Eigentümerdaten lassen sich am einfachsten in drei Ebenen festhalten: Person und Kontaktdaten, Objekt und Maklerauftrag, Stand des Inserats samt Gesprächsverlauf. In jede Ebene kommt nur, was die Arbeit erfordert, wer was sehen darf, wird von Anfang an festgelegt, und was mit dem Datensatz nach Abschluss geschieht, ist klar. Steht diese Ordnung, sinkt das Risiko, dass der Bestand mit ihm verschwindet, wenn ein Mitarbeiter in den Urlaub geht oder das Büro verlässt. Im Folgenden finden Sie Beispielfelder, Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten und Nachrichten, die Sie an Eigentümer senden können.
Das Folgende ist als allgemeine Empfehlung zu verstehen. Name, Telefonnummer, Anschrift, Eigentumsnachweis, Ausweisdaten und Bankverbindung des Eigentümers sind personenbezogene Daten; es empfiehlt sich, bei Erhebung, Aufbewahrungsdauer und Weitergabe dieser Angaben die Regeln zum Schutz personenbezogener Daten zu beachten und sich im Zweifel von einem Rechtsbeistand beraten zu lassen.
Warum Eigentümerdaten verstreut liegen
In vielen Büros steht die Nummer des Eigentümers im Handy eines Mitarbeiters, das Auftragsdatum in einem Ordner und der zuletzt besprochene Preis irgendwo in einem WhatsApp-Verlauf. Sind die Angaben so verstreut, dauern selbst einfache Fragen: „Wann endet der Auftrag für diese Wohnung?", „Welchen Preis hat der Eigentümer zuletzt freigegeben?", „Wer hat den Schlüssel?" Ist die einzige Person, die es weiß, an dem Tag nicht im Büro, bleibt die Arbeit liegen. Dieselbe Zerstreuung ist auch beim Datenschutz ein Risiko; je öfter Angaben kopiert werden, desto unklarer wird, wer was in der Hand hat.
Drei Ebenen im Datensatz
Person und Kontaktdaten
Vor- und Nachname, eine Telefonnummer, unter der der Eigentümer erreichbar ist, und seine bevorzugte Zeit für Rückrufe genügen für die meisten Aufgaben. Da die Objektadresse ohnehin im Objektdatensatz steht, ist die Privatanschrift des Eigentümers meist nicht zusätzlich nötig. Spricht man statt mit dem Eigentümer mit einem Angehörigen oder Bevollmächtigten, werden dessen Name und seine Entscheidungsbefugnis in dieser Ebene vermerkt.
Objekt und Maklerauftrag
Adresse, Art und wichtigste Merkmale des Objekts, Beginn und Ende des Maklerauftrags sowie die Angabe, ob der Auftrag nur Ihrem Büro oder mehreren Büros erteilt wurde, gehören in diese Ebene. Statt der vollständigen Angaben aus dem Eigentumsnachweis wird nur so viel notiert, wie zur eindeutigen Bezeichnung des Objekts nötig ist; die Unterlagen selbst liegen getrennt an einem geschützten Ort.
Stand des Inserats und Gesprächsverlauf
Ob das Inserat online ist, der zuletzt vom Eigentümer freigegebene Preis mit Datum, wer den Schlüssel hat und eine kurze, datierte Notiz zu jedem Gespräch mit dem Eigentümer stehen hier. Die Notizen werden so klar und knapp geschrieben, dass der nächste Mitarbeiter sie versteht: Wer hat angerufen, was wurde besprochen, was ist der nächste Schritt.
Beispielfelder für den Datensatz
Die folgende Tabelle zeigt Felder, die für ein einzelnes Objekt geführt werden können. Sie funktionieren in einer Tabellenkalkulation genauso wie in einem Programm zur Objektverwaltung.
| Feld | Beispielwert | Wer sieht es |
|---|---|---|
| Eigentümer | [Vor- und Nachname] | Zuständiger Mitarbeiter, Büroleitung |
| Kontakt | [Telefon], werktags abends | Zuständiger Mitarbeiter, Büroleitung |
| Objekt | [Stadtteil], Wohnung, [Zimmerzahl] | Ganzes Büro |
| Auftrag | Nur dieses Büro, Ende: [Datum] | Ganzes Büro |
| Zuletzt freigegebener Preis | [Betrag], freigegeben: [Datum] | Ganzes Büro |
| Schlüssel | Im Büro, zuständig: [Name] | Ganzes Büro |
| Gesprächsnotiz | [Datum]: Fotos werden neu gemacht | Zuständiger Mitarbeiter, Büroleitung |
Die Spalte „Wer sieht es" ist der Teil, der am häufigsten fehlt. Merkmale und Preis des Objekts sind gemeinsames Wissen des Büros; Telefonnummer des Eigentümers und Gesprächsnotizen nützen nur denen, die sich um dieses Objekt kümmern.
Wer es sieht, wo es liegt, was nach Abschluss geschieht
- Zugriff: Auf die Kontaktdaten des Eigentümers greifen der zuständige Mitarbeiter und die Büroleitung zu; andere Mitarbeiter sehen die Objektangaben, nicht aber die Angaben zum Eigentümer.
- Ablageort: Der Datensatz liegt nicht auf privaten Handys oder in Messenger-Verläufen, sondern an einem gemeinsamen, passwortgeschützten Ort. Werden Unterlagen wie eine Ausweiskopie oder ein Foto des Eigentumsnachweises gebraucht, liegen sie in einem eigenen Ordner mit engerem Zugriff.
- Nach Abschluss: Ist Verkauf oder Vermietung abgeschlossen oder endet der Auftrag ohne Verlängerung, werden nicht mehr benötigte Unterlagen gelöscht oder dem Eigentümer zurückgegeben. Welche Angaben eine Zeit lang aufbewahrt werden sollten, kann mit einem Rechtsbeistand geklärt werden.
Die Angaben zum Eigentümer werden Interessenten und Immobilienportalen nicht zugänglich gemacht. Im Inserat stehen die Angaben zum Objekt; Name und Telefonnummer des Eigentümers kommen weder in den Inseratstext noch in ein Foto oder in die Objektbeschreibung.
Nachrichten an den Eigentümer
Wenn wichtige Gespräche mit dem Eigentümer eine schriftliche Spur hinterlassen, kann das spätere Streitigkeiten der Art „Diesen Preis habe ich nie genannt" verringern. Die folgenden Nachrichten sind kurze Beispiele, die genau diese Spur hinterlassen.
Auftrag und Preis bestätigen
„Guten Tag Frau/Herr [Nachname], ich fasse unser heutiges Gespräch kurz zusammen: Sie haben unserem Büro den Auftrag zum Verkauf Ihrer Wohnung in [Adresse] bis zum [Enddatum] erteilt, und als Angebotspreis haben wir [Betrag] vereinbart. Falls etwas nicht stimmt, antworten Sie einfach auf diese Nachricht; andernfalls erstelle ich das Inserat mit diesen Angaben. [Name], [Büroname]"
Hinweis auf ein aktualisiertes Inserat
„Guten Tag Frau/Herr [Nachname], ich habe das Inserat Ihrer Wohnung aktualisiert: Neue Fotos sind hinzugekommen, und die Beschreibung wurde wie besprochen überarbeitet. Wie vereinbart habe ich auch die Angaben zu Stellplatz und Kellerraum ergänzt; am Preis habe ich nichts geändert. Wenn Sie das Inserat sehen möchten, schicke ich Ihnen gern den Link. [Name]"
Was zu vermeiden ist
- Die Ausweiskopie oder ein Foto des Eigentumsnachweises in der WhatsApp-Gruppe des Büros teilen
- Die Bankverbindung des Eigentümers in Inseraten oder in Nachrichten an Interessenten aufbewahren
- Familienfotos, adressierte Briefe oder persönliche Unterlagen auf Objektfotos sichtbar lassen
- Den Zugriff auf die Datensätze für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter offen lassen
- Persönliche Umstände, die der Eigentümer erzählt hat (etwa Schulden, eine Scheidung oder einen Erbstreit), ins Inserat oder an Interessenten weitergeben
Verbreitete Gewohnheit und der bessere Weg
| Verbreitete Gewohnheit | Der bessere Weg |
|---|---|
| Sich beim Eigentümer erst melden, wenn ein Angebot vorliegt | Nach jeder Besichtigung kurz Bescheid geben |
| Eine Preisänderung am Telefon besprechen und dabei belassen | Die Änderung mit einer schriftlichen Nachricht bestätigen |
| Beim Wechsel des Mitarbeiters einen Datensatz mündlich übergeben | Datensatz und Gesprächsnotizen an den neuen Mitarbeiter weitergeben |
| Für jede kleine Änderung eine eigene Nachricht schicken | Änderungen in einer Nachricht bündeln |
Checkliste zum Monatsende
| Prüfpunkt | Warum |
|---|---|
| Ist ein Inserat mit abgelaufenem Auftrag noch online? | Ein Inserat ohne Auftrag kann Ärger mit Eigentümer und Interessenten bringen |
| Stimmt der veröffentlichte Preis mit dem zuletzt freigegebenen Preis im Datensatz überein? | Interessenten wird kein Preis genannt, den der Eigentümer nicht freigegeben hat |
| Taucht derselbe Eigentümer in zwei getrennten Datensätzen auf? | Angaben werden an einer Stelle gepflegt, Widersprüche entstehen nicht |
| Sind die Telefonnummern im Datensatz noch erreichbar? | Bei einem dringenden Angebot erreicht man den Eigentümer rechtzeitig |
| Gibt es eine aktuelle Sicherung der Datei? | Fällt ein Gerät aus, geht der Bestand nicht verloren |
| Enthält der Objektbestand des Assistenten nur Objektangaben? | Eigentümerdaten geraten nicht versehentlich in das Feld, das Interessenten angezeigt wird |
Häufige Fragen
Darf das Büro den Eigentümer um eine Ausweiskopie bitten?
In den meisten Fällen kann es genügen, den Ausweis anzusehen und den Namen mit dem Datensatz abzugleichen. Muss eine Kopie aufbewahrt werden, empfiehlt es sich, dem Eigentümer klar zu sagen, zu welchem Zweck und wie lange, und dazu einen Rechtsbeistand zu befragen.
Was tun, wenn ein Käufer direkt mit dem Eigentümer sprechen möchte?
Die Nummer des Eigentümers wird nicht an den Käufer weitergegeben, ohne den Eigentümer vorher zu fragen. Ist der Eigentümer zum Gespräch bereit, wird die Nummer mit seiner Zustimmung weitergegeben oder das Treffen im Büro im Beisein des Mitarbeiters vereinbart.
Wie wird der Datensatz geführt, wenn der Eigentümer auch andere Büros beauftragt hat?
Das häufigste Problem ist dann, dass der Preis bei den Büros unterschiedlich erscheint. Den Eigentümer zu fragen, ob er Preisänderungen auch den anderen Büros mitteilt, und die Antwort in der Gesprächsnotiz festzuhalten, kann verhindern helfen, dass Interessenten unterschiedliche Preise hören. Zu notieren, über welches Büro ein Interessent kam, kann spätere Unstimmigkeiten ebenfalls verringern.
Was geschieht, wenn der Eigentümer die Löschung seiner Daten verlangt?
Die Anfrage wird mit Datum erfasst, und nicht mehr benötigte Angaben werden gelöscht. Müssen wegen eines laufenden Vertrags oder Geschäfts bestimmte Angaben aufbewahrt werden, kann ein Rechtsbeistand klären, welche das sind, und dies wird dem Eigentümer erläutert.
Was tun, wenn der Eigentümer im Ausland lebt und über einen Bevollmächtigten handelt?
Name, Kontaktdaten und Umfang der Vollmacht des Bevollmächtigten werden in der Personenebene vermerkt; das Original der Vollmacht wird eingesehen. Ob die Vollmacht für Verkauf oder Vermietung ausreicht, sollte mit einem Rechtsbeistand geklärt werden.
Ein Assistent, der Interessenten das Objekt vorstellt, nicht den Eigentümer
Der Assistent im Immobilien-Automatisierungssystem von Kılman arbeitet mit Lage, Zimmerzahl, Preis, Wohnfläche und den wichtigsten Merkmalen, die in Ihrem Objektbestand erfasst sind; er gibt dem Interessenten nur diese erfassten Angaben weiter und stellt keine Vermutungen an. Kontaktdaten des Eigentümers erreichen den Interessenten nicht, solange sie nicht in diese Felder eingetragen werden. Für ein Objekt, das dem Interessenten gefällt, legt er einen Termin an und sendet Ihnen und dem Interessenten je eine eigene E-Mail. Wie der Objektbestand aufgebaut ist und welche Felder er enthält, wird auf der Seite Immobilien-Automatisierungssystem erklärt.
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