Los datos del propietario se llevan con más facilidad en tres capas: la persona y su contacto, el inmueble y la nota de encargo, y el estado del anuncio junto con el historial de conversaciones. En cada capa se anota solo lo que el trabajo exige, desde el principio se decide quién puede verlo y está claro qué pasa con la ficha cuando termina la operación. Con este orden, si un agente se va de vacaciones o deja la oficina, baja el riesgo de que la cartera desaparezca con él. A continuación encontrará campos de ejemplo, puntos de cuidado con los datos personales y mensajes que puede enviar a los propietarios.
Lo que sigue debe leerse como recomendaciones generales. El nombre, el teléfono, la dirección, la escritura, los datos de identidad y la cuenta bancaria del propietario son datos personales; se recomienda respetar las normas de protección de datos personales en cuanto a cómo se recogen, cuánto tiempo se conservan y con quién pueden compartirse, y consultar a un abogado cuando tenga dudas.
Por qué los datos del propietario acaban dispersos
En muchas oficinas el número del propietario está en la agenda del móvil de un agente, la fecha del encargo dentro de una carpeta y el último precio hablado en medio de un chat de WhatsApp. Con la información tan dispersa, hasta las preguntas sencillas llevan tiempo: «¿Cuándo vence el encargo de este piso?», «¿Qué precio aprobó el propietario la última vez?», «¿Quién tiene la llave?». Si la única persona que lo sabe no está ese día en la oficina, el trabajo espera. Esa misma dispersión también es un riesgo para los datos personales; cuantos más sitios guardan una copia, menos claro queda quién tiene qué.
Tres capas en la ficha
La persona y su contacto
El nombre y apellidos del propietario, un teléfono en el que se le pueda localizar y la franja en que prefiere que le llamen bastan para la mayoría de las tareas. Como la dirección del inmueble ya figura en su ficha, normalmente no hace falta anotar además el domicilio del propietario. Si se trata con un familiar o un representante en lugar del propietario, en esta capa se anota su nombre y sobre qué puede decidir.
El inmueble y la nota de encargo
En esta capa van la dirección, el tipo y las características principales del inmueble, las fechas de inicio y fin de la nota de encargo y si el encargo se dio solo a su oficina o a varias. En lugar de todos los datos de la escritura, se anota lo justo para identificar bien el inmueble; los documentos se guardan aparte, en un lugar protegido.
Estado del anuncio e historial de conversaciones
Aquí se recoge si el anuncio está publicado, el último precio aprobado por el propietario y la fecha de esa aprobación, quién tiene la llave y una nota breve y fechada de cada conversación con el propietario. Las notas se escriben con la claridad y brevedad suficientes para que el siguiente agente las entienda: quién llamó, de qué se habló, cuál es el siguiente paso.
Campos de ejemplo para la ficha
La tabla siguiente muestra los campos que pueden llevarse para un solo inmueble. Funcionan igual en una hoja de cálculo que en un programa de gestión de cartera.
| Campo | Valor de ejemplo | Quién lo ve |
|---|---|---|
| Propietario | [Nombre y apellidos] | Agente responsable, dirección de la oficina |
| Contacto | [teléfono], tardes entre semana | Agente responsable, dirección de la oficina |
| Inmueble | [barrio], piso, [número de habitaciones] | Toda la oficina |
| Encargo | Solo esta oficina, vence: [fecha] | Toda la oficina |
| Último precio aprobado | [importe], aprobado: [fecha] | Toda la oficina |
| Llave | En la oficina, responsable: [nombre del agente] | Toda la oficina |
| Nota de conversación | [fecha]: hay que repetir las fotos | Agente responsable, dirección de la oficina |
La columna «Quién lo ve» es la parte de la ficha que más se olvida. Las características y el precio del inmueble son información común de la oficina; el teléfono del propietario y las notas de conversación solo sirven a quienes llevan ese inmueble.
Quién lo ve, dónde se guarda, qué pasa al terminar
- Acceso: al contacto del propietario acceden el agente responsable y la dirección de la oficina; los demás agentes ven la información del inmueble, no la del propietario.
- Dónde se guarda: la ficha no está en móviles personales ni en aplicaciones de mensajería, sino en un único lugar común protegido con contraseña. Si hacen falta documentos como una copia del documento de identidad o una foto de la escritura, se guardan en una carpeta aparte con un acceso más restringido.
- Al terminar: cuando se completa la venta o el alquiler, o el encargo vence sin renovarse, los documentos que ya no hacen falta se borran o se devuelven al propietario. Sobre qué información conviene conservar durante un tiempo puede pedirse la opinión de un abogado.
Los datos del propietario no se abren a compradores, inquilinos ni portales. El anuncio lleva la información del inmueble; el nombre y el teléfono del propietario no entran en el texto del anuncio, en una foto ni en la descripción.
Mensajes que puede enviar al propietario
Que las conversaciones importantes con el propietario dejen un rastro escrito puede reducir más adelante los desacuerdos del tipo «yo nunca dije ese precio». Los mensajes siguientes son ejemplos breves pensados para dejar ese rastro.
Confirmar el encargo y el precio
«Hola, [Sr./Sra. Apellido]: le resumo nuestra conversación de hoy. Ha dado a nuestra oficina el encargo de venta de su piso de [dirección] hasta el [fecha de fin], y hemos acordado [importe] como precio de salida. Si hay algún error, basta con responder a este mensaje; si no, preparo el anuncio con estos datos. [Nombre del agente], [Nombre de la oficina]»
Aviso de anuncio actualizado
«Hola, [Sr./Sra. Apellido]: he actualizado el anuncio de su piso; hemos añadido fotos nuevas y la descripción queda como la hablamos. Tal como acordamos, también he incluido los datos de la plaza de garaje y el trastero; el precio no lo he cambiado. Si quiere ver el anuncio, le envío el enlace. [Nombre del agente]»
Qué evitar
- Compartir la copia del documento de identidad o una foto de la escritura en el grupo de WhatsApp de la oficina
- Guardar los datos bancarios del propietario dentro de anuncios o de conversaciones con clientes
- Dejar a la vista en las fotos del inmueble fotos familiares, sobres con la dirección o documentos personales
- Dejar abierto el acceso a las fichas a un agente que ya ha dejado la oficina
- Trasladar al anuncio o a los clientes circunstancias personales que el propietario ha contado (como deudas, un divorcio o un conflicto de herencia)
Costumbre habitual y una forma mejor
| Costumbre habitual | Una forma mejor |
|---|---|
| Llamar al propietario solo cuando llega una oferta | Avisarle brevemente cada vez que hay una visita |
| Hablar un cambio de precio por teléfono y dejarlo ahí | Confirmar el cambio con un mensaje escrito |
| Traspasar una ficha de palabra cuando cambia el agente | Pasar la ficha y las notas de conversación al nuevo agente |
| Enviar un mensaje distinto por cada pequeño cambio | Reunir los cambios en un solo mensaje |
Lista de control de fin de mes
| Comprobación | Por qué |
|---|---|
| ¿Sigue publicado algún anuncio con el encargo vencido? | Un anuncio sin encargo puede traer problemas con el propietario y con los clientes |
| ¿El precio publicado coincide con el último precio aprobado en la ficha? | A los clientes no se les da un precio que el propietario no ha aprobado |
| ¿Aparece el mismo propietario en dos fichas distintas? | La información se actualiza en un solo sitio y no hay contradicciones |
| ¿Los teléfonos de la ficha siguen funcionando? | Ante una oferta urgente se localiza a tiempo al propietario |
| ¿Hay una copia de seguridad reciente del archivo? | Si falla un dispositivo, la cartera no se pierde |
| ¿La base de inmuebles del asistente contiene solo información de los inmuebles? | Los datos del propietario no se cuelan por error en el campo que ven los clientes |
Preguntas frecuentes
¿Puede la inmobiliaria pedir al propietario una copia de su documento de identidad?
En la mayoría de los casos puede bastar con ver el documento y comprobar el nombre con la ficha. Si hay que conservar una copia, se recomienda explicar al propietario con claridad con qué fin y durante cuánto tiempo se guardará, y consultarlo con un abogado.
¿Qué hacer si un comprador quiere hablar directamente con el propietario?
El número del propietario no se comparte con el comprador sin preguntar antes al propietario. Si el propietario acepta hablar, el número se da con su consentimiento o la reunión se organiza en la oficina con el agente presente.
¿Cómo se lleva la ficha si el propietario también ha dado el encargo a otras inmobiliarias?
El problema más frecuente en ese caso es que el precio aparezca distinto según la oficina. Preguntar al propietario si comunica los cambios de precio también a las demás oficinas y anotar la respuesta en la nota de conversación puede ayudar a que no se den precios distintos a los clientes. Anotar por qué oficina llegó cada cliente también puede reducir desacuerdos posteriores.
¿Qué pasa si el propietario pide que se borren sus datos?
La petición se registra con su fecha y se borra la información que ya no hace falta. Si por un contrato u operación en curso hay datos que deben conservarse, puede pedirse a un abogado que indique cuáles son, y se explica al propietario.
¿Y si el propietario vive en el extranjero y actúa a través de un apoderado?
El nombre del apoderado, sus datos de contacto y el alcance del poder se anotan en la capa de la persona; se ve el original del poder. Se recomienda consultar a un abogado si el poder es suficiente para la venta o el alquiler.
Un asistente que presenta el inmueble al cliente, no al propietario
Este asistente forma parte del Sistema de Automatización Inmobiliaria de Kılman y trabaja con la ubicación, el número de habitaciones, el precio, los metros cuadrados y las características destacadas registradas en su base de inmuebles; al cliente solo le transmite esa información registrada y no hace suposiciones. Los datos de contacto del propietario no llegan al cliente mientras no se introduzcan en esos campos. Para el inmueble que le gusta al cliente, crea una cita y envía un correo por separado a usted y al cliente. Cómo se monta la base de inmuebles y qué campos contiene se explica en la página Sistema de Automatización Inmobiliaria.
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