急ぎの用に大事な仕事が埋もれるとき

朝、見積もりを作ろうと机に向かいます。まず電話が鳴り、次にお客様が店先に現れ、そのあと故障の知らせが届きます。夕方になっても見積もりは半分のままです。

小さな事業者では、一日はその時々に入ってくる仕事で埋まりやすく、大事だが待てそうに見える仕事は後ろに下がることがあります。この記事では、急ぎの仕事と大事な仕事を見分け、大事な仕事に時間を作る方法を問いの形で取り上げます。

急ぎの仕事と大事な仕事はどう違うか

急ぎの仕事とはすぐの対応を待たれている仕事で、大事な仕事は事業の明日を左右しながらも待てそうに見える仕事です。 仕事が急ぎであることは、それが大事であることを意味するとは限らず、大事な仕事が静かであるために後ろへ回ることもあります。

次の表は、仕事の種類、例、扱い方をまとめたものです。

急ぎの仕事はどのように一日を埋めるか

日中に入る新しい依頼は、進めている仕事を切り、最後に届いたものへ注意を引き寄せます。 電話、メッセージ、店先のお客様が続くと、予定していた仕事に戻らないまま一日が終わることがあります。

一日が始まる前に最初の仕事が決まっていると、依頼の合間でその仕事が見失われにくくなります。翌日の最初の仕事を前日に決めることは一日の終わりに明日へ備える点を取り上げた記事で紹介しました。ここで扱うのは、日中に依頼が入ったときの判断です。

後回しにした大事な仕事はいつ急ぎになるか

待たされたままの大事な仕事は、期限が近づくにつれて急ぎの一覧へ移ることがあります。 控えを取っていないパソコンや後回しの見積もりが、思いがけない日にその日の唯一の話題になることもあります。

控えを取るような静かで大事な仕事の進め方は、パソコンが壊れる前の確認を取り上げた記事で紹介しました。後回しにした仕事に新しい日を決めることが、その仕事を忘れずにいる助けになる点は、会議のあとの仕事が忘れられる理由の記事で扱いました。

なぜどの仕事も急ぎに見えるのか

一部の仕事は急ぎだから急ぎに見えるのではなく、気づくのが遅れたために急ぎに見えます。期日が近い仕事の不足が最終日にわかると、その日は他の仕事を押しのけることがあります。

引き渡しの前に仕事を確かめ、日取りを前もってはっきりさせておくと、最後の瞬間に残る仕事を減らせる場合があります。この準備の手順は仕事をお客様に引き渡す前の準備の記事で扱いました。新しい依頼に取りかかる前に、今日中に必要かそれとも順番待ちにできるかを尋ねることも、見分けを助けます。

大事な仕事にどう時間をあてるか

大事な仕事の時間は、予定表に意識して場所を空けることで生まれる場合があります。

この時間を守るために、三つの方法が挙げられます。

1. 一日の最初の一時間をあける

一日の最初の一時間は、電話や来客がまだ増えていない時間帯になりえます。この時間を大事な仕事にあてると、その仕事が日中に後回しにされにくくなります。

2. 中断をまとめる

返事を待っているメッセージや電話を決まった時間にまとめて見ると、知らせのたびに手を止める必要を減らせます。本当に急ぐ場合のために、連絡の道を開けておけます。

3. 大事な仕事を小さく分ける

長い仕事を短い時間に収まる大きさに分けると、忙しい日でも進められます。各部分の終わりにどこまで進んだかを書いておくと、仕事に戻りやすくなります。

急ぎの仕事をどう減らせるか

急ぎの仕事の一部は、早めに気づけたはずの小さな不足に根があります。 繰り返し起きる急ぎの仕事を一覧に書くと、どれを前もって片づけられるかが見えてきます。

たとえば、同じ質問の電話に向けた答えの用意、残り少ない材料の早めの発注、決まった時期の点検などは、こうした仕事が急ぎに変わる回数を減らせます。これらの準備も、大事だが急ぎではない仕事に入りえます。

どの仕事を人に任せられるか

急ぎの仕事の一部は、仕事を知っている別の人にも任せられます。どの仕事を任せられるかを見渡すと、大事な仕事に残る時間を広げられます。

仕事を任せる前に、やり方を説明する必要が出ることもあります。書いた手順が向く場合と、そばで見せるのが向く場合については、作業手順を書くか、そばで教えるかの記事で扱いました。

まとめ

急ぎの用に大事な仕事が埋もれると、事業の明日を左右する仕事が後回しになることがあります。急ぎと大事を見分ける、気づくのが遅れて急ぎに見える仕事を減らす、大事な仕事に予定表で決まった場所を与える、中断をまとめる、いくつかの仕事を任せる、といった工夫がこの釣り合いを助けます。依頼を断るのではなく、順番に並べることで足りる場合もあります。