房东信息最好分三层管理：人和联系方式，房源和委托情况，房源广告状态和沟通记录。每一层只记工作需要的信息，一开始就定好谁能看到，交易结束后记录怎么处理也清清楚楚。有了这套做法，经纪人休假或离职时，房源资料跟着一起丢失的风险会降低。下面介绍记录字段示例、个人信息方面要注意的地方，以及可以发给房东的消息。
以下内容请当作一般性建议来看。房东的姓名、电话、住址、房产证、身份信息和银行账户都属于个人信息；关于这些信息如何收集、保存多久、可以与谁分享，建议遵守个人信息保护方面的规定，拿不准时向律师咨询。
房东信息为什么会散落各处
在很多门店，房东的号码存在某个经纪人的手机通讯录里，委托日期夹在文件夹中，最后谈的价格则埋在某段 WhatsApp 聊天里。信息这么分散，连简单的问题也要花时间：“这套房的委托什么时候到期？”“房东最后确认的是哪个价格？”“钥匙在谁手里？”如果唯一知道答案的人那天不在店里，工作就只能等着。同样的分散在个人信息方面也有风险：信息被复制到的地方越多，就越说不清谁手里有什么。
记录分三层
人和联系方式
房东的姓名、能联系上的电话号码和方便联系的时间，对大多数工作来说就够了。房源地址已经记在房源记录里，所以通常不需要另外记下房东的家庭住址。如果打交道的是房东的家人或代理人，就在这一层记下对方的姓名以及能就哪些事情做决定。
房源和委托情况
房源的地址、类型和主要特点，委托的起止日期，以及委托是只交给本店还是同时交给多家中介，都放在这一层。房产证上的内容不必全部照抄，只记到能准确确定房源为止；证件本身另外存放在受保护的地方。
房源广告状态和沟通记录
这里记录广告是否在线、房东最后确认的价格和确认日期、钥匙在谁手里，以及每次与房东沟通的简短带日期的备注。备注要写得清楚简短，让下一位经纪人看得懂：谁打的电话、谈了什么、下一步做什么。
记录字段示例
下表列出一套房源可以记录的字段。无论用电子表格还是房源管理软件，用法都一样。
| 字段 | 示例 | 谁能看到 |
|---|---|---|
| 房东 | [姓名] | 负责经纪人、店长 |
| 联系方式 | [电话]，工作日晚上 | 负责经纪人、店长 |
| 房源 | [小区]，住宅，[几室] | 全店 |
| 委托 | 仅本店，到期：[日期] | 全店 |
| 最近确认价格 | [金额]，确认日：[日期] | 全店 |
| 钥匙 | 在店里，负责人：[经纪人姓名] | 全店 |
| 沟通备注 | [日期]：照片需要重拍 | 负责经纪人、店长 |
“谁能看到”这一栏是记录中最常被省略的部分。房源的特点和价格是全店共享的信息；房东的电话和沟通备注只对负责这套房的人有用。
谁能看、放在哪、交易结束后怎么办
- 查看权限：房东的联系方式由负责经纪人和店长查看；其他经纪人能看到房源信息，看不到房东信息。
- 存放位置：记录不放在个人手机或聊天软件里，而是放在一个有密码保护的共用位置。如果需要身份证复印件或房产证照片之类的材料，就放进权限更小的单独文件夹。
- 交易结束后：买卖或租赁完成，或者委托到期未续，不再需要的材料就删除或还给房东。哪些信息需要保存一段时间，可以听取律师的意见。
房东信息不对买家、租客和房产平台公开。广告里写的是房源信息；房东的姓名和电话不出现在广告正文、照片或房源描述中。
可以发给房东的消息
与房东的重要沟通留下书面记录，可以减少日后“我没说过这个价”之类的分歧。下面的消息就是为留下这种记录而写的简短示例。
确认委托和价格
“[称呼]您好，把今天沟通的内容整理一下：您把位于[地址]的房子的出售委托交给我们门店，期限到[到期日]，挂牌价格定为[金额]。如有不对的地方，直接回复这条消息就行；没有问题的话，我就按这些信息准备广告。[经纪人姓名]，[门店名称]”
广告更新通知
“[称呼]您好，您房子的广告已经更新：加了新照片，描述也按我们谈的改好了。按约定我还补充了车位和储藏室的信息，价格没有改动。想看广告的话，我把链接发给您。[经纪人姓名]”
应避免的做法
- 把身份证复印件或房产证照片发到门店的 WhatsApp 群里
- 把房东的银行账户信息留在广告或与客户的聊天中
- 房源照片里露出全家福、写有地址的信封或个人文件
- 已离职经纪人的记录查看权限没有关闭
- 把房东透露的个人情况（如欠债、离婚、遗产纠纷）写进广告或告诉客户
常见习惯与更好的做法
| 常见习惯 | 更好的做法 |
|---|---|
| 只有收到报价时才联系房东 | 每次带看后简单告知一声 |
| 电话里谈了改价就此了事 | 用书面消息再确认一次 |
| 换经纪人时口头交接记录 | 把记录和沟通备注一并交给新经纪人 |
| 每个小改动单独发一条消息 | 把改动汇总成一条消息 |
月末检查清单
| 检查项 | 原因 |
|---|---|
| 委托已到期的房源广告是否还挂着 | 没有委托的广告可能同时给房东和客户带来麻烦 |
| 挂牌价格是否与记录中最近确认的价格一致 | 不会对客户报出房东没有确认的价格 |
| 同一位房东是否出现在两条记录里 | 信息只在一处更新，不会互相矛盾 |
| 记录里的电话是否还能打通 | 遇到急着出价的买家时，能及时联系到房东 |
| 记录文件是否有最新备份 | 设备坏了，房源资料也不会丢 |
| 助手的房源库里是否只有房源信息 | 房东信息不会误混进展示给客户的栏目 |
常见问题
可以向房东要身份证复印件吗？
大多数情况下，看一下证件、把姓名和记录对上可能就够了。如果需要保存复印件，建议向房东说明保存的目的和期限，并就此咨询律师。
买家想直接和房东谈怎么办？
没有先问过房东，就不把房东的号码告诉买家。房东同意的话，经其同意后再给号码，或者在门店安排见面，由经纪人在场。
房东同时委托了其他中介，记录该怎么记？
这种情况下最常见的问题是各家中介的价格不一样。问一问房东改价时是否也通知其他中介，并把回答记进沟通备注，有助于避免对客户报出不同的价格。记下客户是通过哪家中介来的，也能减少日后的分歧。
房东要求删除自己的信息怎么办？
把请求连同日期记下来，删除不再需要的信息。如果因为尚在履行的合同或交易需要保留部分信息，可以请律师说明是哪些，并向房东解释。
房东在国外、通过代理人办理怎么办？
在“人”这一层记下代理人的姓名、联系方式和授权范围，并查看委托书原件。委托书是否足以办理出售或出租，建议咨询律师。
向客户介绍房源、而不是房东的助手
Kılman 房地产自动化系统的助手，依据房源库中登记的位置、房间数、价格、面积和主要特点工作；它只把这些登记好的信息告诉客户，不做猜测。房东的联系方式只要不录入这些栏目，就不会到客户手里。客户看中某套房源时，它会创建预约，并分别给您和客户发送邮件。房源库如何搭建、包含哪些栏目，在房地产自动化系统的介绍中有说明。
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