İş Tarifi Yazmak mı, Yanında Öğretmek mi?

İşi bilen kişi, bir başkasına işi yaparak gösteriyor. Birkaç gün sonra aynı soru yeniden soruluyor, bir başka gün iş farklı bir sırayla yapılıyor. İşi bilen kişi o gün yoksa soru cevapsız kalabiliyor.

Bir işi başkasına aktarmanın iki yaygın yolu vardır: işi yazılı bir tarife dökmek ya da yanında yaparak öğretmek. Bu yazı iki yolun farkını, her birinin uygun olabileceği durumları, ikisinin birlikte nasıl kullanılabileceğini ve kısa bir iş tarifinin nasıl yazılabileceğini ele alıyor; hangi yolun seçileceği işin türüne göre değişebilir.

Bir İşi Aktarmanın İki Yolu

Yazılı tarif işi kâğıda taşır, yanında öğretmek ise işi yaparak gösterir. Birinde bilgi kişiden bağımsız bir yerde durur; ötekinde bilgi, öğreten ile öğrenen arasındaki konuşmada aktarılır.

İki yol birbirinin rakibi gibi görünse de aynı işletmede, hatta aynı iş için birlikte kullanılabilir. Hangisinin öne çıkacağı işin ne kadar tekrarlandığına, ne kadar değiştiğine ve ne kadar el becerisi istediğine bağlı olabilir.

Yazılı Tarifin Güçlü ve Zayıf Yanları

Yazılı bir tarif, işi bilen kişi ortada yokken de başvurulabilecek bir kaynak olabilir. Adımlar her seferinde aynı sırayla izlenebilir ve yeni gelen biri soruyu önce tarifte arayabilir. Öte yandan tarif, yazıya dökülmesi zor olan el alışkanlıklarını ve küçük ayrıntıları eksik bırakabilir.

Tablo, iki yolun farklı ihtiyaçlara cevap verdiğini gösteriyor; biri diğerinin yerini tam olarak tutmayabilir.

Yanında Öğretmenin Güçlü ve Zayıf Yanları

Yanında öğretmek, öğrenenin soru sormasına ve işi hemen denemesine imkân verebilir. El becerisi isteyen, göz kararı yapılan ya da duruma göre değişen işler, gösterilerek daha kolay aktarılabilir. Buna karşılık öğretenin zaman ayırması gerekir ve bilgi yine o kişide kalmaya devam edebilir.

İşi bilen kişi izinde ya da meşgulken, yalnızca sözlü aktarılmış bilginin nereye gittiği sorusu ortaya çıkabilir. Bu durumu işletme sahibinin açısından siz yokken iş duruyorsa ne yapmalı sorusunu ele aldığımız yazıda anlattık; burada ise konu, işi bir başkasına aktarmanın yolu.

Hangi İşte Hangi Yol Daha Uygun Olabilir

Birkaç soru karar vermeyi kolaylaştırabilir: İş sık tekrarlanıyor mu, adımları sabit mi, el becerisi ya da göz kararı istiyor mu, yanlış yapıldığında sonucu ne kadar önemli? Adımları sabit ve sık tekrarlanan işlerde yazılı tarif, duruma göre değişen işlerde yanında öğretmek öne çıkabilir.

İşi nasıl aktaracağınız, işi kimin yapacağı sorusuyla da bağlantılıdır. Hangi işin bir kişiye, hangisinin bir sisteme daha uygun olabileceğini eleman mı almalıyım, otomasyon mu kurmalıyım sorusunu ele aldığımız yazıda tartıştık.

İki Yolu Birlikte Kullanmak

Birçok küçük işletmede iki yolu sırayla kullanmak dengeli bir çözüm olabilir. İşi önce göstermek, sonra birlikte yazmak, hem el becerisini hem de adımların sırasını korumaya yardım edebilir.

Üç adım öne çıkabilir.

1. İşi ilk seferde birlikte yapmak

Öğrenen, işi ilk kez öğretenin yanında yapabilir ve takıldığı yerleri o anda sorabilir. Bu adım, yazıya dökülmesi zor ayrıntıların görülmesine yardım edebilir.

2. Adımları birlikte yazmak

İş birkaç kez yapıldıktan sonra adımları öğrenenin kendi cümleleriyle yazması, tarifin anlaşılır olmasına yardım edebilir. Öğreten eksik kalan noktaları tamamlayabilir.

3. Tarifi başka biriyle denemek

Yazılan tarifi işi hiç yapmamış biriyle denemek, atlanmış adımları ortaya çıkarabilir. Takılınan yerler tarife eklenebilir.

Kısa Bir İş Tarifinde Neler Yer Almalı

İş tarifinin uzun olması gerekmez; birkaç başlık, işin yeniden yapılmasına yetebilir. Kısa bir tarifin okunma ihtimali de daha yüksek olabilir.

İşin sırası zamanla değişebilir. Örneğin bir toplantıda yeni bir adım eklendiğinde tarifin de güncellenmesi, eski hâliyle çalışılmasının önüne geçebilir; toplantıda konuşulan değişikliklerin takibini toplantıdan çıkan işlerin neden unutulduğu üzerine yazdığımız yazıda ele aldık.

Tarif Nerede Durmalı, Ne Zaman Gözden Geçirilmeli

Tarif, ihtiyaç duyan herkesin kolayca bulabileceği bir yerde durduğunda işe yarayabilir. Tarifleri ortak bir klasörde aynı ad kuralıyla saklamanın yollarını ortak dosyaları düzenlerken yapılan hatalar üzerine yazdığımız yazıda anlattık.

İş değiştiğinde, yeni biri başladığında ya da tarifte takılınan bir yer fark edildiğinde tarifi gözden geçirmek yerinde olur. İş ve kişi sayısı arttığında başvurulabilecek araçları eğitim ve çalışan gelişimi otomasyonu rehberimiz ele alıyor.

Özet

Yazılı iş tarifi, bilgiyi kişiden bağımsız bir yerde tutabilir ve işin her seferinde benzer yapılmasına yardım edebilir; yanında öğretmek ise el becerisi ve duruma göre değişen ayrıntıları aktarmada öne çıkabilir. Hangi yolun uygun olduğu, işin tekrar sıklığına, sabitliğine ve inceliğine göre değişebilir. İki yolu sırayla kullanmak ve kısa, güncel bir tarifi ortak bir yerde tutmak birçok işletme için dengeli bir düzen olabilir.