공급업체 납품이 늦어질 때 대처법

오늘 오기로 한 자재가 오지 않았습니다. 공급업체는 "내일"이라고 하고, 고객은 알려 준 날짜를 다시 확인합니다. 지연은 내 손에 달린 일이 아니지만, 고객이 보기에 약속한 사람은 바로 나입니다. 납품 한 번이 늦어지면 예정된 여러 작업이 한꺼번에 밀릴 수 있습니다.

작은 사업장에서 공급업체와의 관계는 대개 신뢰와 전화로 이어집니다. 이 글은 지연이 어디서 생길 수 있는지, 발주할 때 무엇을 확인할 수 있는지, 공급업체와 어떻게 이야기할지, 예비 공급업체를 언제 생각할지, 그리고 지연을 고객에게 어떻게 알릴지를 다룹니다.

지연은 발주하는 날 시작될 수 있습니다

납품이 늦어지는 이유는 발주할 때 이야기하지 않은 세부 사항에 있는 경우가 많습니다. 공급업체에 재고가 없을 수도 있고, 물건이 다른 곳에서 올 수도 있으며, "이번 주 중"이 서로에게 다른 날을 뜻할 수도 있습니다. 이런 모호함이 납품일에 지연으로 드러납니다.

그래서 납품일이 되어서야 지연을 알아차리면 대응할 시간이 가장 적게 남을 수 있습니다. 발주할 때 던지는 몇 가지 질문으로 문제를 며칠 앞서 볼 수 있습니다.

지연의 다섯 가지 원인

지연은 보통 몇 가지 익숙한 원인에서 생깁니다. 원인을 알면 공급업체와의 대화도 예방도 쉬워질 수 있습니다. 아래 표는 원인과 발주할 때 물을 수 있는 질문을 나란히 보여 줍니다.

공급업체와 솔직하게 이야기하기

지연이 생겼을 때 공급업체와의 관계는 탓하기보다 정보를 나누면서 나아갈 수 있습니다. 납품 며칠 전에 짧은 전화나 메시지로 발주 상황을 묻는 것은 문제를 일찍 알 수 있는 간단한 방법입니다. 빠른 연락을 반긴다는 것을 공급업체가 알면 알려 주기가 더 쉬워질 수 있습니다.

이런 연락이 한 사람에게만 달려 있다면 그것도 별도의 위험입니다. 그 사람이 없을 때 누가 공급업체와 이야기할지 정해져 있지 않다면, 당신이 없을 때 일이 멈춘다면 글의 인수인계 방법이 여기서도 도움이 될 수 있습니다.

발주할 때 분명히 해 둘 것

발주할 때 몇 가지를 분명히 이야기해 두면 나중의 모호함을 줄일 수 있습니다. 이를 문자 메시지로 확인해 두면 양쪽이 같은 정보를 보게 됩니다.

가격이 무엇에 따라 달라지는지에 대한 고객 쪽 이야기는 같은 일에 왜 두 가지 가격이 나왔을까 글에서 설명했습니다.

예비 공급업체를 생각할 때

한 공급업체와만 거래하면 신뢰와 편리함이 있을 수 있습니다. 다만 상황에 따라 두 번째 공급처를 알아 두면 지연이 생겼을 때 움직일 여지가 생길 수 있습니다.

눈여겨볼 경우가 세 가지 있습니다.

1. 같은 지연이 반복될 때

특정 물건이 여러 번 늦었다면, 그 물건에 대해 두 번째 공급처를 알아 두는 것이 안심이 될 수 있습니다.

2. 작업이 한 가지 물건에 달려 있을 때

그 물건이 오지 않으면 작업 전체가 멈추는 경우, 대체품의 이름과 가격을 알아 두면 결정을 앞당길 수 있습니다.

3. 성수기가 다가올 때

시즌 시작이나 명절 전에는 발주를 앞당기거나 두 번째 공급처에 문의해 부담을 나눌 수 있습니다.

여러 공급업체를 더 폭넓게 비교하는 방법은 공급망 자동화 가이드에서 소개했습니다.

고객에게 알릴 날짜 정하기

고객에게 알리는 날짜는 공급업체가 말한 날짜 위에 세워집니다. 공급업체의 날짜에 배송과 작업을 위한 적당한 여유를 더하면 약속을 지킬 가능성을 높일 수 있습니다. 여유의 폭은 작업 종류와 공급업체와의 지난 경험에 따라 달라질 수 있습니다.

날짜를 견적과 함께 알린다면, 견적서를 보냈는데 답이 없을 때 할 수 있는 일을 별도의 글에서 다뤘습니다.

지연을 고객에게 어떻게 알릴까

지연이 확정되면 마지막 날까지 기다리기보다 일찍 고객에게 알리는 편이 대개 긴장이 덜합니다. 짧고 분명한 메시지면 충분할 수 있습니다. 무엇이 늦어지는지, 새 날짜는 언제인지, 그동안 무엇을 할 수 있는지. 공급업체를 탓하기보다 상황과 해결책을 설명하면 고객의 신뢰를 지키는 데 도움이 될 수 있습니다.

작업의 일부를 먼저 넘기거나 비슷한 물건을 제안하는 식으로 선택지를 주면 대화가 한결 쉬워질 수 있습니다. 지연을 둘러싼 대화의 다른 쪽, 즉 대금이 늦어지는 경우는 늦어진 대금 관리 글에서 다뤘습니다.

요약

공급업체의 지연은 발주할 때 이야기하지 않은 세부 사항에서 생기는 경우가 많습니다. 출고일, 재고, 상품 정보, 가격을 그 자리에서 확인하면 모호함이 줄어들 수 있습니다. 탓하지 않고 공급업체와 이야기하기, 지연이 반복될 때 예비 공급처 알아 두기, 고객에게 여유를 둔 날짜 알리기가 약속을 지키는 데 도움이 될 수 있습니다. 지연이 생기면 빠르고 솔직한 안내가 고객과의 관계를 지킬 수 있습니다.