같은 것을 왜 두 번 입력할까?

정보 하나가 들어옵니다. 먼저 수첩에 적고, 다음에 엑셀로 옮기고, 저녁에 프로그램에 입력합니다. 같은 한 줄이 세 군데에.

대부분은 이것을 시간 낭비로 봅니다. 진짜 문제는 거기가 아닙니다. 진짜 문제는 언젠가 셋 중 어느 것이 맞는지 알 수 없게 된다는 점입니다.

이 글은 중복 입력이 어디서 생기고 어떻게 닫히는지에 대한 것입니다.

중복 입력은 게으름에서 생기지 않는다

같은 정보를 즐거워서 두 번 넣는 사람은 없습니다. 중복 입력은 대개 어떤 빈자리를 메우려고 생기고, 그 빈자리가 메워지지 않는 한 이어집니다.

가장 흔한 이유는 이렇습니다. 시스템이 못 하는 일이 있어서 그 옆에 수첩이나 표가 놓입니다. 시스템이 계산서는 발행하는데 납품일은 담지 못한다면, 납품일은 다른 곳에 적힙니다.

두 번째 이유는 접근입니다. 시스템을 한 사람만 쓸 수 있다면 나머지는 자기 기록을 만듭니다. 세 번째는 신뢰입니다. 시스템이 한 번이라도 틀렸다면 사람들은 자기 사본을 지니기 시작합니다.

중복 입력이 생기는 다섯 자리

아래 표는 작은 회사에서 가장 자주 보이는 다섯 지점을 모은 것입니다.

다섯의 공통점은 이것입니다. 어느 것도 나쁜 습관이 아닙니다. 저마다 그때 부족했던 무언가를 메우려고 놓였습니다.

저절로 사라지지 않는 이유

놓인 날의 중복 입력은 해가 없어 보입니다. 해는 시간과 함께 쌓이고 세 방향에서 옵니다.

어긋남. 두 기록은 얼마 지나면 갈라집니다. 하나는 갱신되고 다른 하나는 남습니다. 어느 쪽이 최신인지 알 길이 없어집니다.

사각지대. 두 목록을 한꺼번에 읽는 사람은 없습니다. 판단할 때 손에 잡히는 쪽을 보고, 다른 쪽에 적힌 것은 보이지 않게 됩니다.

넘겨주기 어려움. 한 체계를 설명하기는 쉽고, 두 체계와 그 사이의 말없는 규칙을 설명하기는 어렵습니다. 그래서 일이 사람에게 묶입니다. 같은 이야기는 당신이 없을 때 일이 멈춘다면에서 다룹니다.

세 가지 출구

중복 입력을 닫는 길은 셋이고, 저마다 다른 상황에 맞습니다.

세 번째 길이 대개 가장 오래갑니다. 다만 가장 많은 대화를 요구합니다. 수첩이 무엇을 위해 있었는지 모른 채 닫으면 한 주 안에 새 수첩이 생깁니다.

시작 전 세 가지 재기

어느 길이 맞는지 알려면 세 가지를 재면 충분합니다.

셋 다 한 시간쯤 걸리고 종이 위에서 하는 것이 좋습니다. 기억으로 한 재기는 재기가 아닙니다. 같은 구분은 엑셀 고객 관리가 한계에 이르는 시점에서도 나옵니다.

자동으로 만들기 전에 단순하게

중복 입력을 보면 가장 먼저 떠오르는 것은 두 체계를 잇는 일입니다. 그것이 맞을 때도 있지만 순서로는 두 번째입니다.

먼저 답해야 할 물음은 이것입니다. 두 기록 중 하나가 사라질 수 있을까요? 사라질 수 있다면 이을 필요가 없습니다. 잇는 일은 뺄 수 있었던 것을 눌러앉히는 일이 되기도 합니다.

그리고 이음새에도 나름의 보수가 따릅니다. 한쪽이 바뀌면 이음새가 끊어지고 아무도 알아채지 못합니다. 이 위험은 자동화 프로젝트가 실패하는 이유에서 다룹니다.

단순하게 만드는 일이 가격에 미치는 영향

중복 입력을 안고 있는 회사에서는 일이 그렇지 않은 회사보다 큽니다. 옛 기록을 견주고, 어느 쪽을 맞는 것으로 볼지 정하고, 정리해야 하기 때문입니다.

그래서 견적을 받을 때 중복 입력 상황을 말하는 편이 본인에게 이롭습니다. 말하지 않으면 범위가 짧게 적히고 일 도중에 커집니다. 범위가 가격에 미치는 영향은 같은 일에 왜 두 가지 가격이 나왔을까에서 다룹니다.

요약

같은 정보를 두 번 넣는 일은 습관이 아니라 빈자리의 표시입니다. 빈자리를 찾기 전에 기록을 닫으면 그 자리에 새것이 들어섭니다.

순서는 이렇습니다. 먼저 어디서 왜 생기는지 재고, 그다음 하나를 닫거나 빈자리를 메우고, 이음새는 맨 나중에 생각합니다.

사람을 늘리는 일을 생각하고 계신다면 직원을 채용할까, 자동화를 도입할까가 이웃한 물음을 다룹니다.