Приходит сведение. Сначала вы записываете его в тетрадь, потом переносите в Excel, а вечером вводите в программу. Одна и та же строка в трёх местах.
Большинство считает это потерей времени. Настоящая беда не в этом. Настоящая беда в том, что однажды вы не сможете сказать, какая из трёх записей верна.
Эта статья о том, откуда берётся двойной учёт и как он закрывается.
Двойной учёт рождается не от лени
Никто не вводит одно и то же дважды ради удовольствия. Двойной учёт обычно появляется, чтобы закрыть нехватку, и держится, пока эта нехватка открыта.
Самая частая причина такая: система чего-то не умеет, и рядом с ней заводится тетрадь или таблица. Если система выписывает счёт, но не хранит дату поставки, дата поставки записывается в другом месте.
Вторая причина доступ. Если системой может пользоваться только один человек, остальные ведут свои записи. Третья доверие: если система однажды ошиблась, люди начинают хранить собственные копии.
Пять мест, где рождается двойной учёт
Таблица ниже собирает пять точек, которые чаще всего встречаются в небольших компаниях.
| Где | Почему рождается | Признак |
|---|---|---|
| При приёме заказа | По телефону в тетрадь, в систему позже | Состояние заказа не назвать, не заглянув в тетрадь |
| В учёте остатков | Программа считает, склад ведёт свой список | В день пересчёта два списка расходятся |
| В данных клиентов | Телефонная книга отдельно, система отдельно | Один клиент записан под двумя разными именами |
| В поступлениях | Выписка отдельно, список поступлений отдельно | В конце месяца никто не скажет, кто заплатил |
| В учёте персонала | Приход и уход на бумаге, расчёт в программе | День отпуска выглядит по-разному в двух записях |
Общее у этих пяти вот что: ни одна не дурная привычка. Каждая заведена, чтобы закрыть то, чего тогда не хватало.
Почему само не проходит
В день заведения двойной учёт выглядит безобидно. Ущерб копится со временем и приходит с трёх сторон.
Расхождение. Две записи через время расходятся. Одну обновляют, другая остаётся. Понять, какая свежая, уже нечем.
Слепое пятно. Никто не читает оба списка сразу. Решая, вы смотрите на тот, что под рукой, и написанное в другом становится невидимым.
Непередаваемость. Объяснить одну систему легко, объяснить две системы и негласное правило между ними трудно. Так работа привязывается к человеку. Тот же вопрос разобран в материале что делать, если без вас работа останавливается.
Три выхода
Закрыть двойной учёт можно тремя способами, и каждый подходит своей ситуации.
| Путь | Когда подходит | На что смотреть |
|---|---|---|
| Закрыть одну из двух | Если одна из записей действительно лишняя | До закрытия спросить, зачем её завели |
| Автоматизировать перенос | Если нужны обе и одна питает другую | Выбрать одно направление, два рождают путаницу |
| Закрыть нехватку | Если тетрадь делает то, чего система не умеет | С добавлением поля в систему тетрадь отпадает сама |
Третий путь обычно держится дольше всех, но требует больше разговоров. Если тетрадь закрыть до того, как понято, зачем она была, через неделю появится новая.
Три измерения перед началом
Чтобы понять, какой путь подходит, хватает трёх измерений.
| Измерение | Как делается | О чём говорит |
|---|---|---|
| Во скольких местах хранится | Выбрать одно сведение и пройти за ним | Настоящее число обычно выше ожидаемого |
| Какая свежая | Сравнить случайную строку из каждой записи | Если расходятся, беда уже началась |
| Кто на что смотрит | Спросить у решающих, какой они пользуются | Здесь и выходит слепое пятно |
Все три занимают около часа и делаются на бумаге. Измерение по памяти измерением не считается. То же различие встречается в материале когда Excel перестаёт справляться с учётом клиентов.
Упростить прежде, чем автоматизировать
Первое, что приходит в голову при виде двойного учёта, связать две системы. Иногда это верно, но идёт вторым.
Сначала стоит ответить на вопрос: может ли одна из двух записей исчезнуть? Если может, связка не нужна. Строить связку иногда значит делать постоянным то, что можно было убрать.
И у связки есть своё обслуживание. Когда одна сторона меняется, связка рвётся и никто об этом не узнаёт. Этот риск описан в материале почему проекты автоматизации терпят неудачу.
Как упрощение влияет на цену
В компании с двойным учётом работа больше, чем в компании без него. Нужно сравнить старые записи, решить, какая считается верной, и прибраться.
Поэтому упомянуть о двойном учёте при запросе предложения вам на пользу. Если о нём промолчать, объём запишут короче и он вырастет по ходу. Как объём влияет на цену, рассказано в материале почему одна работа получила две цены.
Коротко
Вводить одно и то же дважды это не привычка, а признак нехватки. Если запись закрыть до того, как нехватка найдена, её место займёт новая.
Порядок такой: сначала измерить, где и почему она рождается, затем закрыть одну или закрыть нехватку, и только потом думать о связке.
Если вы думаете о расширении команды, соседний вопрос разобран в материале нанять сотрудника или настроить автоматизацию.
Частые вопросы
Двойной учёт непременно беда?
Так быть не обязано. Сознательно ведомая и регулярно сверяемая запасная запись может быть полезной. Беда начинается там, где две записи не сверяют и никто не знает, какая верна.
Обязательно ли отказываться от тетради?
Не обязательно. Если тетрадь делает что-то быстрее системы, стоит обсудить добавление этой возможности в систему. Цель не убрать тетрадь, а закрыть нехватку.
Связать две системы это решение?
Иногда да, но идёт позже. Сначала стоит посмотреть, может ли одна из записей исчезнуть. Сама связка тоже устройство, требующее обслуживания.
Что будет со старыми записями?
Их не стоит переносить до решения о том, какая считается верной. Перенос без такого решения лишь собирает двойной учёт в одном месте.
Примет ли новая порядок вся команда?
Если нехватка закрыта, обычно да. Двойной учёт вырос из потребности, и когда потребность закрыта, старую запись оставляют сами.