Tedarikçi Geç Teslim Ediyorsa Ne Yapmalı?

Malzeme bugün gelecekti, gelmedi. Tedarikçi "yarın" diyor, müşteri ise size verdiğiniz tarihi hatırlatıyor. Aradaki gecikme sizin elinizde değil, ama müşterinin gözünde sözü veren sizsiniz. Tek bir geç teslim, planlanan birkaç işi birden kaydırabilir.

Küçük işletmelerde tedarikçiyle ilişki genelde güvene ve telefona dayanır. Bu yazı gecikmenin nereden doğabileceğini, sipariş anında nelerin netleştirilebileceğini, tedarikçiyle nasıl konuşulabileceğini, yedek tedarikçinin ne zaman düşünülebileceğini ve gecikmenin müşteriye nasıl anlatılabileceğini ele alıyor.

Gecikme Sipariş Gününde Başlayabilir

Geç gelen bir teslimatın sebebi çoğu zaman sipariş anında konuşulmayan bir ayrıntıdadır. Tedarikçinin stoğunda ürün olmayabilir, ürün başka bir yerden gelecek olabilir ya da "hafta içi" sözü iki taraf için farklı günleri anlatıyor olabilir. Bu belirsizlik, teslim günü geldiğinde gecikme olarak görünür.

Bu yüzden gecikmeyi yalnızca teslim günü fark etmek, müdahale için en az zamanın kaldığı an olabilir. Sipariş anında sorulan birkaç soru, sorunu günler öncesinden görünür kılabilir.

Gecikmenin Beş Kaynağı

Gecikmeler genelde birkaç tanıdık kaynaktan doğar. Kaynağı bilmek, hem tedarikçiyle konuşmayı hem de önlemi kolaylaştırabilir. Aşağıdaki tablo bu kaynakları ve sipariş anında sorulabilecek soruları yan yana koyuyor.

Tedarikçiyle Açık Konuşmak

Tedarikçiyle ilişki, gecikme anında suçlamadan çok bilgi paylaşımıyla ilerleyebilir. Teslimden birkaç gün önce kısa bir arama ya da mesajla siparişin durumunu sormak, sorunu erken öğrenmenin sade bir yoludur. Tedarikçi de bir sorun gördüğünde bunu erken paylaşmanın karşılık bulduğunu bilirse, haber vermesi kolaylaşabilir.

Bu konuşmaların tek bir kişiye bağlı kalması da ayrı bir risktir. O kişi yokken tedarikçiyle kimin konuşacağı belli değilse, siz yokken iş duruyorsa ne yapmalı yazısındaki devir önerileri burada da işe yarayabilir.

Siparişi Verirken Neyi Netleştirmeli

Sipariş anında birkaç konuyu açıkça konuşmak, sonradan çıkabilecek belirsizliği azaltabilir. Bu konular yazılı bir mesajla teyit edildiğinde iki taraf da aynı bilgiye bakar.

Fiyatın hangi kalemlere bağlı olduğunu netleştirmenin müşteri tarafını aynı işe neden iki farklı fiyat verdim yazısında anlattık.

Yedek Tedarikçi Ne Zaman Düşünülmeli

Tek bir tedarikçiyle çalışmak güven ve kolaylık sağlayabilir. Ancak bazı durumlarda ikinci bir kaynağı tanımak, gecikme anında hareket alanı açabilir.

Üç durum dikkat çekebilir.

1. Aynı gecikme tekrar ediyorsa

Belirli bir üründe gecikme birkaç kez yaşandıysa, o ürün için ikinci bir kaynakla tanışmak rahatlatıcı olabilir.

2. Bir iş tek bir ürüne bağlıysa

Ürün gelmediğinde bütün işin durduğu durumlarda, bir alternatifin adını ve fiyatını bilmek karar süresini kısaltabilir.

3. Yoğun dönem yaklaşıyorsa

Sezon başı ya da bayram öncesi gibi dönemlerde siparişi erkene almak veya ikinci bir kaynağa danışmak yükü dağıtabilir.

Birden fazla tedarikçiyi daha kapsamlı biçimde değerlendirmenin yollarını tedarik zinciri otomasyonu rehberimizde anlattık.

Müşteriye Verilen Tarih Nasıl Belirlenir

Müşteriye verilen tarih, tedarikçinin söylediği tarihin üzerine kurulur. Tedarikçinin tarihine taşıma ve işçilik için makul bir pay eklemek, verilen sözün tutma ihtimalini artırabilir. Pay, işin türüne ve tedarikçiyle geçmiş deneyime göre değişebilir.

Tarih teklifle birlikte veriliyorsa, teklifin cevapsız kaldığı durumlarda neler yapılabileceğini teklif verdikten sonra müşteri dönmediğinde izlenebilecek adımları anlattığımız yazıda ele aldık.

Gecikmeyi Müşteriye Nasıl Söylemeli

Gecikme kesinleştiğinde müşteriye erken haber vermek, son güne bırakmaktan genelde daha az gerginlik yaratabilir. Kısa ve açık bir mesaj yeterli olabilir: ne gecikti, yeni tarih ne, bu sürede ne yapılabilir. Tedarikçiyi suçlamak yerine durumu ve çözümü anlatmak, müşterinin güvenini korumaya yardım edebilir.

Müşteriye alternatif sunmak da konuşmayı kolaylaştırabilir: işin bir kısmını önce teslim etmek ya da benzer bir ürün önermek gibi. Gecikme konuşmasının öbür yüzünü, yani ödemenin geciktiği durumları geciken ödemenin takibi yazısında ele aldık.

Özet

Tedarikçi gecikmesi çoğu zaman sipariş anında konuşulmayan bir ayrıntıdan doğar. Sevk günü, stok durumu, ürün ayrıntısı ve fiyat sipariş anında netleştirildiğinde belirsizlik azalabilir. Tedarikçiyle suçlamadan konuşmak, tekrarlayan durumlarda yedek bir kaynağı tanımak ve müşteriye pay eklenmiş bir tarih vermek sözü korumaya yardım edebilir. Gecikme olduğunda ise erken ve dürüst bir haber, müşteriyle ilişkiyi koruyabilir.