Mal sahibi bilgisi en kolay üç katmanda tutulur: kişi ve iletişim bilgisi, mülk ve yetki bilgisi, ilanın durumu ile görüşme geçmişi. Her katmana yalnız işin gerektirdiği bilgi yazılır, kimin görebileceği baştan belirlenir ve iş bittiğinde kayda ne olacağı bellidir. Bu düzen kurulduğunda bir danışman izne çıktığında ya da ofisten ayrıldığında portföyün onunla birlikte kaybolma riski azalır. Aşağıda örnek kayıt alanlarını, kişisel veride dikkat edilecekleri ve mal sahibine gönderilebilecek mesajları bulabilirsiniz.
Aşağıdakiler genel öneriler olarak okunmalıdır. Mal sahibinin adı, telefonu, adresi, tapu ve kimlik bilgileri ile banka hesabı kişisel veridir; bu bilgilerin nasıl toplanacağı, ne kadar süre saklanacağı ve kimlerle paylaşılabileceği konusunda kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemelere uymanız ve emin olmadığınız noktada bir hukukçuya danışmanız önerilir.
Mal Sahibi Bilgisi Neden Dağılır
Çoğu ofiste mal sahibinin numarası danışmanın telefon rehberinde, yetki tarihi bir dosyanın arasında, son konuşulan fiyat ise bir WhatsApp yazışmasının içinde durur. Bilgi bu kadar dağınık olduğunda basit sorular bile zaman alır: "Bu dairenin yetkisi ne zaman bitiyor?", "Mal sahibi en son hangi fiyatı onayladı?", "Anahtar kimde?" Cevabı bilen tek kişi o gün ofiste değilse iş bekler. Aynı dağınıklık kişisel veri açısından da risklidir; bilgi ne kadar çok yere kopyalanırsa, kimin elinde ne olduğu o kadar belirsizleşir.
Kayıtta Üç Katman
Kişi ve iletişim bilgisi
Mal sahibinin adı soyadı, ulaşılabilecek bir telefon numarası ve tercih ettiği iletişim saati çoğu iş için yeterlidir. Mülkün adresi zaten mülk kaydında durduğu için mal sahibinin ev adresinin ayrıca yazılmasına çoğunlukla gerek olmayabilir. Mal sahibi yerine bir yakını ya da vekili ile görüşülüyorsa, o kişinin adı ve hangi konuda karar verebileceği bu katmana not edilir.
Mülk ve yetki bilgisi
Mülkün adresi, türü ve öne çıkan özellikleri, yetki belgesinin başlangıç ve bitiş tarihi, yetkinin yalnız sizin ofisinize mi yoksa birden fazla ofise mi verildiği bu katmanda yer alır. Tapu bilgisinin tamamı yerine, mülkü doğru tanımlamaya yetecek kadarı yazılır; belgelerin kendisi ayrı ve korunan bir yerde durur.
İlanın durumu ve görüşme geçmişi
İlanın yayında olup olmadığı, mal sahibinin en son onayladığı fiyat ve onay tarihi, anahtarın kimde olduğu ve mal sahibiyle yapılan her görüşmenin tarihli kısa notu burada tutulur. Not, bir sonraki danışmanın okuyup anlayacağı açıklıkta ve kısa yazılır: kim aradı, ne konuşuldu, sonraki adım ne.
Örnek Kayıt Alanları
Aşağıdaki tablo tek bir mülk için tutulabilecek alanları gösterir. Alanlar bir tablolama dosyasında da, bir portföy programında da aynı şekilde kullanılabilir.
| Alan | Örnek değer | Kim görür |
|---|---|---|
| Mal sahibi | [Ad Soyad] | Sorumlu danışman, ofis yöneticisi |
| İletişim | [telefon], hafta içi akşam | Sorumlu danışman, ofis yöneticisi |
| Mülk | [mahalle], daire, [oda sayısı] | Tüm ofis |
| Yetki | Yalnız bu ofis, bitiş: [tarih] | Tüm ofis |
| Son onaylı fiyat | [tutar], onay: [tarih] | Tüm ofis |
| Anahtar | Ofiste, [danışman adı] sorumlu | Tüm ofis |
| Görüşme notu | [tarih]: fotoğraflar yenilenecek | Sorumlu danışman, ofis yöneticisi |
"Kim görür" sütunu kaydın en çok atlanan kısmıdır. Mülkün özellikleri ve fiyatı ofisin ortak bilgisidir; mal sahibinin telefonu ve görüşme notları ise yalnız o mülkle ilgilenen kişilerin işine yarar.
Kim Görür, Nerede Durur, İş Bitince Ne Olur
- Erişim: mal sahibinin iletişim bilgisine sorumlu danışman ve ofis yöneticisi ulaşır; diğer danışmanlar mülkün bilgisini görür, mal sahibinin bilgisini görmez.
- Saklama yeri: kayıt, kişisel telefonlarda ya da yazışma uygulamalarında değil, parola ile korunan tek bir ortak yerde tutulur. Kimlik ya da tapu fotoğrafı gibi belgeler gerekiyorsa ayrı ve erişimi daha dar bir klasörde durur.
- İş bittiğinde: satış ya da kiralama tamamlandığında veya yetki yenilenmeden sona erdiğinde, artık gerekmeyen belgeler silinir ya da mal sahibine iade edilir. Hangi bilgilerin bir süre saklanması gerektiği konusunda bir hukukçunun görüşü alınabilir.
Mal sahibinin bilgisi müşteriye ya da ilan portalına açılmaz. İlanda mülkün bilgisi yer alır; mal sahibinin adı ve telefonu ilan metnine, fotoğrafın içine ya da ilanın açıklamasına girmez.
Mal Sahibine Gönderilebilecek Mesajlar
Mal sahibiyle yapılan önemli konuşmaların yazılı bir izi olması, ileride "ben bu fiyatı söylememiştim" türünden anlaşmazlıkları azaltabilir. Aşağıdaki mesajlar bu izi bırakmak için kısa tutulmuş örneklerdir.
Yetki ve fiyat teyidi
"Merhaba [Ad Bey/Hanım], bugünkü görüşmemizi özetlemek isterim: [adres] adresindeki dairenizin satışı için yetkiyi [bitiş tarihi] tarihine kadar ofisimize verdiniz, ilan fiyatı olarak [tutar] üzerinde anlaştık. Bir yanlışlık varsa bu mesaja yazmanız yeterli; yoksa ilanı bu bilgilerle hazırlıyorum. [Danışman Adı], [Ofis Adı]"
İlan güncellendi bildirimi
"Merhaba [Ad Bey/Hanım], dairenizin ilanını güncelledim: yeni fotoğraflar eklendi ve açıklama sizinle konuştuğumuz şekilde düzenlendi. Konuştuğumuz gibi otopark ve depo bilgisini de ekledim; fiyatta bir değişiklik yapmadım. Görmek isterseniz ilan bağlantısını gönderebilirim. [Danışman Adı]"
Kaçınılacaklar
- Kimlik fotokopisini ya da tapu fotoğrafını ofisin WhatsApp grubunda paylaşmak
- Mal sahibinin banka hesap bilgisini ilan ya da müşteri yazışmalarının içinde tutmak
- Mülk fotoğraflarında aile fotoğraflarını, adresli zarfları ya da kişisel belgeleri görünür bırakmak
- Ofisten ayrılan danışmanın kayıtlara erişimini açık bırakmak
- Mal sahibinin anlattığı kişisel durumları (borç, boşanma, miras anlaşmazlığı gibi) ilana ya da müşteriye aktarmak
Yaygın Alışkanlık ve Daha Doğrusu
| Yaygın alışkanlık | Daha doğrusu |
|---|---|
| Mal sahibine yalnız teklif geldiğinde dönmek | Gösterim yapıldığında kısa bir haber vermek |
| Fiyat değişikliğini telefonda konuşup bırakmak | Değişikliği yazılı bir mesajla teyit etmek |
| Danışman değiştiğinde kaydı sözlü devretmek | Kayıt ve görüşme notlarını yeni danışmana aktarmak |
| Her küçük değişiklik için ayrı mesaj atmak | Değişiklikleri tek bir mesajda toplamak |
Ay Sonu Kontrol Listesi
| Kontrol | Neden |
|---|---|
| Yetkisi dolmuş bir ilan hâlâ yayında mı | Yetkisiz ilan hem mal sahibiyle hem müşteriyle sorun çıkarabilir |
| Yayındaki fiyat, kayıttaki son onaylı fiyatla aynı mı | Müşteriye mal sahibinin onaylamadığı fiyat söylenmez |
| Aynı mal sahibi iki ayrı kayıtta görünüyor mu | Bilgi tek yerde güncellenir, çelişki çıkmaz |
| Kayıttaki telefon numaraları hâlâ ulaşılabilir mi | Acil bir teklifte mal sahibine geç kalınmaz |
| Kayıt dosyasının güncel bir yedeği var mı | Bir cihaz bozulduğunda portföy kaybolmaz |
| Asistanın ilan havuzunda yalnız mülk bilgisi mi var | Mal sahibinin bilgisi yanlışlıkla müşteriye gösterilen alana karışmaz |
Sık Sorulan Sorular
Mal sahibinden kimlik fotokopisi istenebilir mi
Çoğu durumda kimliği görmek ve adı kayıtla karşılaştırmak yeterli olabilir. Bir belgenin kopyasının saklanması gerekiyorsa, hangi amaçla ve ne kadar süre saklanacağının mal sahibine açıkça söylenmesi ve bu konuda bir hukukçuya danışılması yerinde olur.
Alıcı mal sahibiyle doğrudan görüşmek isterse ne yapılmalı
Mal sahibinin numarası, mal sahibine sorulmadan alıcıyla paylaşılmaz. Mal sahibi görüşmeyi kabul ederse numara onun onayıyla verilir ya da görüşme ofiste, danışmanın da bulunduğu bir ortamda ayarlanır.
Mal sahibi ilanı başka ofislere de verdiyse kayıt nasıl tutulur
Böyle bir durumda en sık sorun, fiyatın ofisler arasında farklı görünmesidir. Mal sahibi fiyatı değiştirdiğinde bunu diğer ofislere de bildirip bildirmediğini sormak ve cevabı görüşme notuna eklemek, müşteriye farklı fiyatlar söylenmesinin önüne geçebilir. Bir müşterinin hangi ofis aracılığıyla geldiğinin not edilmesi de sonradan doğabilecek anlaşmazlıkları azaltabilir.
Mal sahibi bilgilerinin silinmesini isterse ne yapılır
Talep tarihiyle birlikte kayda alınır ve artık gerekmeyen bilgiler silinir. Süren bir sözleşme ya da işlem nedeniyle saklanması gereken bilgiler varsa, bunun hangileri olduğu konusunda bir hukukçunun görüşü alınabilir ve mal sahibine açıklanır.
Mal sahibi yurt dışındaysa ve vekil aracılığıyla çalışılıyorsa ne yapılır
Vekilin adı, iletişim bilgisi ve vekâletin kapsamı kişi katmanına not edilir; vekâletnamenin aslı görülür. Vekâletin satış ya da kiralama için yeterli olup olmadığı konusunda bir hukukçuya danışılması önerilir.
Müşteriye mülkü anlatan asistan, mal sahibini değil
Kılman Emlak Otomasyon Sistemi'nin asistanı, ilan havuzunuza kayıtlı konum, oda sayısı, fiyat, metrekare ve öne çıkan özellikler üzerinden çalışır; müşteriye yalnızca bu kayıtlı bilgiyi aktarır, tahmin yürütmez. Mal sahibinin iletişim bilgisi bu alanlara girilmediği sürece müşteriye ulaşmaz. Beğenilen mülk için randevu oluşturur, size ve müşteriye ayrı ayrı e-posta gönderir. İlan havuzunun nasıl kurulduğu ve hangi alanları içerdiği Emlak Otomasyon Sistemi sayfasında anlatılıyor.
💬 WhatsApp'tan Teklif Alİlk görüşme ücretsizdir.