Was vor dem ersten Arbeitstag bereitliegen sollte

Die Stelle ist besetzt, der erste Arbeitstag ist abgesprochen, alle warten auf diesen Tag. Wenn er da ist, steht die neue Person an der Tür; die Werkbank ist voll, Aufträge warten, und wer erklären soll, hat selbst alle Hände voll zu tun. Die ersten Stunden vergehen vielerorts mit einem Satz wie "ich zeige dir das kurz, den Rest sehen wir später".

Diese Unordnung wirkt wie eine Sache des ersten Tages, sie kann sich aber über die folgenden Wochen ziehen. Ist nicht aufgeschrieben, wie die Arbeit läuft, wird dasselbe mehrfach erklärt; wurden Zugänge und Rechte nie besprochen, wird jeder Bedarf zu einer eigenen Unterbrechung. Eine kurze Liste, die vor dem ersten Arbeitstag entsteht, kann das Gewicht der ersten Woche dem Einarbeiten überlassen.

Was vor dem ersten Arbeitstag bereitliegt

Eine vor dem ersten Arbeitstag erstellte Vorbereitungsliste kann den ersten Tag dem Einarbeiten überlassen. Die meisten Punkte sind für sich genommen klein; fehlen sie zusammen, schieben sie sich durch die ganze erste Woche. Steht neben jedem Punkt, wer ihn vorbereitet und wann er fertig ist, kann der erste Arbeitstag ohne Überraschung beginnen.

Diese Vorbereitung ist von der Einstellungsentscheidung selbst getrennt. Die Entscheidung haben wir in soll ich jemanden einstellen oder eine Automatisierung aufbauen behandelt; hier gilt sie als getroffen, und die Reihe kommt an den ersten Arbeitstag.

Welche Angaben am ersten Tag griffbereit liegen

Ein Teil dessen, was am ersten Tag erklärt wird, bleibt hängen, ein Teil wird am nächsten Morgen erneut gefragt. Der Unterschied liegt meist daran, wo die Angabe liegt: Gesagtes wird erneut gefragt, Geschriebenes wird nachgeschlagen. Arbeitszeiten, Pausenordnung, die Arbeit des Tages und die anzurufenden Personen können auf einer einzigen Seite stehen.

Auch Fragen aus der Kundschaft gehören auf diese Seite. Was zu tun ist, wenn Kunden immer dieselbe Frage stellen, haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt; liegen die Antworten schriftlich vor, kann die neue Person schon am ersten Tag zurückrufen, und die Antworten fallen nicht von Person zu Person anders aus.

Welche Arbeit eine schriftliche Beschreibung bekommt

Eine Arbeit mit schriftlicher Beschreibung lässt sich auch dann übergeben, wenn die erklärende Person nicht an der Werkbank steht. Für eine Beschreibung muss nicht jeder Schritt der Arbeit von vorn aufgeschrieben werden; die Schritte der Arbeiten, die die neue Person in den ersten Tagen allein erledigt, reichen meist aus. Der Rest kann ergänzt werden, sobald die Arbeit anfällt.

Wie die Beschreibung weitergegeben wird, ist eine eigene Entscheidung: Arbeitsbeschreibung schreiben oder daneben zeigen haben wir in jenem Beitrag abgewogen. Hier geht es nicht um die Methode, sondern darum, welche Beschreibung vor dem ersten Arbeitstag bereitliegt.

Wie die Zugangs und Rechteliste entsteht

Eine beim Einrichten geschriebene Zugangsliste muss am Austrittstag womöglich nicht gesucht werden. Telefonleitung, Auftragsbuch, gemeinsamer Ordner, Kasse und vorhandene Programmzugänge können auf derselben Liste stehen. Neben jedem Punkt stehen zwei Dinge: wer das Recht vergeben hat und wem beim Zurücknehmen Bescheid gegeben wird.

Die Ordnung der gemeinsamen Ordner selbst ist nicht Thema dieses Beitrags; sie wurde in fünf Fehler beim Ordnen gemeinsamer Dateien behandelt. Hier geht es darum, dass vor dem Start feststeht, welchen Ordner die neue Person betritt.

Wer in der ersten Woche zeigt und wer prüft

Der am häufigsten übersprungene Teil der ersten Woche ist, dass die Zuständigkeit nicht benannt wird. Jede und jeder zeigt ein Stück, das Ganze verfolgt niemand; und die neue Person sucht jedes Mal von Neuem, wen sie fragen kann.

Wer zeigt

Zeigt eine einzige Person, bleibt auch die Darstellung einheitlich. Erledigen zwei Fachkräfte dieselbe Arbeit in anderer Reihenfolge, weiß die neue Person womöglich nicht, wessen Reihenfolge sie gelernt hat; der erste Fehler kommt meist von dort.

Wer prüft

Wer prüft, kann eine andere Person sein als wer zeigt. Arbeitet in einem Schichtbetrieb die zeigende Person nachts und die prüfende morgens, wird die Notiz dazwischen schriftlich hinterlassen; sonst findet die Prüfung erst statt, wenn die Arbeit zurückkommt.

Wann allein gearbeitet wird

Der Übergang zum Alleinarbeiten lässt sich eher an der fertigen Arbeit als an der Zahl der Tage ablesen. Wird dieselbe Arbeit ohne erneute Rückfrage fertig und kommt sie in die Aufzeichnung, kann über die Übergabe gesprochen werden.

Worauf in der Einarbeitungszeit geschaut wird

In der Einarbeitungszeit lässt sich weniger auf Tempo schauen als darauf, ob dieselbe Arbeit ein zweites Mal erfragt wird. Tempo kommt mit der Zeit; eine wiederkehrende Frage zeigt dagegen die Stelle, an der die Beschreibung zu kurz greift, und diese Stelle kann ergänzt werden. Die Tabelle sammelt, worauf die in den ersten Wochen beobachteten Lagen hindeuten können.

Was bei einem Austritt zurückgeholt wird

Zur Vorbereitung des Anfangs gehört auch der Austrittstag. Wird beim Aushändigen notiert, was zurückzuholen ist, steht die Liste von selbst bereit: Schlüssel, Telefonleitung, Zugänge und die Übergabe der laufenden Arbeiten.

Diese Liste wird nicht gegen die Person geführt, sondern für die Fortführung der Arbeit. Eine nie übergebene Arbeit kann in der ersten Woche nach dem Austritt auftauchen, und dann ist womöglich niemand mehr da, den man fragen kann.

Wie sich dieselbe Vorbereitung bei der zweiten Einstellung wiederholt

Die bei der ersten Einstellung erstellte Liste wird bei der zweiten nicht neu geschrieben. Wird am Ende der ersten Woche notiert, was am Starttag gefehlt hat, kann dieselbe Liste bei der nächsten Person in kürzerer Zeit stehen. Je größer die Liste wird, desto kürzer fällt die Vorbereitung aus.

Auch die Schritte, die außer der Inhaberin niemand kennt, werden hier sichtbar. Die Frage aus dem Beitrag, in dem wir behandelt haben, was zu tun ist, wenn die Arbeit ohne Sie stillsteht, wird mit der zweiten Einstellung greifbar: welche Arbeit liegt nur bei einer Person.

Zusammenfassung

Die erste Woche einer neuen Kraft kann sich nach der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag richten. Eine schriftliche Arbeitsordnung, eine bereitliegende Beschreibung der ersten Arbeiten, eine beim Einrichten geschriebene Zugangs und Rechteliste, benannte Personen für Zeigen und Prüfen sowie notierte wiederkehrende Fragen in der Einarbeitungszeit können diese Woche dem Einarbeiten überlassen. Dieselbe Liste wird bei der zweiten Einstellung nicht neu aufgebaut; sie kann in kürzerer Form genutzt werden.

Häufig gestellte Fragen