새 직원 출근 전에 준비할 것들

사람을 구했고 출근일도 정했으며 모두가 그날을 기다립니다. 그날이 오면 새 사람은 문 앞에 서 있습니다. 작업대는 꽉 차 있고 주문은 밀려 있으며, 설명해야 할 사람도 제 일로 손이 바쁩니다. 첫 몇 시간은 대개 "이것만 보여줄게, 나머지는 나중에 보자"라는 말과 함께 지나갑니다.

이 어수선함은 첫날만의 일처럼 보이지만 다음 주들로 이어질 수 있습니다. 일하는 방식이 글로 남아 있지 않으면 같은 내용을 여러 번 설명하게 되고, 접근과 권한을 이야기해 두지 않았다면 필요할 때마다 따로 일이 끊깁니다. 출근일 전에 만들어 둔 짧은 목록은 첫 주의 무게를 가르치는 쪽에 남겨 줄 수 있습니다.

출근일 전에 준비되어 있어야 할 것

출근일 전에 만든 준비 목록은 첫날을 가르치는 쪽에 남겨 줄 수 있습니다. 준비 항목은 하나하나 보면 대부분 작지만, 함께 빠져 있으면 첫 주 내내 사이를 비집고 들어옵니다. 항목 옆에 누가 준비하고 언제까지 준비되는지가 적혀 있으면 출근일이 뜻밖의 일로 열리지 않을 수 있습니다.

이 준비는 사람을 뽑는 결정 자체와는 다른 일입니다. 그 결정은 사람을 뽑을까 자동화를 만들까 글에서 다뤘습니다. 여기서는 결정이 이미 내려진 것으로 보고 순서가 출근일로 넘어옵니다.

첫날 손이 닿는 곳에 두는 정보

첫날 설명한 것 가운데 일부는 머리에 남고 일부는 다음 날 다시 질문으로 돌아옵니다. 차이는 대개 정보가 어디에 있는가에 있습니다. 말로 한 정보는 다시 묻게 되고, 글로 둔 정보는 찾아보게 됩니다. 근무 시간, 휴식 순서, 그날 할 일, 연락할 사람은 한 장에 모아 둘 수 있습니다.

손님에게서 오는 질문도 그 한 장에 들어갑니다. 손님이 늘 같은 질문을 한다면 어떻게 할지는 다른 글에서 다뤘습니다. 답이 글로 남아 있으면 새 사람도 첫날부터 손님에게 답할 수 있고, 답이 사람마다 달라지지 않습니다.

어떤 일에 설명서를 만드는가

글로 적힌 설명이 있는 일은 설명해 줄 사람이 작업대에 없어도 넘길 수 있습니다. 설명을 만들려고 일의 모든 단계를 처음부터 적을 필요는 없습니다. 새 사람이 첫 며칠 동안 혼자 하게 될 작업들의 단계만으로도 대개 충분합니다. 나머지는 일이 생길 때마다 더할 수 있습니다.

그 설명을 어떻게 전할지는 또 다른 결정입니다. 업무 설명서를 쓸까 옆에서 가르칠까는 그 글에서 저울질했습니다. 여기서 다루는 것은 방법이 아니라, 출근일 전에 어떤 설명이 준비되어 있는가입니다.

접근과 권한 목록은 어떻게 준비하는가

권한을 줄 때 함께 적어 둔 접근 목록은 퇴사하는 날 찾아다니지 않아도 될 수 있습니다. 전화선, 주문 장부, 공용 폴더, 금고, 그리고 프로그램 계정이 있다면 그것까지 같은 목록에 둘 수 있습니다. 각 항목 옆에는 두 가지가 적힙니다. 누가 권한을 주었는지, 거둘 때 누구에게 알리는지입니다.

공용 폴더 자체의 정리는 이 글의 주제가 아닙니다. 그 내용은 공용 파일을 정리할 때 생기는 다섯 가지 실수에서 다뤘습니다. 여기서 할 일은 새 사람이 어느 폴더에 들어가는지가 시작 전에 분명해지는 것입니다.

첫 주에 누가 가르치고 누가 확인하는가

첫 주에 가장 자주 빠지는 부분은 책임에 이름이 붙지 않는다는 점입니다. 모두가 한 조각씩 보여 주고 전체를 따라가는 사람은 없습니다. 새 사람도 누구에게 물어야 할지 매번 다시 찾게 됩니다.

누가 보여 주는가

보여 주는 사람이 하나면 설명도 하나로 남습니다. 두 기술자가 같은 일을 다른 순서로 한다면 새 사람은 누구의 순서를 배웠는지 모를 수 있고, 첫 실수도 대개 거기서 나옵니다.

누가 확인하는가

확인하는 사람은 보여 주는 사람과 다를 수 있습니다. 교대 작업장에서 보여 주는 사람이 밤에, 확인하는 사람이 아침에 일한다면 그 사이의 메모는 글로 남깁니다. 그러지 않으면 확인은 일이 되돌아올 때 이루어지게 됩니다.

언제 혼자 하게 되는가

혼자 일하는 단계로 넘어가는 시점은 날짜 수보다 나온 결과로 가늠할 수 있습니다. 같은 일이 다시 묻지 않고 끝나고 기록에도 남는다면 인계를 이야기할 수 있습니다.

적응 기간에는 무엇을 보는가

적응 기간에 볼 것은 속도가 아니라 같은 일을 두 번째로 묻는지 여부로 삼을 수 있습니다. 속도는 시간이 지나면 따라옵니다. 되풀이되는 질문은 설명이 짧게 끝난 지점을 가리키고, 그 지점은 글에 더할 수 있습니다. 아래 표는 첫 몇 주에 보이는 모습들이 무엇을 가리킬 수 있는지 모았습니다.

그만두는 경우 돌려받을 것들

시작 준비의 한 부분은 그만두는 날이기도 합니다. 돌려받을 항목을 건넬 때 적어 두면 목록은 저절로 준비되어 있습니다. 열쇠, 전화선, 접근 권한, 그리고 손에 있던 일들의 인계입니다.

이 목록은 사람을 겨냥해 두는 것이 아니라 일이 이어지도록 두는 것입니다. 넘겨지지 않은 일은 퇴사 뒤 첫 주에 드러날 수 있고, 그때는 물어볼 사람이 남아 있지 않을 수 있습니다.

두 번째 직원에게 같은 준비는 어떻게 되풀이되는가

첫 직원에게 만든 목록을 두 번째 직원에게 처음부터 다시 쓰지는 않습니다. 출근일에 무엇이 모자랐는지를 첫 주 끝에 적어 두면, 같은 목록을 다음 사람에게는 더 짧은 시간에 세울 수 있습니다. 목록이 커질수록 준비는 짧아집니다.

사업주 말고는 아무도 모르는 단계도 여기서 드러납니다. 내가 없으면 일이 멈춘다면 어떻게 할지 다룬 글의 질문이 두 번째 직원과 함께 또렷해집니다. 어떤 일이 한 사람에게만 걸려 있는가 하는 질문입니다.

요약

새 직원의 첫 주는 출근일 전에 한 준비에 따라 모습이 달라질 수 있습니다. 근무 순서를 글로 두는 것, 첫 작업들의 설명을 준비해 두는 것, 접근과 권한 목록을 줄 때 함께 적는 것, 보여 주는 사람과 확인하는 사람에게 이름을 붙이는 것, 적응 기간에 되풀이되는 질문을 적어 두는 것이 그 주를 가르치는 쪽에 남겨 줄 수 있습니다. 같은 목록을 두 번째 직원에게 새로 세우지 않고 더 짧게 쓸 수 있습니다.

자주 묻는 질문