一日の終わりに明日へ備える六つの点

その日最後のお客様が帰るころ、電話がもう一度鳴り、一日は慌ただしく終わります。翌朝の最初の一時間が、昨日どこまで進んだかを思い出すことに費やされることもあります。

一日の最後の数分は、翌日の始まり方に影響することがあります。この記事では、小さな事業者が一日の終わりに見ておける六つの点と、それぞれが大切になりうる理由、取り組み方を紹介します。

明日の混乱は今日の終わりに始まりうる

翌朝の混乱は、前日が慌ただしく終わったことからしばしば生じることがあります。 やりかけの仕事、折り返していない電話、明日の納品は日中に頭の中で覚えておこうとしますが、朝になると一部を思い出せないこともあります。

次の表は、六つの点と、それぞれが大切になりうる理由、かかりうる時間をまとめたものです。これらの点は、たいてい数分ほど目を通すだけで取り組めます。

1. やりかけの仕事を書き留める

日中に始めて終わらなかった仕事を短いリストに書いておくと、翌日もその仕事が目に見える状態に保たれます。 やりかけの仕事を頭の中だけで覚えていると、新しい一日の忙しさの中で順番が埋もれることがあります。

どこまで進んだかと次の一歩を短く書き添えると、朝に考え直す手間を減らせる場合があります。会議で話した仕事が埋もれていく流れは会議のあとの仕事が忘れられる理由の記事で紹介しました。ここで扱うのは、一人または小さなチームが一日の終わりに自分たちの仕事を見直すことです。

2. 折り返す電話とメッセージを分けておく

出られなかった電話や返信していないメッセージを別の場所に書き留めると、折り返す相手が一か所にまとまります。 忙しい日には電話を「あとでかけ直そう」と後回しにしがちで、翌日にはその予定を思い出せないこともあります。

メモには、誰から、どんな用件で、いつ折り返すかを書けば足りる場合があります。こうした電話の記録の仕方は、出られなかった電話を取り上げた記事で紹介しました。

3. 明日渡す注文を確認する

翌日に渡す仕事を一日の終わりに確認しておくと、足りない部品や終わっていない工程に早めに気づく助けになりえます。朝になって気づいた不足は、お客様が来るまでに補えないこともあります。

このときは、注文メモ、受け渡し方法、お客様に伝えた日に目を通せば足りる場合があります。最初から抜けのない注文を受けるための工夫は、顧客の注文を受けるときの失敗を取り上げた記事で紹介しました。

4. 明日の最初の仕事を決める

明日どの仕事から始めるかを今日のうちに決めておくと、朝の最初の数分を迷いに使わずに済む助けになりえます。

この決め方では、三つの点が大切になりえます。

1. 朝いちばんに取りかかる仕事

明日の仕事の中から最初に取りかかるものを選ぶと、一日をどこから始めるかがはっきりすることがあります。納期が近い仕事がこの選択で目立つこともあります。

2. 誰がどの仕事から始めるか

小さなチームでは、朝それぞれがどの仕事から始めるかを短く話しておくと、二人が同じ仕事に向かうことを減らせる場合があります。

3. 足りない材料や情報

最初の仕事に必要な材料やお客様からの情報が足りない場合、今日のうちに書き留めておくと、朝の待ち時間を減らせる場合があります。

5. 今日のファイルをあるべき場所に置く

その日にできたファイル、写真、メモを誰でも見つけられる場所に移すことは、情報が一台の電話やパソコンだけに残らないようにする助けになりえます。 デスクトップに保存した書類やスマートフォンに残った写真は、翌日に探しても見つからないことがあります。

共有フォルダーでファイルを整理する方法は、共有ファイル整理の落とし穴を取り上げた記事で紹介しました。今日のファイルのコピーが取れているかどうかも、一日の終わりに確認できます。その確認方法はパソコンが壊れる前の確認の記事で扱いました。

6. 明日のために短いメモを残す

翌日にほかの人が仕事を始める場合や、朝に遅れる可能性がある場合は、短いメモが仕事を続ける助けになりえます。メモは、いくつかの項目からなる簡単なリストで足りる場合があります。

メモを毎日同じ場所に置いておくと、探す人が見つけやすくなる場合があります。メモを短くしておけば、一日の終わりに書くのにも時間はかからないことがあります。

まとめ

翌日の混乱は、一日が慌ただしく終わることから生じる場合があります。やりかけの仕事を書き留める、折り返す電話を分けておく、明日の納品を確認する、最初の仕事を決める、今日のファイルを置き場に移す、短いメモを残す、といった工夫が、落ち着いて一日を始める助けになりえます。どの点も数分ほど目を通すだけで取り組めます。