Yeni Eleman İşe Başlamadan Önce Hazırlanacaklar

Eleman bulundu, başlama günü konuşuldu, herkes o günü bekliyor. Gün geldiğinde yeni kişi kapıda durur; tezgâh doludur, siparişler bekler, anlatacak kişinin işi başından aşkındır. İlk saatler çoğu yerde "şunu göstereyim, gerisine sonra bakarız" cümlesiyle geçer.

Bu dağınıklık ilk güne özgü görünür, oysa sonraki haftalara yayılabilir. İşin nasıl yapıldığı yazılı değilse aynı şey birkaç kez anlatılır; erişim ve yetki konuşulmamışsa her ihtiyaç ayrı bir kesinti olur. Başlama gününden önce hazırlanan kısa bir liste, ilk haftanın yükünü öğretmeye bırakabilir.

Eleman Başlamadan Önce Ne Hazır Olmalı

Başlama gününden önce çıkarılan hazırlık listesi, ilk günü öğretmeye bırakabilir. Hazırlık kalemlerinin çoğu tek tek küçüktür; birlikte eksik olduklarında ilk hafta boyunca araya girerler. Kalemlerin yanına kimin hazırlayacağı ve ne zaman hazır olacağı yazıldığında, başlama günü sürprizle açılmayabilir.

Bu hazırlık, eleman alma kararının kendisinden ayrı bir iştir. Kararı eleman mı almalıyım, otomasyon mu kurmalıyım yazısında ele almıştık; burada karar verilmiş sayılır ve sıra başlama gününe gelir.

İlk Gün Hangi Bilgiler Elinin Altında Durur

İlk gün anlatılanların bir kısmı akılda kalır, bir kısmı ertesi gün yeniden sorulur. Aradaki fark çoğunlukla bilginin nerede durduğudur: söylenen bilgi tekrar sorulur, yazılı duran bilgiye bakılır. Çalışma saatleri, mola düzeni, o gün yapılacak iş ve aranacak kişiler tek bir sayfada durabilir.

Müşteriden gelen sorular da bu sayfaya girer. Müşteriler hep aynı soruyu soruyorsa ne yapılacağını ayrı bir yazıda ele almıştık; o soruların yanıtı yazılı duruyorsa, yeni kişi ilk günden müşteriye dönebilir ve yanıtlar kişiye göre değişmez.

Hangi İşin Yazılı Tarifi Çıkarılır

Yazılı tarifi olan iş, anlatan kişi tezgâhta olmasa da devredilebilir. Tarif çıkarmak için işin her adımını baştan yazmak gerekmez; yeni kişinin ilk günlerde tek başına yapacağı işlerin adımları çoğu zaman yeter. Gerisi, iş çıktıkça eklenebilir.

Tarifin nasıl aktarılacağı ayrı bir karardır: iş tarifi yazmak mı, yanında öğretmek mi sorusunu o yazıda tartmıştık. Buradaki konu yöntem değil, başlama gününden önce hangi tarifin hazır durduğudur.

Erişim ve Yetki Listesi Nasıl Hazırlanır

Kurulurken yazılan erişim listesi, ayrılma gününde aranmayabilir. Telefon hattı, sipariş defteri, ortak klasör, kasa ve varsa program girişleri aynı listede durabilir. Listede her kalemin yanında iki şey bulunur: yetkiyi kim verdi, geri alınırken kime söylenecek.

Ortak klasörlerin kendi düzeni bu yazının konusu değil; ortak dosyaları düzenlerken yapılan beş hata yazısında ele alınmıştı. Buradaki iş, yeni kişinin hangi klasöre gireceğinin başlamadan önce belli olmasıdır.

İlk Hafta Kim Öğretir, Kim Kontrol Eder

İlk haftanın en sık atlanan kısmı, sorumluluğun adının konmamasıdır. Herkes bir parça gösterir, bütününü kimse takip etmez; yeni kişi de kime soracağını her seferinde yeniden arar.

Kim gösterir

Gösteren kişi tek olduğunda anlatım da tek kalır. İki usta aynı işi başka sırayla yapıyorsa, yeni kişi hangisinin sırasını öğrendiğini bilmeyebilir; ilk hata çoğu zaman buradan çıkar.

Kim kontrol eder

Kontrol eden kişi, gösterenden farklı olabilir. Vardiyalı bir yerde gösteren gece, kontrol eden sabah çalışıyorsa aradaki not yazılı bırakılır; yazılmazsa kontrol, işin geri gelmesiyle yapılmış olur.

Ne zaman tek başına

Tek başına çalışmaya geçiş gün sayısıyla değil, çıkan işle ölçülebilir. Aynı iş art arda sorulmadan tamamlanıyor ve kayda geçiyorsa, devir konuşulabilir.

Alışma Döneminde Neye Bakılır

Alışma döneminde bakılacak şey hız değil, aynı işin ikinci kez sorulup sorulmadığı sayılabilir. Hız zamanla gelir; tekrar eden soru ise tarifin eksik kaldığı noktayı gösterir ve o nokta yazıya eklenebilir. Aşağıdaki tablo, ilk haftalarda görülen durumların neye işaret edebileceğini toplar.

Ayrılma İhtimali İçin Geri Alınacaklar

Başlangıç hazırlığının bir parçası da ayrılma günüdür. Kişi ayrılırken geri alınacak kalemler verilirken yazılmışsa, liste kendiliğinden hazır durur: anahtar, telefon hattı, erişimler ve elindeki işlerin devri.

Bu liste kişiye karşı değil, işin sürekliliği için tutulur. Devredilmeyen bir iş, ayrılmadan sonraki ilk haftada ortaya çıkabilir ve o sırada soracak kimse bulunmayabilir.

İkinci Elemanda Aynı Hazırlık Nasıl Tekrarlanır

İlk elemanda çıkarılan liste, ikincisinde baştan yazılmaz. Başlama gününde neyin eksik kaldığı ilk haftanın sonunda not edildiğinde, aynı liste sonraki kişide daha kısa sürede kurulabilir. Liste büyüdükçe hazırlık kısalır.

İşin sahibinden başka kimsenin bilmediği adımlar da burada görünür hâle gelir. Siz yokken iş duruyorsa ne yapılacağını ele aldığımız yazıdaki soru, ikinci elemanla birlikte somutlaşır: hangi iş yalnız bir kişide duruyor.

Özet

Yeni elemanın ilk haftası, başlama gününden önce yapılan hazırlıkla şekillenebilir. Çalışma düzeninin yazılı olması, ilk işlerin tarifinin hazır durması, erişim ve yetki listesinin kurulurken yazılması, gösteren ve kontrol eden kişilerin adının konması, alışma döneminde tekrar eden soruların not edilmesi bu haftayı öğretmeye ayırabilir. Aynı liste ikinci elemanda yeniden kurulmaz; kısaltılarak kullanılabilir.

Sık Sorulan Sorular