Arbeitsanleitung schreiben oder vormachen?

Wer die Arbeit kennt, zeigt sie einer anderen Person, indem er sie vormacht. Einige Tage später kommt dieselbe Frage wieder auf, an einem anderen Tag wird die Arbeit in anderer Reihenfolge erledigt. Ist die kundige Person an dem Tag nicht da, kann die Frage offen bleiben.

Es gibt zwei verbreitete Wege, eine Aufgabe an jemand anderen weiterzugeben: sie in einer schriftlichen Anleitung festzuhalten oder sie direkt vorzumachen. Dieser Artikel zeigt den Unterschied, die Situationen, in denen jeder Weg passen kann, wie sich beide verbinden lassen und wie eine kurze Arbeitsanleitung geschrieben werden kann; welcher Weg gewählt wird, kann von der Art der Arbeit abhängen.

Zwei Wege, eine Aufgabe weiterzugeben

Eine schriftliche Anleitung bringt die Aufgabe aufs Papier, das Vormachen zeigt sie in der Praxis. Im einen Fall liegt das Wissen an einem Ort, der nicht von einer Person abhängt; im anderen wird es im Gespräch zwischen der zeigenden und der lernenden Person weitergegeben.

Auch wenn beide Wege wie Gegensätze wirken, lassen sie sich im selben Betrieb, sogar für dieselbe Aufgabe, zusammen nutzen. Welcher in den Vordergrund tritt, kann davon abhängen, wie oft sich die Aufgabe wiederholt, wie stark sie sich ändert und wie viel Handgeschick sie verlangt.

Stärken und Schwächen der schriftlichen Anleitung

Eine schriftliche Anleitung kann eine Quelle sein, auf die man auch zurückgreifen kann, wenn die kundige Person nicht da ist. Die Schritte lassen sich jedes Mal in derselben Reihenfolge befolgen, und neue Personen können die Antwort zuerst in der Anleitung suchen. Andererseits kann eine Anleitung Handgriffe und kleine Details auslassen, die sich schwer in Worte fassen lassen.

Die Tabelle zeigt, dass beide Wege unterschiedliche Bedürfnisse abdecken; der eine kann den anderen womöglich nicht ganz ersetzen.

Stärken und Schwächen des Vormachens

Das Vormachen kann der lernenden Person ermöglichen, Fragen zu stellen und die Aufgabe gleich auszuprobieren. Aufgaben, die Handgeschick verlangen, nach Augenmaß erledigt werden oder sich je nach Lage ändern, lassen sich durch Zeigen leichter weitergeben. Dafür muss die zeigende Person Zeit einplanen, und das Wissen kann weiterhin bei ihr bleiben.

Ist die kundige Person im Urlaub oder beschäftigt, kann die Frage aufkommen, wo nur mündlich weitergegebenes Wissen geblieben ist. Diese Lage aus Sicht der Inhaberin oder des Inhabers haben wir im Beitrag darüber beschrieben, was tun, wenn ohne Sie die Arbeit stillsteht; hier geht es darum, wie eine Aufgabe an jemand anderen weitergegeben wird.

Welcher Weg zu welcher Aufgabe passen kann

Einige Fragen können die Entscheidung erleichtern: Wiederholt sich die Aufgabe oft, stehen die Schritte fest, verlangt sie Handgeschick oder Augenmaß, und wie gewichtig ist ein Fehler? Bei Aufgaben mit festen, häufig wiederholten Schritten kann die schriftliche Anleitung in den Vordergrund treten, bei Aufgaben, die sich je nach Lage ändern, das Vormachen.

Wie Sie eine Aufgabe weitergeben, hängt auch mit der Frage zusammen, wer sie erledigt. Welche Aufgabe eher zu einem Menschen und welche eher zu einem System passen kann, haben wir im Beitrag Mitarbeiter einstellen oder automatisieren besprochen.

Beide Wege zusammen nutzen

In vielen kleinen Betrieben kann es ein ausgewogener Weg sein, beide Wege nacheinander zu nutzen. Die Aufgabe zuerst vorzumachen und dann gemeinsam aufzuschreiben, kann helfen, sowohl das Handgeschick als auch die Reihenfolge der Schritte zu bewahren.

Drei Schritte können im Vordergrund stehen.

1. Die Aufgabe beim ersten Mal gemeinsam erledigen

Die lernende Person kann die Aufgabe zum ersten Mal neben der kundigen Person erledigen und bei Unklarheiten sofort fragen. Dieser Schritt kann helfen, Details sichtbar zu machen, die sich schwer aufschreiben lassen.

2. Die Schritte gemeinsam aufschreiben

Wurde die Aufgabe einige Male erledigt, kann es helfen, dass die lernende Person die Schritte in eigenen Worten aufschreibt, damit die Anleitung verständlich bleibt. Die kundige Person kann Fehlendes ergänzen.

3. Die Anleitung mit einer weiteren Person testen

Die Anleitung mit jemandem zu testen, der die Aufgabe bisher nicht erledigt hat, kann übersprungene Schritte zeigen. Stellen, an denen es hakt, lassen sich in die Anleitung aufnehmen.

Was in eine kurze Arbeitsanleitung gehört

Eine Arbeitsanleitung muss nicht lang sein; einige Überschriften können genügen, um die Aufgabe zu wiederholen. Eine kurze Anleitung wird womöglich auch eher gelesen.

Die Reihenfolge einer Aufgabe kann sich mit der Zeit ändern. Kommt zum Beispiel in einer Besprechung ein neuer Schritt hinzu, kann eine angepasste Anleitung verhindern helfen, dass mit der alten Fassung gearbeitet wird; die Nachverfolgung von Änderungen aus Besprechungen haben wir im Beitrag darüber behandelt, warum Besprechungsaufgaben liegen bleiben.

Wo die Anleitung liegen und wann sie geprüft werden sollte

Eine Anleitung kann nützen, wenn sie dort liegt, wo alle, die sie brauchen, sie leicht finden. Wie sich Anleitungen in einem gemeinsamen Ordner nach derselben Namensregel ablegen lassen, beschreiben wir im Beitrag über Fehler bei der Dateiablage im Team.

Es ist sinnvoll, die Anleitung zu prüfen, wenn sich die Aufgabe ändert, wenn jemand Neues beginnt oder wenn eine Stelle auffällt, an der es hakt. Werkzeuge für den Fall, dass Aufgaben und Personen zunehmen, behandelt unser Leitfaden zur Schulungsautomatisierung.

Zusammenfassung

Eine schriftliche Arbeitsanleitung kann Wissen an einem personenunabhängigen Ort halten und helfen, dass die Aufgabe jedes Mal ähnlich erledigt wird; das Vormachen kann bei Handgeschick und lageabhängigen Details in den Vordergrund treten. Welcher Weg passt, kann davon abhängen, wie oft sich die Aufgabe wiederholt, wie fest sie ist und wie fein ihre Details sind. Beide Wege nacheinander zu nutzen und eine kurze, aktuelle Anleitung an einem gemeinsamen Ort zu halten, kann für viele Betriebe eine ausgewogene Ordnung sein.