写成说明，还是手把手教

懂这项工作的人亲自做给别人看。几天后同样的问题又被问起，另一天工作又换了顺序。那天懂的人不在，问题就可能没人回答。

把工作交给别人，常见的有两种方式：写成书面说明，或在旁边边做边教。本文介绍两者的区别、各自可能适合的情况、如何结合使用，以及如何写一份简短的工作说明；选哪一种，可能要看工作的类型。

交出一项工作的两种方式

书面说明把工作写到纸上，手把手教则是边做边示范。 前者让知识留在不依赖某个人的地方；后者让知识在教的人和学的人之间的交流中传递。

两种方式看似对立，却可以在同一家店、甚至同一项工作中一起使用。哪一种更突出，可能取决于工作重复的频率、变化的程度以及需要多少手上功夫。

书面说明的长处与短处

书面说明可以在懂的人不在时，也成为可查的依据。 每次都能按同样顺序做，新来的人也可以先在说明里找答案。不过，说明可能漏掉难以用文字表达的手法和小细节。

从表中可以看到，两种方式对应不同的需要；一种未必能替代另一种。

手把手教的长处与短处

手把手教，可以让学的人当场提问、马上动手。 需要手上功夫、靠目测或随情况变化的工作，通过示范可能更容易传下去。不过，教的人要抽出时间，知识也可能仍留在这个人身上。

懂的人休假或忙不开时，只靠口头传下的知识去了哪里，就可能成为问题。这种情况我们在你不在的时候工作就停了怎么办一文中从店主的角度讲过；这里谈的是如何把工作交给别人。

哪类工作可能适合哪种方式

几个问题可以帮助判断：这项工作是否经常重复、步骤是否固定、是否需要手上功夫或目测、做错了影响多大？步骤固定且常重复的工作，书面说明可能更突出；随情况变化的工作，手把手教可能更突出。

怎么交出工作，也和由谁来做有关。哪些工作可能适合人，哪些可能适合系统，我们在该招人还是做自动化一文中讨论过。

两种方式结合使用

在许多小店里，两种方式先后使用可能是较平衡的做法。先示范再一起写下来，可以帮助同时保留手上功夫和步骤顺序。

有三个步骤值得注意。

1. 第一次一起做

学的人第一次在懂的人旁边做，遇到卡住的地方当场就问。这一步可以帮助发现难以写下的细节。

2. 一起写下步骤

做过几次后，由学的人用自己的话写下步骤，可以让说明容易看懂。懂的人可以补上遗漏的地方。

3. 请别人试用说明

请没做过这项工作的人试用写好的说明，可能发现漏掉的步骤。卡住的地方可以补进说明。

简短的工作说明可以写什么

工作说明不必很长，几个栏目可能就足以让工作被重复完成。 简短的说明也许更容易被读完。

工作顺序可能随时间变化。比如会议上加了一个新步骤，同步更新说明，可以避免仍按旧做法工作；会议上谈到的变化如何跟进，我们在会议后的任务为什么被遗忘一文中讲过。

说明放在哪里，何时重新查看

说明放在需要的人都能轻松找到的地方，才更能派上用场。如何把说明按同样的命名规则放进共享文件夹，我们在谈整理共享文件时的错误的文章里讲过。

工作变化、新人加入或发现说明里有让人卡住的地方时，最好重新查看。工作和人员变多时可以借助的工具，可参考培训与员工发展自动化指南。

小结

书面工作说明可以把知识留在不依赖个人的地方，帮助每次用相近的方式完成工作；手把手教则在传递手上功夫和随情况变化的细节时更突出。哪种方式合适，可能取决于工作的重复频率、固定程度和精细程度。两种方式先后使用，并把简短、最新的说明放在共享位置，对许多小店来说可能是较平衡的安排。