Ein Besichtigungstermin platzt häufig aus einem von fünf Gründen: Der Interessent hat den Termin nicht bestätigt, Adresse und Treffpunkt sind unklar, Eigentümer oder Mieter wissen nichts von der Besichtigung, Schlüssel oder Zugang sind nicht bereit, oder die Wohnung passt nicht zu dem, was der Interessent sucht. Den meisten dieser Gründe lässt sich mit einer kurzen Bestätigungsnachricht am Vortag und einer Prüfung im Büro vorbeugen. Unten finden Sie, was sich bei jedem Grund tun lässt, Beispielnachrichten und eine Checkliste für die Zeit vor der Besichtigung.
Eine geplatzte Besichtigung kostet nicht nur Zeit. Der Makler ist vielleicht schon losgefahren, der Eigentümer hat die Wohnung hergerichtet, der Mieter sich freigenommen; beim nächsten Termin dieselben Menschen um denselben Einsatz zu bitten, kann schwerer werden.
⚡ Beispielszenario: Ein Makler legt eine Besichtigung einer Mietwohnung auf Samstagnachmittag. Der Termin wurde am Mittwoch mit dem Interessenten besprochen, danach gab es keine Nachricht mehr. Der Makler wartet vor dem Haus und erreicht den Interessenten nicht. Am Abend schreibt dieser, er habe gedacht, der Termin sei erst in der Woche darauf. Unterdessen hat auch der Mieter, der zum Öffnen zu Hause geblieben ist, einen Teil des Tages umsonst eingeplant.
Fünf Situationen, in denen eine Besichtigung platzt
Der Interessent hat nicht bestätigt
Wurde der Termin Tage vorher am Telefon oder in einer kurzen Nachricht vereinbart, hat der Interessent womöglich Tag und Uhrzeit verwechselt, ihn mit einem anderen Objekt überschnitten oder es sich anders überlegt. Wird keine Bestätigung erbeten, erfährt der Makler das womöglich erst am Treffpunkt.
Adresse und Treffpunkt sind unklar
Häuser in einer Wohnanlage, gleichnamige Straßen oder Gebäude mit Zugang von der Rückseite können den Interessenten an die falsche Stelle führen. „Treffen wir uns vor dem Haus“ reicht womöglich nicht, wenn nicht gesagt wird, welcher Eingang gemeint ist.
Eigentümer oder Mieter wissen nichts davon
Eine Besichtigung in einer vermieteten Wohnung kann davon abhängen, ob die Person, die dort wohnt, Zeit hat. Erfährt der Mieter erst in letzter Minute davon, wird womöglich nicht geöffnet oder die Wohnung ist nicht vorzeigbar. Da die Bedingungen für Besichtigungen in einer vermieteten Wohnung je nach Mietvertrag unterschiedlich sein können, kann in Zweifelsfällen ein Rechtsrat sinnvoll sein.
Schlüssel oder Zugang sind nicht bereit
Ein Schlüssel, der bei einem Kollegen liegt, ein nicht informierter Pförtner am Eingang der Anlage oder ein unbekannter Türcode können die Besichtigung aufhalten, selbst wenn der Interessent pünktlich ist.
Die Wohnung passt nicht zur Suche
Hat der Interessent gesagt, dass er ein Haus mit Aufzug oder einen Stellplatz möchte, und wurde das vor der Besichtigung nicht geprüft, verliert er womöglich das Interesse, sobald er die Wohnung sieht. Eine solche Besichtigung hat zwar stattgefunden, kann vom Ergebnis her aber als vergeblich gelten.
Am Vortag: die Bestätigungsnachricht
Neben der Erinnerung an den Termin kann eine Bestätigungsnachricht dem Interessenten eine einfache Gelegenheit geben, „ich komme“ oder „ich schaffe es nicht“ zu sagen. Eine Absage am Vortag zu erfahren, kann deutlich weniger Aufwand bedeuten, als sie am Treffpunkt zu erleben.
Beispiel für eine Bestätigung
„Hallo [Name], hier ist [Makler] von [Büroname]. Wir hatten für morgen um [Uhrzeit] die Besichtigung der Wohnung in [Stadtteil] vereinbart. Passt es Ihnen weiterhin? Falls sich etwas ändert, schreiben Sie mir einfach hier.“
Beispiel für den Besichtigungstag
„Guten Morgen [Name], hier der Standort für die Besichtigung heute um [Uhrzeit]. Ich warte am Eingang [Tür/Haus] des Gebäudes. Falls unterwegs etwas dazwischenkommt, schreiben Sie mir einfach.“
Beispiel, wenn der Interessent absagt
„Danke für Ihre Nachricht, [Name]. Wenn Ihnen ein anderer Tag passt, schreiben Sie mir, dann legen wir einen neuen Termin fest. Falls inzwischen ein neues Inserat auftaucht, das zu Ihrer Suche passt, kann ich es Ihnen schicken.“
Vorbereitung mit Eigentümer und Mieter
- Bescheid geben: Tag und Uhrzeit können dem Eigentümer oder Mieter weitergegeben werden, sobald der Interessent bestätigt hat.
- Angaben zum Besuch: der Person, die dort wohnt, können der Name des Interessenten und der begleitende Makler genannt werden.
- Zustand der Wohnung: beim Mieter lässt sich vorab erfragen, welche Räume gezeigt werden können.
- Absage weitergeben: springt der Interessent ab, kann der Mieter sofort informiert werden; so wartet womöglich niemand umsonst zu Hause.
Kurzer Check im Büro am Besichtigungstag
Eine kurze Prüfung im Büro vor der Besichtigung kann einige Pannen schon vorher auffangen:
- Schlüssel: wer ihn hat und ob er vor der Besichtigung abgeholt wurde.
- Zugang: ob Wachdienst, Hausverwaltung oder Hausmeister informiert wurden.
- Objektangaben: ob der Makler Angaben dabeihat, nach denen gefragt werden könnte, etwa Hausgeld, Heizungsart oder Ausrichtung.
- Suchkriterien: ein nochmaliger Abgleich der anfänglichen Wünsche des Interessenten mit den Merkmalen der Wohnung.
Die Kriterien des Interessenten schon in den ersten Nachrichten zu klären, kann diesen letzten Check erleichtern; was sich in der ersten Nachricht fragen lässt, haben wir im Beitrag über die erste Antwort an Interessenten aus Portalen beschrieben.
Wenn der Interessent nicht kommt
Bleibt ein Interessent ohne Nachricht weg, kann eine vorwurfsvolle Nachricht es ihm schwerer machen, sich wieder zu melden. Eine kurze Nachricht, die die Tür offen lässt, kann die Beziehung schützen: „Heute hat es leider nicht geklappt, ich hoffe, es ist alles in Ordnung. Wir können gern einen neuen Tag finden, wann es Ihnen passt.“
Name und Datum eines Interessenten, der nicht gekommen ist, können im Büro notiert werden. Bleibt dieselbe Person auch späteren Terminen fern, kann es sinnvoll sein, Besichtigungen erst nach ihrer Bestätigung festzumachen.
Eine kurze Rückmeldung nach der Besichtigung
Eine kurze Nachricht an den Interessenten noch am Tag der Besichtigung kann auch das Risiko senken, dass die nächste Besichtigung platzt. Was dem Interessenten an der Wohnung gefallen hat und was nicht, kann bei der Auswahl des nächsten Inserats in die Kriterienliste einfließen.
„Danke, dass Sie sich heute Zeit genommen haben, [Name]. Gab es an der Wohnung etwas, das Sie zögern ließ? Wenn Sie es mir sagen, kann ich die nächsten Angebote danach aussuchen.“
Diese Rückmeldung kann auch zeigen, an welcher Stelle der Interessent das Interesse verloren hat: vielleicht lag die Etage zu hoch, vielleicht war das Viertel weiter weg als gedacht. Diese Information kann verhindern, dass bei der nächsten Besichtigung aus demselben Grund Zeit verloren geht.
Falsch und richtig: Besichtigungstermine
| Häufige Praxis | Was stattdessen getan werden kann |
|---|---|
| Den Termin Tage vorher besprechen und dann nicht mehr schreiben | Am Vortag eine kurze Bestätigungsnachricht senden |
| Nur den Straßennamen nennen | Standort, Haus und Eingang schicken |
| Den Mieter in letzter Minute informieren | Es dem Mieter weitergeben, sobald der Interessent bestätigt |
| Den Schlüssel erst zur Besichtigungszeit suchen | Vorher prüfen, wo der Schlüssel ist |
| Eine Wohnung zeigen, ohne die Kriterien zu prüfen | Die Wünsche des Interessenten vorher mit der Wohnung abgleichen |
| Einem Interessenten, der nicht kam, Vorwürfe machen | In einer freundlichen Nachricht einen neuen Termin anbieten |
Checkliste vor der Besichtigung
| Prüfpunkt | Warum |
|---|---|
| Hat der Interessent bestätigt | Sie fahren womöglich nicht für jemanden los, der nicht kommt |
| Wurden Standort und Eingang geschickt | Der Interessent kann den Treffpunkt leicht finden |
| Wurden Eigentümer oder Mieter informiert | Das Risiko, dass niemand öffnet, kann sinken |
| Sind Schlüssel und Zugang zur Anlage bereit | Zur Besichtigungszeit entsteht womöglich keine Wartezeit |
| Wurden die Merkmale der Wohnung mit den Kriterien abgeglichen | Der Interessent kommt womöglich nicht zu einer Wohnung, die er nicht sucht |
| Ist klar, wer bei einer Absage informiert wird | Mieter oder Eigentümer warten womöglich nicht umsonst |
Häufig gestellte Fragen
Warum platzen Besichtigungstermine
Ein nicht bestätigter Termin, eine unklare Adresse, nicht informierte Eigentümer oder Mieter, ein nicht bereitliegender Schlüssel und eine Wohnung, die nicht zu den Kriterien des Interessenten passt, können zu den Hauptgründen gezählt werden.
Wann sollte eine Bestätigungsnachricht gesendet werden
Eine Bestätigung am Vortag kann dem Interessenten Zeit lassen, seine Pläne zu ändern. Am Besichtigungstag kann eine zweite kurze Nachricht mit Standort und Eingang folgen.
Was lässt sich bei einer Besichtigung in einer vermieteten Wohnung tun
Tag und Uhrzeit können dem Mieter nach der Bestätigung des Interessenten weitergegeben und die zeigbaren Räume vorab besprochen werden. Bei Fragen, die vom Vertrag abhängen, kann eine rechtliche Einschätzung eingeholt werden.
Was schreibt man, wenn der Interessent ohne Nachricht nicht kommt
Ohne Vorwurf lässt sich kurz schreiben, dass das Treffen nicht geklappt hat, und die Tür für einen neuen Tag offen halten. Wiederholt sich das, kann die Besichtigung erst nach einer Bestätigung festgemacht werden.
Was sollte vor einer Besichtigung im Büro geprüft werden
Geprüft werden können, wo der Schlüssel liegt, ob der Zugang zur Anlage geklärt ist, welche Objektangaben der Interessent erfragen könnte und ob seine Kriterien zur Wohnung passen.
Der Besichtigungstermin kann in Ihrem Kalender landen
Ein Gespräch über eine Besichtigung kann auch beginnen, wenn der Interessent nachts schreibt. Der Assistent im Kılman Immobilien-Automatisierungssystem kann den ersten Austausch mit diesem Interessenten übernehmen, nach den Kriterien für die gesuchte Wohnung fragen, passende Inserate aus Ihrem Bestand anbieten und die vereinbarte Besichtigung in Ihrem Kalender festhalten. Wie sich die Einrichtung auf Ihr Büro zuschneiden lässt, sehen Sie auf der Seite Immobilien-Automatisierungssystem. Stehen Tag und Uhrzeit schriftlich fest, kann auch die Bestätigung am Vortag leichter fallen.
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