仕事が途中で止まると見落とすこと

仕事が始まり、どこかで止まり、脇に置かれます。数日たって手をつけると、どこで止まったのかも、何を待っていたのかも思い出せません。

小さな店で仕事が途中で止まるのは日々のことです。困るのは止まったこと自体ではなく、待つあいだに残された空白のほうです。この記事では、そのとき見落とされる五つのことと、戻りやすくする素朴な控えの取り方を見ていきます。

仕事はなぜ途中で止まるのか

仕事が止まるのはたいてい狙ってのことではなく、部品や承諾、足りない情報を待っているからです。 止まること自体は落ち度ではありません。落ち度は、何を待っているのかが控えに残らないところから始まります。

下の表は、止まる理由と待つ場所、そして戻りにくくする点をまとめたものです。

1. どこで止まったかを書かない

どこで止まったかが書かれていないと、仕事に戻る人が同じ確認をもう一度することになります。 した仕事が消えるわけではありませんが、したと分からないだけで同じ手間がもう一度かかります。

脇に置くときに最後の手順と次の手順を一行で書いておくと、この繰り返しは少なくできます。一日の終わりに置く仕事について同じ習慣を一日の終わりに明日へ備える点の記事で取り上げました。ここでは、仕事そのものが止まったその場で書く控えの話です。

2. 待っている相手に伝えない

仕事が何を待っているのか聞いていない相手は、その沈黙を自分の読みで埋めます。 理由が伝わると、同じ待ち時間でも受け取り方が変わります。

伝えるのに長い説明は要りません。何を待っていて、いつ返事をするかだけで足ります。続いていくお客様との関わりのこの面は、新しいお客様と今のお客様のどちらに手間をかけるかの記事で取り上げました。

3. 取り分けた部品に印をつけない

止まった仕事の材料が共用の棚へ戻ると、その仕事が待っているあいだに別の仕事で使われることがあります。戻ってみて、待っていたものがないと分かります。

取り分けた部品を仕事の名前と一緒に置き、あとから届いた部品も同じ場所に入れると、この取り違えは少なくできます。仕事だけでなく、待っている部品にも置き場所が要ります。

4. 渡すときに止まった場所を伝えない

止まった仕事が別の人に移るとき、渡されるのは仕事の全部ではなく、止まった場所です。その場所が半分しか伝わらないと、受け取った人は初めからやり直すことになります。

引き渡しでは三つのことが前に出ます。

1. どこで止まったかを見せる

最後の手順を言葉で説明するかわりに仕事の上で見せると、受け取った人が同じところを調べ直さずにすみます。

2. 何を待っているかを伝える

どの部品、どの承諾、どの情報を、誰から待っているのかを伝えると、同じ場所でもう一度止まることが減ります。

3. 渡し方を選ぶ

短い仕事ならそばで見せる形が、繰り返す仕事なら書いた手順が向きます。この選び方は作業手順を書くか、そばで教えるかの記事で取り上げました。

5. 止まった仕事を一覧から外す

一覧から外れた止まった仕事は、誰の順番にも出てこないために長いあいだその場に残ります。 待ちの仕事を終わった仕事のように扱うと、それは静かに後ろへ下がります。

待ちの仕事のために別の一行を置くと、日々の順番から落ちるのを防げます。止まった仕事が、新しい仕事の入るあいだに後ろへ残っていく様子は急ぎの用に大事な仕事が埋もれるときの記事で取り上げました。

止まった仕事を一か所で見る

五つに共通するのは、止まった仕事が見えなくなることです。待ちの仕事を一か所に集めると、どの仕事が何を待っているかを並べて見られます。

この一覧を折に触れて見ると、待ちが長引いている仕事が前に出ます。終わった仕事を引き渡しに備える手順は仕事をお客様に引き渡す前の準備の記事で取り上げました。

まとめ

仕事が途中で止まるのはありふれたことで、あとから手間を生むのは残された空白のほうです。どこで止まったかを書き、待っている相手に伝え、取り分けた部品に印をつけ、渡すときに止まった場所を伝え、止まった仕事を一覧に残す。この五つで空白は小さくなります。待ちの仕事を一か所で見れば、どれが何を待ち、どれが長く待っているかが分かります。