専門家の意見を聞くこともできます。

お客様が連絡なしに来なかったら何と書けばよいですか

責めることなく、お会いできなかったことと、あらためて日程を決められることを短く伝えられます。同じことが繰り返されるなら、確認が取れてから内見を確定することもできます。

内見の前に社内で何を確認すればよいですか

鍵の場所、入館の手配、お客様が尋ねそうな物件情報、お客様の条件が物件と合っているかを確認できます。

内見の予約をそのままカレンダーに残せます

お客様が夜にメッセージを送ってきても、内見についてのやり取りは始められます。Kılman不動産自動化システムでは、アシスタントがそのお客様との最初のやり取りを引き受け、探している部屋の条件を尋ね、御社の物件の中から条件に合うものを提示し、決まった内見の予定をカレンダーに記録できます。日時が文字で残っていれば、前日の確認メッセージも送りやすくなることがあります。御社に合わせた導入のしかたは、不動産自動化システムのページに詳しく載せています。

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