Une information arrive. Vous l'écrivez d'abord sur le carnet, puis vous la reportez dans Excel, et le soir vous la saisissez dans le logiciel. La même ligne à trois endroits.
La plupart y voient du temps perdu. Ce n'est pas le vrai problème. Le vrai problème, c'est qu'un jour vous ne pourrez plus dire laquelle des trois est juste.
Cet article explique d'où vient la double saisie et comment elle se referme.
La double saisie ne vient pas de la paresse
Personne ne saisit deux fois la même information par plaisir. La double saisie apparaît en général pour combler un manque, et elle dure tant que ce manque reste ouvert.
La raison la plus fréquente est celle-ci : le logiciel ne sait pas faire quelque chose, alors un carnet ou un tableau se monte à côté. Si le logiciel émet la facture mais ne retient pas la date de livraison, la date de livraison s'écrit ailleurs.
La deuxième raison est l'accès. Si une seule personne peut utiliser le logiciel, les autres tiennent leur propre relevé. La troisième est la confiance : si le logiciel s'est trompé une fois, les gens se mettent à garder leurs copies.
Cinq endroits où naît la double saisie
Le tableau ci-dessous rassemble les cinq points les plus courants dans les petites entreprises.
| Où | Pourquoi elle naît | Le signe |
|---|---|---|
| À la prise de commande | Sur le carnet au téléphone, dans le logiciel plus tard | L'état d'une commande ne se dit pas sans le carnet |
| Dans le suivi de stock | Le logiciel compte, le dépôt tient sa propre liste | Le jour de l'inventaire les deux listes divergent |
| Dans les fiches clients | Le répertoire d'un côté, le logiciel de l'autre | Le même client figure sous deux noms différents |
| Dans les encaissements | Le relevé bancaire d'un côté, la liste de l'autre | En fin de mois personne ne sait dire qui a payé |
| Dans le suivi du personnel | Entrées et sorties sur papier, paie dans le logiciel | Un jour de congé n'apparaît pas pareil dans les deux |
Ce que ces cinq partagent, c'est ceci : aucune n'est une mauvaise habitude. Chacune a été montée pour combler ce qui manquait alors.
Pourquoi cela ne se règle pas tout seul
Le jour où elle se met en place, la double saisie paraît sans danger. Le dommage s'accumule avec le temps et arrive par trois côtés.
Dérive. Les deux relevés se séparent au bout d'un moment. L'un est mis à jour, l'autre reste. Il n'y a plus moyen de savoir lequel est à jour.
Angle mort. Personne ne lit les deux listes à la fois. Au moment de décider, vous regardez celle qui est sous la main, et ce que dit l'autre devient invisible.
Impossible à transmettre. Expliquer un système est facile ; expliquer deux systèmes et la règle tacite entre eux est difficile. C'est ainsi que le travail se rattache à une personne. Le même sujet est traité dans que faire quand le travail s'arrête en votre absence.
Trois issues
Il y a trois façons de refermer la double saisie, et chacune convient à une situation différente.
| Voie | Quand elle convient | Ce à quoi veiller |
|---|---|---|
| Fermer l'un des deux | Si l'un des relevés est vraiment superflu | Demander pourquoi il a été monté avant de le fermer |
| Automatiser le report | Si les deux servent et que l'un alimente l'autre | Choisir un sens, deux sens créent de la confusion |
| Combler le manque | Si le carnet fait ce que le logiciel ne sait pas faire | Le champ ajouté, le carnet tombe de lui-même |
La troisième voie tient en général le plus longtemps mais demande le plus de discussion. Si le carnet se ferme avant qu'on ait compris à quoi il servait, un autre apparaît en une semaine.
Trois mesures avant de commencer
Pour savoir quelle voie convient, trois mesures suffisent.
| Mesure | Comment faire | Ce qu'elle dit |
|---|---|---|
| Combien d'endroits la portent | Choisir une information et la suivre | Le compte réel dépasse souvent ce qu'on croyait |
| Laquelle est à jour | Comparer une ligne au hasard dans chaque relevé | Si elles dérivent, le problème a déjà commencé |
| Qui regarde quoi | Demander aux décideurs laquelle ils consultent | C'est là que se révèle l'angle mort |
Les trois prennent une heure environ et se font sur papier. Une mesure faite de mémoire n'est pas une mesure. La même distinction revient dans quand le suivi client sous Excel ne suffit plus.
Simplifier avant d'automatiser
La première idée devant une double saisie est de relier les deux systèmes. Parfois c'est juste, mais cela vient en second.
Cette question passe d'abord : l'un des deux relevés peut-il disparaître ? S'il le peut, aucune liaison n'est nécessaire. Construire une liaison peut revenir à rendre permanent ce qu'on aurait pu retirer.
Et une liaison porte son propre entretien. Quand un côté change, la liaison casse et personne n'en est averti. Ce risque est décrit dans pourquoi les projets d'automatisation échouent.
L'effet de la simplification sur le prix
Dans une entreprise qui porte une double saisie, le travail est plus grand que dans une autre. Il faut comparer les anciens relevés, décider lequel fait foi, et nettoyer.
C'est pourquoi mentionner votre double saisie au moment de demander un devis joue en votre faveur. Passée sous silence, le périmètre s'écrit trop court et grandit en cours de route. L'effet du périmètre sur le prix est expliqué dans deux prix pour le même travail.
En résumé
Saisir deux fois la même information n'est pas une habitude, c'est le signe d'un manque. Si le relevé se ferme avant que le manque soit trouvé, un autre prend sa place.
L'ordre est celui-ci : mesurer d'abord où et pourquoi elle naît, puis en fermer un ou combler le manque, et penser à la liaison en dernier.
Si vous envisagez d'agrandir l'équipe, recruter ou automatiser traite une question voisine.
Questions fréquentes
La double saisie est-elle forcément un problème ?
Elle ne l'est pas forcément. Un relevé de secours tenu volontairement et comparé régulièrement peut servir. Le problème naît quand les deux ne sont pas comparés et que personne ne sait lequel fait foi.
Dois-je abandonner le carnet ?
Non. Si le carnet fait quelque chose plus vite que le logiciel, il vaut la peine d'envisager d'ajouter cette fonction au logiciel. Supprimer le carnet n'est pas le but, combler le manque l'est.
Relier les deux systèmes est-il la solution ?
Parfois, mais cela vient ensuite. Il faut d'abord voir si l'un des relevés peut disparaître. La liaison elle-même est une structure qui demande de l'entretien.
Que deviennent les anciens relevés ?
Ils ne devraient pas être repris avant qu'on ait décidé lequel fait foi. Une reprise sans cette décision ne fait que déplacer la double saisie en un seul endroit.
Toute l'équipe suivra-t-elle la nouvelle organisation ?
Si le manque est comblé, en général oui. La double saisie est née d'un besoin ; le besoin satisfait, l'ancien relevé est laissé de côté tout seul.