집주인 정보는 세 층으로 나누어 관리하는 것이 가장 쉽습니다. 사람과 연락처, 매물과 중개 의뢰 내용, 광고 상태와 상담 기록입니다. 층마다 업무에 필요한 정보만 적고, 누가 볼 수 있는지 처음부터 정해 두며, 거래가 끝나면 기록을 어떻게 할지 분명히 합니다. 이렇게 정리해 두면 담당자가 휴가를 가거나 사무소를 떠날 때 매물 정보가 함께 사라질 위험이 줄어듭니다. 아래에서 기록 항목 예시, 개인정보에서 주의할 점, 집주인에게 보낼 수 있는 메시지를 살펴봅니다.
아래 내용은 일반적인 권장 사항으로 읽어 주세요. 집주인의 이름, 전화번호, 주소, 등기 서류, 신분 정보, 계좌 정보는 개인정보이므로, 이 정보를 어떻게 모으고 얼마나 보관하며 누구와 공유할 수 있는지에 대해서는 개인정보 보호 규정을 따르고, 확신이 서지 않으면 법률 전문가에게 문의하시기를 권합니다.
집주인 정보가 흩어지는 이유
많은 사무소에서 집주인 번호는 담당자 휴대폰 연락처에, 의뢰 날짜는 서류철 안에, 마지막으로 이야기한 가격은 WhatsApp 대화 어딘가에 있습니다. 정보가 이렇게 흩어져 있으면 간단한 질문에도 시간이 걸립니다. "이 집 의뢰 기간은 언제 끝나지?", "집주인이 마지막으로 승인한 가격이 얼마였지?", "열쇠는 누가 갖고 있지?" 답을 아는 사람이 그날 자리에 없으면 일이 멈춥니다. 같은 흩어짐은 개인정보 면에서도 위험합니다. 정보가 여러 곳에 복사될수록 누가 무엇을 갖고 있는지 알기 어려워집니다.
기록의 세 층
사람과 연락처
집주인의 이름, 연락이 닿는 전화번호, 연락받기 편한 시간이면 대부분의 업무에 충분합니다. 매물 주소는 이미 매물 기록에 있으므로 집주인의 자택 주소를 따로 적을 필요는 대개 없습니다. 집주인 대신 가족이나 대리인과 이야기한다면, 그 사람의 이름과 어떤 일까지 결정할 수 있는지를 이 층에 적어 둡니다.
매물과 중개 의뢰 내용
매물의 주소, 유형, 주요 특징, 중개 의뢰의 시작일과 종료일, 의뢰가 우리 사무소에만 맡겨졌는지 여러 사무소에 맡겨졌는지가 이 층에 들어갑니다. 등기 서류의 내용 전체 대신 매물을 정확히 특정할 만큼만 적고, 서류 자체는 따로 보호된 곳에 둡니다.
광고 상태와 상담 기록
광고가 게시 중인지, 집주인이 마지막으로 승인한 가격과 승인 날짜, 열쇠를 누가 갖고 있는지, 집주인과 나눈 대화마다 날짜를 붙인 짧은 메모가 여기에 들어갑니다. 메모는 다음 담당자가 읽고 이해할 수 있을 만큼 분명하고 짧게 씁니다. 누가 전화했는지, 무엇을 이야기했는지, 다음 단계가 무엇인지입니다.
기록 항목 예시
아래 표는 매물 하나에 대해 둘 수 있는 항목입니다. 스프레드시트에서도 매물 관리 프로그램에서도 같은 방식으로 쓸 수 있습니다.
| 항목 | 예시 값 | 볼 수 있는 사람 |
|---|---|---|
| 집주인 | [이름] | 담당 중개인, 대표 |
| 연락처 | [전화번호], 평일 저녁 | 담당 중개인, 대표 |
| 매물 | [동네], 아파트, [방 개수] | 사무소 전체 |
| 의뢰 | 우리 사무소 단독, 종료: [날짜] | 사무소 전체 |
| 최근 승인 가격 | [금액], 승인일: [날짜] | 사무소 전체 |
| 열쇠 | 사무소 보관, 담당: [중개인 이름] | 사무소 전체 |
| 상담 메모 | [날짜]: 사진 다시 찍기로 함 | 담당 중개인, 대표 |
"볼 수 있는 사람" 열은 기록에서 가장 자주 빠지는 부분입니다. 매물의 특징과 가격은 사무소가 함께 아는 정보이고, 집주인의 전화번호와 상담 메모는 그 매물을 맡은 사람에게만 필요합니다.
누가 보고, 어디에 두고, 거래가 끝나면 어떻게 하나
- 접근: 집주인 연락처는 담당 중개인과 대표가 볼 수 있고, 다른 중개인은 매물 정보는 보되 집주인 정보는 보지 않습니다.
- 보관 장소: 기록은 개인 휴대폰이나 메신저가 아니라 비밀번호로 보호되는 공용 장소 한 곳에 둡니다. 신분증 사본이나 등기 서류 사진 같은 서류가 필요하다면 접근 범위가 더 좁은 별도 폴더에 둡니다.
- 거래가 끝나면: 매매나 임대가 마무리되거나 의뢰가 연장 없이 끝나면, 더는 필요 없는 서류는 삭제하거나 집주인에게 돌려줍니다. 어떤 정보를 일정 기간 보관해야 하는지는 법률 전문가의 의견을 들어 볼 수 있습니다.
집주인 정보는 매수인, 임차인, 부동산 플랫폼에 공개하지 않습니다. 광고에는 매물 정보가 들어가고, 집주인의 이름과 전화번호는 광고 문구에도, 사진 속에도, 매물 설명에도 들어가지 않습니다.
집주인에게 보낼 수 있는 메시지
집주인과의 중요한 대화를 글로 남겨 두면 나중에 "그 가격은 말한 적 없다" 같은 다툼을 줄일 수 있습니다. 아래 메시지는 그런 기록을 남기기 위한 짧은 예시입니다.
의뢰 내용과 가격 확인
"안녕하세요, [성함] 님. 오늘 나눈 이야기를 정리해 드립니다. [주소]에 있는 집의 매매를 [종료일]까지 저희 사무소에 맡기셨고, 광고 가격은 [금액]으로 정했습니다. 틀린 부분이 있으면 이 메시지에 답장만 주시면 되고, 없으면 이 내용으로 광고를 준비하겠습니다. [중개인 이름], [사무소 이름]"
광고 수정 안내
"안녕하세요, [성함] 님. 집 광고를 수정했습니다. 새 사진을 올렸고 설명은 말씀 나눈 대로 고쳤습니다. 약속드린 대로 주차와 창고 정보도 넣었고, 가격은 바꾸지 않았습니다. 광고를 보고 싶으시면 링크를 보내 드리겠습니다. [중개인 이름]"
피해야 할 것
- 신분증 사본이나 등기 서류 사진을 사무소 WhatsApp 단체방에 올리는 것
- 집주인 계좌 정보를 광고나 고객과의 대화 안에 두는 것
- 매물 사진에 가족사진, 주소가 적힌 봉투, 개인 서류가 보이게 두는 것
- 사무소를 떠난 중개인의 기록 접근 권한을 열어 두는 것
- 집주인이 털어놓은 개인 사정(빚, 이혼, 상속 분쟁 등)을 광고나 고객에게 옮기는 것
자주 보이는 습관과 바꿔 볼 방법
| 자주 보이는 습관 | 바꿔 볼 방법 |
|---|---|
| 매수 제안이 들어왔을 때만 집주인에게 연락하기 | 집을 보여 줄 때마다 짧게 알려 주기 |
| 가격 변경을 전화로 이야기하고 끝내기 | 변경 내용을 글로 다시 확인하기 |
| 담당자가 바뀔 때 기록을 말로만 넘기기 | 기록과 상담 메모를 새 담당자에게 넘기기 |
| 작은 변경마다 메시지를 따로 보내기 | 변경 사항을 한 메시지에 모으기 |
월말 점검 목록
| 점검 항목 | 이유 |
|---|---|
| 의뢰 기간이 끝난 광고가 아직 게시되어 있지 않은가 | 의뢰 없는 광고는 집주인, 고객 모두와 문제를 일으킬 수 있습니다 |
| 게시 가격이 기록의 최근 승인 가격과 같은가 | 집주인이 승인하지 않은 가격을 고객에게 말하지 않게 됩니다 |
| 같은 집주인이 두 기록에 따로 올라 있지 않은가 | 정보를 한곳에서 고치게 되어 내용이 엇갈리지 않습니다 |
| 기록의 전화번호가 아직 연결되는가 | 급한 제안이 왔을 때 집주인에게 늦지 않게 연락할 수 있습니다 |
| 기록 파일의 최신 백업이 있는가 | 기기가 고장 나도 매물 정보를 잃지 않습니다 |
| 어시스턴트의 매물 목록에 매물 정보만 들어 있는가 | 집주인 정보가 실수로 고객에게 보이는 항목에 섞이지 않습니다 |
자주 묻는 질문
집주인에게 신분증 사본을 요청해도 되나요?
대부분은 신분증을 확인하고 이름을 기록과 대조하는 것으로 충분할 수 있습니다. 서류 사본을 보관해야 한다면 어떤 목적으로 얼마 동안 보관하는지 집주인에게 분명히 알리고, 이에 대해 법률 전문가에게 문의하는 것이 바람직합니다.
매수인이 집주인과 직접 이야기하고 싶어 하면 어떻게 하나요?
집주인에게 먼저 묻지 않고 집주인 번호를 매수인에게 알려 주지 않습니다. 집주인이 응하면 동의를 받아 번호를 전하거나, 중개인이 함께 있는 자리로 사무소에서 만남을 잡습니다.
집주인이 다른 사무소에도 매물을 맡겼다면 기록은 어떻게 하나요?
이럴 때 가장 흔한 문제는 사무소마다 가격이 다르게 보이는 것입니다. 가격을 바꿀 때 다른 사무소에도 알리는지 집주인에게 묻고 그 답을 상담 메모에 적어 두면, 고객에게 서로 다른 가격을 말하는 일을 막는 데 도움이 될 수 있습니다. 고객이 어느 사무소를 통해 왔는지 적어 두는 것도 나중의 다툼을 줄일 수 있습니다.
집주인이 자기 정보를 지워 달라고 하면 어떻게 하나요?
요청을 날짜와 함께 기록하고 더는 필요 없는 정보는 지웁니다. 진행 중인 계약이나 거래 때문에 보관해야 하는 정보가 있다면 어떤 것인지 법률 전문가의 의견을 들을 수 있으며, 이를 집주인에게 설명합니다.
집주인이 해외에 있고 대리인을 통해 진행한다면 어떻게 하나요?
대리인의 이름, 연락처, 위임 범위를 사람 층에 적고 위임장 원본을 확인합니다. 위임장이 매매나 임대에 충분한지는 법률 전문가에게 문의하시기를 권합니다.
고객에게 집주인이 아니라 매물을 소개하는 어시스턴트
Kılman 부동산 자동화 시스템의 어시스턴트는 매물 목록에 기록된 위치, 방 개수, 가격, 면적, 주요 특징을 바탕으로 움직이며, 고객에게는 이렇게 기록된 정보만 전하고 추측하지 않습니다. 집주인의 연락처는 이 항목에 입력하지 않는 한 고객에게 닿지 않습니다. 고객이 마음에 들어 한 매물에 대해서는 예약을 만들고 중개사무소와 고객에게 각각 이메일을 보냅니다. 매물 목록을 어떻게 구성하고 어떤 항목이 들어가는지는 부동산 자동화 시스템 소개에 정리되어 있습니다.
💬 WhatsApp으로 견적 받기첫 상담은 무료입니다.