거래처가 대금을 늦게 지급하면?

일은 끝났고 청구서도 보냈는데 날짜만 지나갑니다. 전화를 드는 일은 부담스럽고, 관계가 상할까 봐 망설이게 됩니다. 기다리는 동안 이쪽의 지급이 줄을 서기 시작합니다.

작은 회사에서는 미수금이 가장 늦게 눈에 띄는 항목입니다. 매출은 보이고 생산도 보이지만 입금은 보이지 않습니다. 이 글은 늦게 지급하는 거래처와 어떻게 이야기할지보다, 그 대화가 필요해지기 전에 무엇을 보이게 만들 수 있는지를 다룹니다.

원인이 지급이 아닐 수 있습니다

전화하기 전에 확인할 것이 세 가지 있습니다. 먼저 청구서가 상대에게 실제로 도착했는지입니다. 메일함에서 묻힌 청구서나 잘못된 주소로 간 청구서는 생각보다 자주 보입니다. 다음은 맞는 담당자에게 갔는지입니다. 구매 부서에서 승인되지 않은 서류는 회계까지 가지 못할 수 있습니다. 세 번째는 서류 누락입니다. 거래명세서, 작업 보고, 검수 확인서를 기다리는 동안 지급 순서는 시작되지 않습니다.

이 세 가지를 확인하지 않고 거는 전화는 엉뚱한 곳에 압박을 줄 때가 있습니다. 거래처가 지급을 미루는 것이 아닐 수도 있고, 서류 절차가 아직 시작되지 않았을 수도 있습니다. 업무 범위를 처음부터 문서로 남겨 두면 이런 혼선을 줄일 수 있습니다. 같은 일에 왜 두 가지 가격이 나왔을까 글이 그 부분을 다룹니다.

보이지 않으면 관리할 수 없습니다

미수금 관리의 첫 단계는 안내가 아니라 가시성입니다. 누가, 얼마를, 며칠째 기다리는지. 이 세 가지가 한곳에 있지 않으면 관리는 기억에 맡겨지고, 기억은 가장 자주 전화하는 쪽을 떠올리지 가장 오래 기다린 쪽을 떠올리지 않습니다.

복잡한 체계는 필요 없습니다. 한 장에 들어가는 목록으로 충분한 회사가 많습니다. 거래처명, 청구일, 만기, 금액, 경과일. 이 목록이 커지면 표 계산으로는 감당하기 어려운 지점이 옵니다. 엑셀 고객 관리가 한계에 이르는 시점 글이 그 지점을 설명합니다. 목록을 주 1회 보게 되면 지연은 월말을 기다리지 않고 드러날 수 있습니다. 같은 정보를 두 곳에 입력하는 것도 이 목록을 흐트러뜨릴 수 있습니다. 같은 정보를 두 번 입력하게 되는 이유 글이 그 출처를 설명합니다.

만기가 아니라 안내일을 정하십시오

만기가 지나기를 기다리는 것이 지연의 바탕을 만듭니다. 만기 며칠 전의 짧은 연락이 미수금 대화 자체를 없애 주는 경우가 많습니다. 그 연락은 독촉이 아니라 확인이기 때문입니다.

두 번째 연락은 만기 당일에, 세 번째는 지연이 시작된 뒤에 합니다. 간격을 미리 정해 두면 전화를 걸지 말지에 대한 판단이 감정에서 벗어나 순서를 따르게 됩니다. 이 순서를 사람 손이 아니라 체계로 돌리는 이야기가 나오면 청구서와 대금 관리 자동화 글이 다음 단계를 다룹니다.

누구와 이야기할지 미리 정해 두십시오

일을 맡기는 사람과 지급하는 사람이 같지 않은 경우가 많습니다. 구매가 승인하고, 회계가 지급하고, 현장이 인수합니다. 이 셋이 각각 무엇을 기다리는지 모르면 전화할 때마다 처음부터 시작됩니다.

일을 시작할 때의 질문 하나가 이 대부분을 풀 수 있습니다. 지급은 어느 부서에서 나가는지, 주중 어느 요일에 지급하는지. 지급일이 정해진 조직이 많고, 그것을 알아 두면 불필요한 전화를 줄일 수 있습니다.

미수금 대화를 어떻게 여는가

목적은 돈을 요구하는 것이 아니라 지급이 어디서 멈췄는지 아는 것입니다. 책망이 아니라 정보로 대화를 여는 편이 결과가 빠를 때가 있습니다. 청구서 번호, 날짜, 금액, 지금까지의 연락 내역.

세 가지가 대화를 수월하게 합니다.

1. 구체적으로 이야기 꺼내기

먼저 구체적으로 말하십시오. 어느 청구서의 어느 날짜인지.

2. 해결을 묻기

다음으로 해결을 물으십시오. 언제 지급이 가능한지, 일부 지급이 가능한지.

3. 서면 기록 남기기

마지막으로 서면 기록을 남기십시오. 전화로 이야기했더라도 짧은 메일로 정리해 두면 나중에 양쪽을 지켜 줄 수 있습니다.

지연이 반복되면 구조가 바뀌어야 합니다

같은 거래처에서 지연이 반복된다면 문제는 관리가 아니라 일하는 방식에 있습니다. 이 시점에서 조건을 다시 이야기할 수 있습니다. 착수 시 선금, 일을 단계로 나누어 단계마다 지급, 또는 일정 수준을 넘으면 새 일을 받지 않는 것.

관계를 해치는 조치처럼 보일 수 있지만 반대도 가능합니다. 처음에 서면으로 정한 조건이 나중에 하는 미수금 대화보다 덜 소모적일 수 있습니다.

법적 절차로 가기 전에

법적 절차를 생각한다면 서류가 손에 있어야 합니다. 계약서 또는 수락된 견적서, 청구서, 검수 확인서, 주고받은 기록. 이것들을 모으기 전에 내딛는 걸음은 시간을 쓰게 할 수 있습니다.

이 단계에서는 변호사와 상의하는 것이 적절합니다. 여기에 쓰인 내용은 법률 자문이 아닙니다. 다만 처음부터 서류를 정리해 두는 것은 그 단계에 이르렀을 때 일을 수월하게 할 수 있습니다.

요약

미수금 관리는 전화가 아니라 가시성에서 시작합니다. 청구서, 승인, 서류를 확인하기 전에 거는 전화는 엉뚱한 곳에 압박을 주기 쉽습니다. 누가 얼마를 며칠째 기다리는지 한 장에서 보이고, 안내가 만기 전부터 정해진 순서로 시작되고, 지급하는 부서를 처음부터 알고 있다면 미수금 대화는 필요 없어지는 경우가 많습니다. 같은 거래처에서 지연이 반복된다면 문제는 관리가 아니라 일하는 방식에 있고, 그 시점에서 조건을 다시 이야기할 수 있습니다. 일 자체가 어디서 멈추는지 보려면 당신이 없을 때 일이 멈춘다면 글도 도움이 될 수 있습니다.