일을 글로 적을까, 옆에서 가르칠까

일을 아는 사람이 직접 해 보이며 다른 사람에게 가르칩니다. 며칠 뒤 같은 질문이 다시 나오고, 다른 날에는 일이 다른 순서로 진행됩니다. 그날 일을 아는 사람이 없으면 질문에 답이 없을 수 있습니다.

일을 다른 사람에게 넘기는 흔한 방법은 두 가지입니다. 글로 쓴 작업 안내에 담거나, 옆에서 해 보이며 가르치는 것입니다. 이 글은 두 방법의 차이, 각각이 맞을 수 있는 상황, 함께 쓰는 법, 짧은 작업 안내를 쓰는 법을 다룹니다. 어느 쪽을 고를지는 일의 종류에 따라 달라질 수 있습니다.

일을 넘기는 두 가지 방법

글로 쓴 안내는 일을 종이에 옮기고, 옆에서 가르치기는 일을 해 보이며 전합니다. 앞의 방법에서는 지식이 사람에게 기대지 않는 곳에 남고, 뒤의 방법에서는 가르치는 사람과 배우는 사람의 대화 속에서 전해집니다.

두 방법은 서로 맞서는 것처럼 보여도 같은 사업장, 심지어 같은 일에도 함께 쓸 수 있습니다. 어느 쪽이 앞에 설지는 일이 얼마나 자주 반복되는지, 얼마나 바뀌는지, 손기술이 얼마나 필요한지에 따라 달라질 수 있습니다.

글로 쓴 안내의 강점과 약점

글로 쓴 안내는 일을 아는 사람이 없을 때도 기댈 수 있는 자료가 될 수 있습니다. 단계를 매번 같은 순서로 따를 수 있고, 새로 온 사람은 먼저 안내서에서 답을 찾을 수 있습니다. 반면 말로 옮기기 어려운 손동작이나 작은 부분은 빠질 수 있습니다.

표를 보면 두 방법이 서로 다른 필요에 답한다는 것을 알 수 있습니다. 한쪽이 다른 쪽을 온전히 대신하지 못할 수도 있습니다.

옆에서 가르치기의 강점과 약점

옆에서 가르치면 배우는 사람이 그 자리에서 묻고 바로 해 볼 수 있습니다. 손기술이 필요한 일, 눈대중으로 하는 일, 상황에 따라 바뀌는 일은 보여 줄 때 더 쉽게 전해질 수 있습니다. 그 대신 가르치는 사람은 시간을 내야 하고, 지식은 여전히 그 사람에게 남을 수 있습니다.

일을 아는 사람이 휴가 중이거나 바쁠 때, 말로만 전한 지식이 어디에 있는지 묻게 될 수 있습니다. 이 상황은 사업주의 입장에서 당신이 없을 때 일이 멈춘다면을 다룬 글에서 설명했습니다. 여기서의 주제는 일을 다른 사람에게 넘기는 방법입니다.

어떤 일에 어떤 방법이 맞을 수 있을까

몇 가지 질문이 결정을 도울 수 있습니다. 그 일은 자주 반복되는가, 단계가 정해져 있는가, 손기술이나 눈대중이 필요한가, 잘못했을 때 영향은 어느 정도인가. 단계가 정해져 있고 자주 반복되는 일에는 글로 쓴 안내가, 상황에 따라 바뀌는 일에는 옆에서 가르치기가 앞에 설 수 있습니다.

일을 어떻게 넘길지는 그 일을 누가 할지와도 이어집니다. 어떤 일이 사람에게, 어떤 일이 시스템에 맞을 수 있는지는 직원을 채용할까, 자동화를 도입할까를 다룬 글에서 살펴봤습니다.

두 방법을 함께 쓰기

많은 작은 사업장에서는 두 방법을 차례로 쓰는 것이 균형 잡힌 방법이 될 수 있습니다. 먼저 보여 주고 그다음 함께 적으면 손기술과 단계의 순서를 모두 지키는 데 도움이 될 수 있습니다.

세 가지 단계가 눈에 띌 수 있습니다.

1. 처음에는 함께 일하기

배우는 사람은 처음 작업을 아는 사람 옆에서 하고, 막히는 부분을 그 자리에서 물을 수 있습니다. 이 단계는 글로 적기 어려운 세부를 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 단계를 함께 적기

몇 번 해 본 뒤 배우는 사람이 자기 말로 단계를 적으면 이해하기 쉬운 안내서가 될 수 있습니다. 일을 아는 사람은 빠진 부분을 채울 수 있습니다.

3. 다른 사람에게 안내서 시험해 보기

적은 안내서를 그 일을 해 본 적 없는 사람에게 시험해 보면 빠진 단계가 드러날 수 있습니다. 막힌 부분은 안내서에 더할 수 있습니다.

짧은 작업 안내에 담을 내용

작업 안내가 길 필요는 없습니다. 몇 가지 항목이면 일을 다시 하는 데 충분할 수 있습니다. 짧은 안내서가 더 잘 읽힐 수도 있습니다.

일의 순서는 시간이 지나며 바뀔 수 있습니다. 예를 들어 회의에서 새 단계가 더해졌을 때 안내서도 함께 고치면 옛 방식대로 일하는 것을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다. 회의에서 나온 변경을 챙기는 방법은 회의에서 나온 일이 잊히는 이유를 다룬 글에서 소개했습니다.

안내서는 어디에 두고 언제 다시 볼까

안내서는 필요한 사람 누구나 쉽게 찾을 수 있는 곳에 있을 때 쓸모가 있을 수 있습니다. 안내서를 공유 폴더에 같은 이름 규칙으로 보관하는 방법은 공유 파일 정리의 실수를 다룬 글에서 설명했습니다.

일이 바뀔 때, 새로운 사람이 들어올 때, 안내서에서 막히는 부분이 보일 때 다시 살펴보는 것이 좋습니다. 일과 사람이 늘어날 때 기댈 수 있는 도구는 교육 및 직원 개발 자동화 가이드에서 다룹니다.

요약

글로 쓴 작업 안내는 지식을 사람에게 기대지 않는 곳에 두고 일을 매번 비슷하게 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 옆에서 가르치기는 손기술과 상황에 따라 바뀌는 세부를 전할 때 앞에 설 수 있습니다. 어느 쪽이 맞는지는 일의 반복 정도, 고정된 정도, 섬세함에 따라 달라질 수 있습니다. 두 방법을 차례로 쓰고, 짧고 새로운 안내서를 공유 장소에 두는 것은 많은 사업장에 균형 잡힌 방식이 될 수 있습니다.