Что подготовить до выхода нового сотрудника

Человека нашли, день выхода обговорили, все ждут этой даты. Когда она наступает, новый человек стоит у двери; верстак занят, заказы ждут, а у того, кто должен объяснять, своих дел хватает. Первые часы во многих местах проходят с фразой вроде "вот это покажу, остальное посмотрим позже".

Такая неразбериха выглядит делом первого дня, но она может растянуться на следующие недели. Если порядок работы нигде не записан, одно и то же объясняют несколько раз; если доступы и права не обговорили, каждая потребность становится отдельным перерывом. Короткий список, собранный до первого дня, может оставить нагрузку первой недели обучению.

Что может быть готово до первого дня

Список подготовки, составленный до первого дня, может оставить этот день обучению. Почти каждый пункт по отдельности небольшой; когда их нет вместе, они вклиниваются в течение всей первой недели. Если рядом с пунктом написано, кто его готовит и к какому сроку, первый день может открыться без неожиданностей.

Эта подготовка отдельна от самого решения о найме. Решение мы разбирали в статье нанимать человека или настраивать автоматизацию; здесь оно считается принятым, и очередь доходит до дня выхода.

Какие сведения в первый день лежат под рукой

Часть сказанного в первый день остаётся в голове, часть спрашивают снова на следующее утро. Разница чаще всего в том, где лежит сведение: сказанное спрашивают опять, записанное смотрят. График, порядок перерывов, работа дня и люди, которым звонить, могут лежать на одной странице.

Вопросы от покупателей тоже попадают на эту страницу. Что делать, когда клиенты задают один и тот же вопрос, мы разбирали в отдельной статье; если ответы записаны, новый человек может ответить клиенту с первого дня, и ответы не меняются от человека к человеку.

У какой работы появляется письменное описание

Работу с письменным описанием можно передать и тогда, когда объясняющего нет у верстака. Чтобы составить описание, не нужно расписывать каждый шаг работы с самого начала; чаще всего хватает шагов тех работ, которые новый человек в первые дни делает один. Остальное можно добавлять по ходу дела.

Как именно передавать описание, это отдельное решение: писать описание работы или показывать рядом мы взвешивали в той статье. Здесь речь не о способе, а о том, какое описание готово до первого дня.

Как готовится список доступов и прав

Список доступов, записанный в момент выдачи, в день ухода может не искаться. Телефонная линия, книга заказов, общая папка, касса и, если они есть, входы в программы могут стоять в одном списке. Рядом с каждым пунктом два сведения: кто выдал право и кому говорят при его возврате.

Порядок самих общих папок не тема этой статьи; он разбирался в материале пять ошибок при наведении порядка в общих файлах. Задача здесь в том, чтобы до выхода было ясно, в какую папку заходит новый человек.

Кто учит и кто проверяет в первую неделю

Чаще всего в первой неделе пропускают то, что ответственность не названа. Каждый показывает кусок, целое никто не ведёт; а новый человек каждый раз заново ищет, у кого спросить.

Кто показывает

Когда показывает один человек, и объяснение остаётся одним. Если два мастера делают одну работу в разном порядке, новый человек может не знать, чей порядок он выучил; первая ошибка обычно выходит оттуда.

Кто проверяет

Проверяющий может быть не тем, кто показывает. На сменном участке, если показывающий работает ночью, а проверяющий утром, записка между ними оставляется письменно; иначе проверка получается тогда, когда работа возвращается.

Когда работать одному

Переход к самостоятельной работе можно мерить готовой работой, а не числом дней. Если одна и та же работа заканчивается без повторных вопросов и попадает в учёт, о передаче можно говорить.

На что смотрят в период привыкания

В период привыкания смотреть можно не на скорость, а на то, спрашивают ли об одной работе второй раз. Скорость приходит со временем; а повторяющийся вопрос показывает место, где описание оказалось коротким, и это место можно дописать. Таблица собирает то, на что могут указывать картины первых недель.

Что забирают обратно при уходе

Частью подготовки к началу является и день ухода. Если то, что нужно забрать обратно, записывают при выдаче, список готов сам собой: ключи, телефонная линия, доступы и передача текущих работ.

Этот список ведут не против человека, а ради продолжения дела. Работа, которую не передали, может всплыть в первую неделю после ухода, и в этот момент спросить может быть уже не у кого.

Как та же подготовка повторяется со вторым сотрудником

Список, составленный для первого сотрудника, для второго заново не пишут. Если в конце первой недели записать, чего не хватило в день выхода, тот же список для следующего человека можно собрать быстрее. Чем больше список, тем короче подготовка.

Здесь же становятся видны шаги, которые знает только владелец. Вопрос из статьи, где мы разбирали, что делать, если без вас дело встаёт, со вторым сотрудником обретает ясные очертания: какая работа держится на одном человеке.

Итог

Первая неделя нового сотрудника может сложиться по подготовке, сделанной до дня выхода. Записанный распорядок работы, готовое описание первых работ, список доступов и прав, записанный в момент выдачи, названные имена показывающего и проверяющего, а также отмеченные повторяющиеся вопросы периода привыкания могут оставить эту неделю обучению. Для второго сотрудника тот же список не собирают заново; его можно использовать в более коротком виде.

Частые вопросы