¿Guía escrita o enseñar trabajando?

Quien conoce el trabajo se lo enseña a otra persona haciéndolo. Unos días después vuelve a surgir la misma pregunta, y otro día la tarea se hace en otro orden. Si quien conoce el trabajo no está ese día, la pregunta puede quedar sin respuesta.

Hay dos formas habituales de pasar una tarea a otra persona: plasmarla en una guía escrita o enseñarla haciéndola a su lado. Este artículo repasa la diferencia entre ambas, las situaciones en las que cada una puede encajar, cómo pueden usarse juntas y cómo puede escribirse una guía breve; qué camino elegir puede depender del tipo de trabajo.

Dos formas de pasar una tarea

La guía escrita lleva la tarea al papel; enseñar haciendo la muestra en la práctica. En un caso, el conocimiento queda en un lugar que no depende de una persona; en el otro, se transmite en la conversación entre quien enseña y quien aprende.

Aunque los dos caminos parezcan rivales, pueden usarse juntos en el mismo negocio, incluso para la misma tarea. Cuál de ellos destaca puede depender de cuánto se repite la tarea, cuánto cambia y cuánta habilidad manual exige.

Puntos fuertes y débiles de la guía escrita

Una guía escrita puede ser una fuente a la que acudir incluso cuando no está quien conoce el trabajo. Los pasos pueden seguirse cada vez en el mismo orden, y alguien nuevo puede buscar primero la respuesta en la guía. Por otro lado, la guía puede dejar fuera gestos y pequeños detalles difíciles de poner por escrito.

La tabla muestra que los dos caminos responden a necesidades distintas; puede que uno no sustituya del todo al otro.

Puntos fuertes y débiles de enseñar haciendo

Enseñar haciendo puede permitir que quien aprende pregunte y pruebe la tarea enseguida. Las tareas que exigen habilidad manual, se hacen a ojo o cambian según la situación pueden transmitirse con más facilidad mostrándolas. A cambio, quien enseña tiene que reservar tiempo y el conocimiento puede seguir quedándose con esa persona.

Cuando quien conoce el trabajo está de vacaciones u ocupado, puede surgir la pregunta de adónde ha ido el conocimiento que solo se transmitió de palabra. Tratamos esta situación desde el punto de vista del dueño en nuestro artículo sobre qué hacer si el trabajo se detiene cuando usted no está; aquí el tema es cómo pasar una tarea a otra persona.

Qué camino puede encajar con cada tarea

Unas preguntas pueden facilitar la decisión: ¿La tarea se repite a menudo, sus pasos son fijos, exige habilidad manual o cálculo a ojo, y cuánto importa un error? En tareas con pasos fijos y frecuentes puede destacar la guía escrita, y en las que cambian según la situación, enseñar haciendo.

Cómo pasar una tarea también tiene que ver con quién la hará. Comentamos qué tareas pueden encajar con una persona y cuáles con un sistema en nuestro artículo sobre si contratar a alguien o automatizar.

Usar ambos caminos a la vez

En muchos pequeños negocios, usar los dos caminos uno tras otro puede ser una solución equilibrada. Mostrar primero la tarea y escribirla después juntos puede ayudar a conservar tanto la habilidad manual como el orden de los pasos.

Pueden destacar tres pasos.

1. Hacer la tarea juntos la primera vez

Quien aprende puede hacer la tarea por primera vez al lado de quien la conoce y preguntar en el momento por lo que no entiende. Este paso puede ayudar a ver detalles difíciles de escribir.

2. Escribir juntos los pasos

Cuando la tarea ya se ha hecho varias veces, que quien aprende escriba los pasos con sus propias palabras puede ayudar a que la guía se entienda bien. Quien conoce el trabajo puede completar lo que falte.

3. Probar la guía con otra persona

Probar la guía escrita con alguien que aún no ha hecho la tarea puede sacar a la luz pasos omitidos. Los puntos en los que se atasque pueden añadirse a la guía.

Qué puede incluir una guía breve

Una guía de trabajo no tiene por qué ser larga; unos pocos apartados pueden bastar para repetir la tarea. Una guía breve también puede tener más probabilidades de leerse.

El orden de una tarea puede cambiar con el tiempo. Por ejemplo, cuando en una reunión se añade un paso nuevo, actualizar también la guía puede evitar que se trabaje con la versión antigua; tratamos el seguimiento de los cambios hablados en reuniones en nuestro artículo sobre por qué se olvidan las tareas de reunión.

Dónde guardar la guía y cuándo revisarla

Una guía puede resultar útil cuando está donde cualquiera que la necesite puede encontrarla con facilidad. Explicamos cómo guardar las guías en una carpeta común con la misma regla de nombres en nuestro artículo sobre los errores al organizar archivos.

Conviene revisar la guía cuando la tarea cambia, cuando empieza alguien nuevo o cuando se detecta un punto en el que la gente se atasca. Las herramientas para cuando crecen las tareas y las personas se tratan en nuestra guía de automatización de formación.

Resumen

Una guía de trabajo escrita puede guardar el conocimiento en un lugar que no depende de una persona y ayudar a que la tarea se haga de forma parecida cada vez; enseñar haciendo puede destacar para transmitir la habilidad manual y los detalles que cambian según la situación. Qué camino encaja puede depender de cuánto se repite la tarea, lo fija que es y lo finos que son sus detalles. Usar los dos caminos uno tras otro y mantener una guía breve y al día en un lugar común puede ser un orden equilibrado para muchos negocios.