Préparer l'arrivée d'un nouveau salarié

La personne est recrutée, la date d'arrivée est fixée, tout le monde attend ce jour. Quand il arrive, la nouvelle personne se tient à la porte ; l'établi est chargé, les commandes attendent, et celui qui doit expliquer a déjà les mains prises. Les premières heures passent souvent avec une phrase du genre "je te montre ça, on verra le reste plus tard".

Ce désordre semble propre au premier jour, pourtant il peut s'étendre aux semaines suivantes. Si la façon de faire le travail n'est pas écrite, la même chose est expliquée plusieurs fois ; si les accès et les droits n'ont pas été discutés, chaque besoin devient une interruption à part. Une courte liste préparée avant le premier jour peut laisser le poids de la première semaine à la formation.

Ce qui peut être prêt avant le premier jour

Une liste de préparation établie avant le premier jour peut laisser cette journée à la formation. La plupart des points sont petits pris un par un ; lorsqu'ils manquent ensemble, ils s'invitent pendant toute la première semaine. Quand la liste indique qui prépare chaque point et pour quand, le premier jour peut s'ouvrir sans surprise.

Cette préparation est un travail distinct de la décision d'embaucher. Nous avons traité la décision dans embaucher quelqu'un ou mettre en place une automatisation ; ici elle est considérée comme prise et le tour vient au jour d'arrivée.

Quelles informations restent sous la main le premier jour

Une partie de ce qui est expliqué le premier jour reste en tête, une autre est redemandée le lendemain. La différence tient souvent à l'endroit où l'information se trouve : ce qui est dit est redemandé, ce qui est écrit est consulté. Les horaires, l'organisation des pauses, le travail du jour et les personnes à appeler peuvent tenir sur une seule page.

Les questions venues des clients ont aussi leur place sur cette page. Ce qu'il convient de faire quand les clients posent toujours la même question, nous l'avons traité dans un autre article ; si les réponses sont écrites, la nouvelle personne peut rappeler le client dès le premier jour et les réponses ne changent pas d'une personne à l'autre.

Quel travail reçoit une fiche écrite

Un travail doté d'une fiche écrite peut être transmis même quand celui qui l'explique n'est pas à l'établi. Établir une fiche ne demande pas d'écrire chaque étape du travail depuis le début ; les étapes des travaux que la nouvelle personne fera seule les premiers jours suffisent le plus souvent. Le reste peut s'ajouter au fur et à mesure.

La façon de transmettre cette fiche est une autre décision : nous avons pesé écrire une fiche de poste ou montrer à côté dans cet article. Ici le sujet n'est pas la méthode, mais la fiche qui est prête avant le premier jour.

Comment se prépare la liste des accès et des droits

Une liste d'accès écrite au moment où ils sont donnés peut ne pas être cherchée le jour du départ. La ligne téléphonique, le carnet de commandes, le dossier partagé, la caisse et, le cas échéant, les entrées dans les logiciels peuvent figurer sur la même liste. À côté de chaque point se trouvent deux informations : qui a donné le droit et à qui on le signale lorsqu'il est repris.

L'ordre des dossiers partagés n'est pas le sujet de cet article ; il a été traité dans cinq erreurs en rangeant les fichiers partagés. Le travail ici est que l'on sache avant le début dans quel dossier entre la nouvelle personne.

Qui forme et qui vérifie la première semaine

La partie la plus souvent sautée de la première semaine, c'est que la responsabilité n'est pas nommée. Chacun montre un morceau, personne ne suit l'ensemble ; et la nouvelle personne cherche chaque fois à qui s'adresser.

Qui montre

Quand une seule personne montre, l'explication reste unique elle aussi. Si deux ouvriers font le même travail dans un autre ordre, la nouvelle personne peut ne pas savoir quel ordre elle a appris ; la première erreur sort souvent de là.

Qui vérifie

Celui qui vérifie peut être une autre personne que celui qui montre. Dans un atelier en équipes, si celui qui montre travaille la nuit et celui qui vérifie le matin, la note entre les deux est laissée par écrit ; sinon la vérification finit par se faire quand le travail revient.

Quand travailler seul

Le passage au travail en autonomie peut se mesurer au travail qui sort plutôt qu'au nombre de jours. Si le même travail est terminé sans nouvelle question et qu'il est enregistré, la passation peut être discutée.

Ce que l'on observe pendant la période d'adaptation

Pendant la période d'adaptation, on peut regarder non pas la vitesse mais le fait que le même travail soit redemandé une deuxième fois. La vitesse vient avec le temps ; une question qui revient, en revanche, désigne l'endroit où la fiche reste courte, et cet endroit peut être complété. Le tableau rassemble ce que les situations vues les premières semaines peuvent indiquer.

Ce qui est récupéré en cas de départ

Le jour du départ fait aussi partie de la préparation du début. Si ce qui doit être récupéré est noté au moment où on le remet, la liste se trouve prête d'elle-même : clés, ligne téléphonique, accès et passation des travaux en cours.

Cette liste n'est pas tenue contre la personne, mais pour la continuité du travail. Un travail qui n'a pas été transmis peut ressortir la première semaine après le départ, et à ce moment il peut ne rester personne à qui demander.

Comment la même préparation se répète au deuxième recrutement

La liste établie pour le premier salarié n'est pas réécrite pour le deuxième. Si l'on note à la fin de la première semaine ce qui manquait le jour de l'arrivée, la même liste peut être mise en place plus vite pour la personne suivante. Plus la liste grandit, plus la préparation raccourcit.

Les étapes que personne d'autre que le chef d'entreprise ne connaît deviennent visibles ici aussi. La question de l'article où nous avons traité ce qu'il faut faire quand le travail s'arrête en votre absence prend forme avec le deuxième salarié : quel travail repose sur une seule personne.

Résumé

La première semaine d'un nouveau salarié peut prendre forme selon la préparation faite avant le premier jour. Une organisation du travail écrite, une fiche prête pour les premiers travaux, une liste des accès et des droits écrite au moment où ils sont donnés, des noms posés sur celui qui montre et celui qui vérifie, et des questions répétées notées pendant la période d'adaptation peuvent laisser cette semaine à la formation. La même liste n'est pas remontée de zéro pour le deuxième salarié ; elle peut servir sous une forme plus courte.

Questions fréquentes