作業手順を書くか、そばで教えるか

仕事を知っている人が、実際にやって見せてほかの人に教えています。数日後に同じ質問がまた出て、別の日には違う順番で作業が進みます。その日に知っている人がいなければ、質問は答えのないままになることがあります。

仕事をほかの人に伝える方法として、書いた手順にまとめるか、そばでやって見せるかの二つがよく使われます。この記事では、二つの違い、それぞれが合いそうな場面、組み合わせ方、短い作業手順の書き方を取り上げます。どちらを選ぶかは仕事の種類によって変わりえます。

仕事を伝える二つの方法

書いた手順は仕事を紙に移し、そばで教えることは仕事をやって見せて伝えます。 前者では知識が人に左右されない場所に残り、後者では教える人と学ぶ人の会話の中で受け渡されます。

二つの方法は対立するように見えても、同じ事業所の、同じ仕事にさえ一緒に使えます。どちらが前に出るかは、仕事の繰り返しの多さ、変わりやすさ、手先の技量がどれほど要るかによることがあります。

書いた手順の強みと弱み

書いた手順は、仕事を知る人がいないときにも頼れる手がかりになることがあります。 毎回同じ順番で進められ、新しく来た人はまず手順書で答えを探せます。一方で、言葉にしにくい手の動きや細かな点が抜け落ちることもあります。

表からは、二つの方法が違う必要に応えていることがわかります。一方がもう一方の役目をすっかり担うとは限りません。

そばで教えることの強みと弱み

そばで教えると、学ぶ人がその場で質問し、すぐに試せることがあります。 手先の技量が要る仕事、目分量で行う仕事、状況で変わる仕事は、見せたほうが伝わりやすいことがあります。その分、教える人は時間を取る必要があり、知識はその人のもとに残り続けることもあります。

仕事を知る人が休みや手が離せないとき、口頭だけで伝えた知識がどこにあるのかという疑問が出ることがあります。この状況は経営者の立場からあなたが不在だと仕事が止まる場合の記事で説明しました。ここでのテーマは、仕事をほかの人に伝える方法です。

どの仕事にどちらが合いそうか

いくつかの問いが判断の助けになります。その仕事はよく繰り返されるか、手順は決まっているか、手先の技量や目分量が要るか、間違えたときの影響はどれほどか。手順が決まっていて繰り返しの多い仕事では書いた手順が、状況で変わる仕事ではそばで教えることが前に出ることがあります。

仕事の伝え方は、誰がその仕事をするかという問いともつながっています。どの仕事が人に、どの仕事が仕組みに向きうるかは、人を雇うべきか、自動化すべきかの記事で考えました。

二つの方法を組み合わせる

多くの小さな事業所では、二つの方法を順番に使うことが釣り合いの取れたやり方になることがあります。まず見せて、それから一緒に書くと、手先の技量と手順の順番の両方を残しやすくなります。

特に三つの手順が挙げられます。

1. 最初は一緒に作業する

学ぶ人は、最初の作業を知っている人のそばで行い、つまずいた点をその場で聞けます。この段階は、書きにくい細部に気づく助けになることがあります。

2. 手順を一緒に書く

何度か作業したあとで、学ぶ人が自分の言葉で手順を書くと、わかりやすい手順書になりやすくなります。知っている人は足りない点を補えます。

3. 別の人に手順書を試してもらう

書いた手順を、その作業をしたことのない人に試してもらうと、抜けた手順が見つかることがあります。つまずいた点は手順書に書き足せます。

短い作業手順に入れておきたいこと

作業手順は長くなくてかまいません。いくつかの項目があれば、作業を繰り返すのに足りることがあります。 短い手順書のほうが読まれやすいかもしれません。

作業の順番は時間とともに変わることがあります。たとえば会議で新しい手順が加わったとき、手順書も更新しておくと、古いやり方のまま作業するのを避けやすくなります。会議で話した変更の追い方は、会議のあとの仕事が忘れられる理由の記事で紹介しました。

手順書の置き場所と見直す時期

手順書は、必要な人が誰でもすぐ見つけられる場所にあってこそ役立つことがあります。手順書を共有フォルダに同じ名前のルールで保存する方法は、共有ファイル整理の落とし穴の記事で説明しました。

仕事が変わったとき、新しい人が加わったとき、手順書でつまずく点に気づいたときに見直すとよいでしょう。仕事や人が増えてきたときに頼れる道具は、研修・社員育成自動化ガイドで紹介しています。

まとめ

書いた作業手順は、知識を人に左右されない場所に残し、毎回似たやり方で作業する助けになることがあります。そばで教えることは、手先の技量や状況で変わる細部を伝える場面で前に出ることがあります。どちらが合うかは、仕事の繰り返しの多さ、決まり具合、細かさによって変わりえます。二つを順番に使い、短く新しい手順書を共有の場所に置くことは、多くの事業所で釣り合いの取れた形になりえます。