仕入れ先の納品が遅れたときの対応

今日届くはずの材料が届きません。仕入れ先は「明日」と言い、お客様は伝えた日付を念押ししてきます。遅れはこちらではどうにもできませんが、お客様から見れば約束したのはあなたです。一度の納品遅れで、予定していた複数の仕事が一度にずれることがあります。

小さな事業では、仕入れ先との関係はたいてい信頼と電話で成り立っています。この記事では、遅れがどこから生まれうるか、発注時に何を確認できるか、仕入れ先とどう話すか、予備の仕入れ先をいつ考えるか、そして遅れをお客様にどう伝えるかを取り上げます。

遅れは発注の日に始まることがある

納品が遅れる原因は、発注時に話し合われなかった細部にあることが多いものです。仕入れ先に在庫がなかったり、商品が別の場所から来る予定だったり、「今週中」の受け取り方が双方で違ったりします。このあいまいさが、納品日になって遅れとして表れます。

そのため、納品日になって初めて遅れに気づくと、打てる手が最も少なくなることがあります。発注時のいくつかの質問で、問題を数日前に見えるようにできることがあります。

遅れの五つの原因

遅れはたいてい、いくつかの身近な原因から生まれます。原因が分かれば、仕入れ先との話し合いも予防もしやすくなることがあります。次の表で、原因と発注時に聞ける質問を並べます。

仕入れ先と率直に話す

遅れが起きたときの仕入れ先との関係は、責めるより情報を分け合うことで前に進みやすくなります。納品の数日前に短い電話やメッセージで発注の状況を尋ねることは、問題を早く知るシンプルな方法です。早めの連絡が歓迎されると仕入れ先が分かっていれば、知らせてもらいやすくなることがあります。

こうしたやり取りが一人に頼っていることも、別のリスクです。その人がいないときに誰が仕入れ先と話すのかが決まっていない場合は、あなたが不在だと仕事が止まる場合の記事にある引き継ぎの考え方が役立つことがあります。

発注時に確認しておきたいこと

発注のときにいくつかの点をはっきり話しておくと、後のあいまいさを減らせることがあります。書面のメッセージで確認すれば、双方が同じ情報を見ることになります。

価格が何に左右されるかというお客様側の話は、同じ仕事に二つの金額を出した理由の記事で説明しました。

予備の仕入れ先を考えるとき

一つの仕入れ先と取引することには、信頼と手軽さがあります。ただし状況によっては、二つ目の仕入れ先を知っておくと、遅れたときに動ける幅が広がることがあります。

目安になる場面が三つあります。

1. 同じ遅れが繰り返されている

特定の商品が何度か遅れているなら、その商品について二つ目の仕入れ先を知っておくと安心につながることがあります。

2. 一つの商品に仕事全体が左右される

その商品が届かないと仕事全体が止まる場合、代わりの商品の名前と価格を知っておくと判断が早くなることがあります。

3. 繁忙期が近づいている

シーズンの始まりや連休の前には、発注を早めたり二つ目の仕入れ先に相談したりすると、負担を分散できることがあります。

複数の仕入れ先をより幅広く比べる方法は、サプライチェーン自動化のガイドで紹介しました。

お客様に伝える日付の決め方

お客様に伝える日付は、仕入れ先が示す日付の上に成り立ちます。仕入れ先の日付に配送と作業のための適度な余裕を足すと、約束を守れる見込みが高まることがあります。余裕の幅は、仕事の種類や仕入れ先とのこれまでの経験によって変わることがあります。

日付を見積もりと一緒に伝える場合、見積もりを送ったのに返事がないときにできることを別の記事で説明しました。

遅れをお客様にどう伝えるか

遅れが確定したら、最終日まで待つより早めにお客様へ知らせるほうが、たいてい緊張は小さく済みます。短く分かりやすいメッセージで十分なことがあります。何が遅れているか、新しい日付はいつか、その間に何ができるか。仕入れ先を責めるのではなく、状況と対応を伝えることが、お客様の信頼を保つ助けになることがあります。

仕事の一部を先に納める、似た商品を提案するといった選択肢を示すと、話し合いがしやすくなることもあります。遅れをめぐる話のもう一方、つまり支払いが遅れる場合については、遅れた入金の追い方の記事で取り上げました。

まとめ

仕入れ先の遅れは、発注時に話し合われなかった細部から生まれることが多いものです。出荷日、在庫、商品の詳細、価格をその場で確認すれば、あいまいさを減らせることがあります。責めずに仕入れ先と話すこと、遅れが続くときに予備の仕入れ先を知っておくこと、お客様に余裕を持たせた日付を伝えることが、約束を守る助けになることがあります。遅れが起きたときは、早く正直な連絡がお客様との関係を守ることがあります。