Eine Arbeit beginnt, bleibt an einer Stelle stehen und wird zur Seite gelegt. Wird sie Tage später wieder aufgenommen, weiß niemand mehr, wo sie stockte und worauf sie wartete.
Im kleinen Betrieb gehört es zum Alltag, dass eine Arbeit auf halbem Weg stehen bleibt; das Ärgerliche ist nicht das Anhalten, sondern die Lücken, die dabei zurückbleiben. Dieser Beitrag geht fünf Dingen nach, die dabei übersehen werden, und einer schlichten Ordnung, die die Rückkehr erleichtert.
⚡ Beispielszenario: In einer Fahrradwerkstatt wird eines der Räder zur Seite gestellt, weil ein bestelltes Teil noch aussteht. Kommt das Teil an, landet sein Karton unter der Werkbank; in welchem Zustand das Rad zurückblieb, behält niemand im Kopf. Sobald der Mechaniker beschließt, für jede beiseitegestellte Arbeit auf einem kleinen Zettel festzuhalten, wo sie stockte und worauf sie wartet, kann die Rückkehr zu liegen gebliebenen Arbeiten leichter werden.
Warum eine Arbeit liegen bleibt
Eine Arbeit bleibt meist nicht mit Absicht liegen, sondern weil ein Teil, eine Freigabe oder eine fehlende Angabe aussteht. Das Anhalten selbst ist kein Fehler; der Fehler beginnt dort, wo nicht festgehalten wird, worauf die Arbeit wartet.
Die folgende Übersicht fasst zusammen, warum Arbeiten liegen bleiben, wo sie warten und was die Rückkehr erschwert.
| Warum es stockte | Wo die Arbeit wartet | Was die Rückkehr erschwert |
|---|---|---|
| Ein Teil oder Material steht aus | Am Rand der Werkbank | Niemand hört, dass das Teil da ist |
| Eine Freigabe des Kunden steht aus | Im Auftragsbuch | Unklar, wem es gesagt wird |
| Ein Maß oder eine Angabe fehlt | Auf einem Notizzettel | Die fehlende Angabe blieb unnotiert |
| Eine andere Arbeit ging vor | Da, wo sie liegen blieb | Wo es stockte, ist nicht mehr im Kopf |
| Wer sie begann, ist nicht da | Im Regal oder auf der Bank | Wie weit sie kam, blieb ungesagt |
1. Nicht festhalten, wo es stockte
Wird nicht festgehalten, wo es stockte, muss die Person, die zur Arbeit zurückkehrt, dieselbe Prüfung womöglich ein zweites Mal machen. Die geleistete Arbeit geht nicht verloren, doch wer nichts davon weiß, bringt dieselbe Mühe noch einmal auf.
Den letzten und den nächsten Schritt beim Beiseitelegen in eine Zeile zu schreiben, kann diese Wiederholung verringern. Dieselbe Gewohnheit für Arbeiten am Tagesende haben wir im Beitrag Punkte am Tagesende für morgen behandelt; hier wird die Notiz in dem Moment geschrieben, in dem die Arbeit selbst anhält.
2. Der wartenden Seite nichts sagen
Die Seite, die nicht hört, worauf die Arbeit wartet, füllt das Schweigen mit einer eigenen Deutung. Wird der Grund genannt, lässt dieselbe Wartezeit sich leichter einordnen.
Eine Nachricht braucht keine lange Erklärung; was aussteht und wann es Rückmeldung gibt, kann genügen. Diese Seite der laufenden Kundenbeziehung haben wir im Beitrag neue Kunden gewinnen oder bestehende halten behandelt.
3. Das beiseitegelegte Teil nicht kennzeichnen
Kommt das Material einer liegenden Arbeit zurück ins gemeinsame Regal, kann es in einer anderen Arbeit verbraucht werden, während die erste wartet. Bei der Rückkehr zeigt sich, dass das Erwartete fehlt.
Das beiseitegelegte Teil mit dem Namen der Arbeit zusammen aufzubewahren und das neu gelieferte Teil an dieselbe Stelle zu legen, kann dieses Durcheinander verringern. Nicht nur die Arbeit braucht einen Platz, auch das Teil, auf das sie wartet.
4. Beim Weitergeben die Stelle auslassen
Geht eine liegende Arbeit an jemand anderen, wird nicht die ganze Arbeit übergeben, sondern die Stelle, an der sie stockte. Wird diese Stelle unvollständig erzählt, muss die übernehmende Person womöglich von vorn beginnen.
Bei der Übergabe treten drei Dinge hervor.
1. Zeigen, wo es stockte
Den letzten Schritt an der Arbeit selbst zu zeigen statt ihn zu beschreiben, kann der übernehmenden Person ersparen, dieselbe Stelle noch einmal zu prüfen.
2. Sagen, worauf gewartet wird
Zu sagen, welches Teil, welche Freigabe oder welche Angabe aussteht und von wem sie kommt, kann verringern, dass die Arbeit an derselben Stelle erneut anhält.
3. Die Art der Übergabe wählen
Bei einer kurzen Arbeit passt das Vormachen, bei einer wiederkehrenden eine schriftliche Anleitung. Diese Wahl haben wir im Beitrag Arbeitsanleitung schreiben oder vormachen behandelt.
5. Die liegende Arbeit von der Liste nehmen
Eine liegende Arbeit, die von der Liste fällt, kann lange an ihrem Platz bleiben, weil sie in niemandes Reihenfolge auftaucht. Wird eine wartende Arbeit wie eine fertige behandelt, bleibt sie still zurück.
Eine eigene Zeile für wartende Arbeiten kann verhindern helfen, dass sie aus der täglichen Reihenfolge fallen. Wie eine angehaltene Arbeit hinter dem Hereinkommenden zurückbleiben kann, haben wir im Beitrag wenn Dringendes das Wichtige verdrängt behandelt.
Liegende Arbeiten an einem Ort sehen
Das Gemeinsame der fünf Punkte: Die liegende Arbeit wird unsichtbar. Wartende Arbeiten an einem Ort zu sammeln, kann nebeneinander zeigen, welche Arbeit worauf wartet.
| Feld der Aufzeichnung | Was hineingeschrieben wird | Was es zeigen kann |
|---|---|---|
| Name und Eigentümer der Arbeit | Wessen Arbeit, welche Arbeit | Wer auf Rückmeldung wartet |
| Wo es stockte | Der letzte getane Schritt | Wo bei der Rückkehr angeknüpft wird |
| Worauf gewartet wird | Teil, Freigabe oder Angabe | Der Grund des Wartens |
| Tag des Beiseitelegens | Das Datum der Unterbrechung | Wie lange sie schon wartet |
| Tag der letzten Rückmeldung | Das Datum des Gesprächs | Ob wieder eine Rückmeldung ansteht |
Ein Blick auf diese Liste in gewissen Abständen kann die Arbeit hervorholen, deren Wartezeit sich zieht. Die Vorbereitung einer fertigen Arbeit auf die Übergabe haben wir im Beitrag die Übergabe an den Kunden vorbereiten behandelt.
Zusammenfassung
Dass eine Arbeit auf halbem Weg anhält, ist gewöhnlich; die zurückgelassene Lücke macht später Arbeit. Festhalten, wo es stockte, der wartenden Seite Bescheid geben, das beiseitegelegte Teil kennzeichnen, bei der Übergabe die Stelle erzählen und die liegende Arbeit auf der Liste halten, kann diese Lücke kleiner machen. Wartende Arbeiten an einem Ort zu sehen, zeigt, welche worauf wartet und welche zu lange wartet.
Häufig gestellte Fragen
Was soll ich festhalten, wenn ich eine Arbeit beiseitelege?
Der letzte getane Schritt, der nächste Schritt und das, worauf gewartet wird, in einer Zeile können genügen. Diese drei Angaben ersparen der zurückkehrenden Person dieselbe Prüfung.
Muss dem Kunden gesagt werden, dass eine Arbeit wartet?
Den Grund des Wartens und den Zeitpunkt der Rückmeldung zu nennen, genügt in vielen Fällen. Eine Verzögerung, deren Grund gehört wurde, lässt sich leichter einordnen als dieselbe Stille.
Wie hält man liegende Arbeiten auf einer Liste?
Eine von der täglichen Reihenfolge getrennte Zeile für wartende Arbeiten hilft. Mit Name der Arbeit, dem Erwarteten und dem Tag des Beiseitelegens wird die Liste von selbst nachvollziehbar.
Wie bleibt das Material einer liegenden Arbeit erhalten?
Das beiseitegelegte Teil mit dem Namen der Arbeit an einer Stelle zu halten und das später gelieferte Teil dorthin zu legen, verringert das Durcheinander. So findet sich das Erwartete am Platz.
Was soll ich bei der Übergabe einer liegenden Arbeit erzählen?
Nicht die ganze Arbeit, sondern die Stelle, an der sie stockte. Zeigen, wo es stockte, sagen, worauf und auf wen gewartet wird, und die Art der Übergabe wählen, erleichtert das Weitergeben.
Machen wir Ihre wartenden Arbeiten gut sichtbar
Welche Arbeit wartet wo, worauf, wer wartet auf Rückmeldung, welche zieht sich in die Länge. Das sammeln wir gern auf einer Liste.
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