Wenn jemand Ihrem Maklerbüro per WhatsApp zu einem Inserat schreibt, das er auf einem Immobilienportal gesehen hat, kann die erste Antwort vier Teile enthalten: Anrede mit Ihrem Namen, den Stand des angefragten Inserats, eine offene Frage und einen nächsten Schritt. Eine lange Vorstellung, Preisverhandlung oder die Büro-Broschüre passen womöglich nicht in diese erste Nachricht; sie gehören in die Zeit, nachdem der Interessent geantwortet hat. Da der Interessent vielleicht mehreren Büros gleichzeitig geschrieben hat, kann eine kurze, klare Antwort helfen, die rausgeht, bevor das Gespräch abkühlt.
Dieser Beitrag behandelt die erste Antwort an einen Interessenten, der ein Inserat auf einem Immobilienportal gesehen und das Büro per WhatsApp kontaktiert hat. Unten finden Sie eigene Beispielnachrichten für Anfragen zu Kauf, Miete und Kapitalanlage, die Reihenfolge der Fragen und häufige Fehler.
⚡ Beispielszenario: Am Abend schreibt ein Interessent dem Büro zu einer Mietwohnung, die er auf einem Portal gesehen hat: „Hallo, ist das Inserat noch aktuell?“ Die Nachricht wird am nächsten Morgen gelesen, und als Antwort gehen der Vorstellungstext des Büros, die Webadresse und eine Liste weiterer Inserate raus. Der Interessent meldet sich nicht; in derselben Nacht hatte ihm ein anderes Büro kurz geantwortet: „Ja, die Wohnung ist frei. Wann möchten Sie einziehen?“, und die beiden sprachen bereits über einen Besichtigungstermin.
Was ein Interessent vom Portal erwartet
Ein Interessent, der über ein Portal kommt, kennt Ihr Büro nicht; er kennt nur das Inserat selbst. Seine Nachricht ist oft eine einzige Zeile: „Ist das noch zu haben?“, „Ist das der Endpreis?“ oder nur der Link zum Inserat. In diesem Moment hat er sich noch nicht entschieden, mit einem Büro zu arbeiten; er prüft, ob ein Inserat echt ist.
Deshalb ist die Aufgabe der ersten Antwort nicht der Verkauf, sondern das Gespräch zu einer zweiten Nachricht zu tragen. Wenn der Interessent ein zweites Mal schreibt, kann das Büro für ihn zu einem Namen und einem Ansprechpartner werden.
Warum der Link zum Inserat wichtig ist
Hat der Interessent das Inserat als Link oder mit Objektnummer geschickt, ist eine Antwort, die das Inserat beim Namen nennt, der kürzeste Weg zu sagen: „Ich habe Ihre Nachricht gelesen.“ Ein Satz wie „Sie haben zur möblierten Mietwohnung in Kadıköy geschrieben“ kann dem Interessenten auch helfen, sich zu erinnern, welches Inserat er angefragt hat, denn er hat sich an dem Tag vielleicht mehrere angesehen.
Vier Teile der ersten Nachricht
Anrede und Name
„Hallo, hier ist Anna von X Immobilien.“ Stehen Büroname und Personenname zusammen, kann der Interessent sehen, dass er mit einem Menschen und nicht mit einer Institution spricht. Auch wenn vom Firmenkonto geantwortet wird, kann der Name der antwortenden Person in der Nachricht stehen.
Stand des Inserats
Das ist oft die erste Frage des Interessenten, und die Antwort kann gleich im ersten Satz stehen: Ist das Objekt frei, reserviert oder vergeben? Ist der Stand unbekannt, kann „Ich prüfe das und melde mich bei Ihnen“ ehrlicher sein als eine vage Antwort.
Eine offene Frage
Mehrere Fragen hintereinander in der ersten Nachricht können beim Interessenten das Gefühl wecken, ein Formular auszufüllen. Eine einzige Frage, etwa „Haben Sie schon ein Einzugsdatum im Blick?“ oder „Möchten Sie die Wohnung diese Woche ansehen?“, ist leicht zu beantworten und kann das Gespräch offen halten.
Der nächste Schritt
Die Nachricht kann an einer Stelle enden, an der der Interessent weiß, was zu tun ist: einen Tag für die Besichtigung vorschlagen, den Standort senden oder um Zustimmung bitten, ein ähnliches Inserat zu schicken. Bleibt der Schritt unklar, kann der Interessent den Austausch mit einem stillen „Ich schaue später“ beenden.
Beispielnachrichten für Kauf, Miete und Anleger
Die folgenden Texte sind nicht zum wörtlichen Kopieren gedacht, sondern zum Anpassen an die Sprache Ihres Büros. Die Stellen in eckigen Klammern können je nach Inserat ausgefüllt werden.
An einen Interessenten für eine Kaufwohnung
„Hallo, hier ist [Name] von [Büroname]. Sie haben zur [Zimmerzahl]-Zimmer-Eigentumswohnung in [Stadtteil] geschrieben; sie ist aktuell im Verkauf. Suchen Sie zum Selbstbewohnen oder als Kapitalanlage? Je nachdem kann ich Ihnen auch die Angaben zu Grundbuch und Hausgeld schicken.“
An einen Interessenten für eine Mietwohnung
„Hallo, hier ist [Name] von [Büroname]. Die Mietwohnung in [Stadtteil] ist frei. Wann möchten Sie umziehen? Wenn es Ihnen passt, kann ich am [Tag] nachmittags eine Besichtigung einrichten.“
An einen Anleger
„Hallo, hier ist [Name] von [Büroname]. Das angefragte [Objekt] ist im Verkauf und derzeit vermietet. Soll ich Ihnen die aktuelle Miete und das Ende des Mietvertrags schicken?“
Wenn das Objekt verkauft oder vermietet ist
„Hallo, hier ist [Name] von [Büroname]. Die angefragte Wohnung ist leider schon vermietet, wir nehmen das Inserat heraus. Wir haben eine ähnliche Wohnung im selben Stadtteil; soll ich Ihnen die Angaben schicken, falls Sie sie ansehen möchten?“
Diese Nachricht zu einem erledigten Inserat kann beeinflussen, wie sehr der Interessent dem Büro vertraut. Offen zu sagen, dass ein altes Inserat auf dem Portal stehen geblieben ist, kann weniger schaden, als den Interessenten zur Besichtigung zu bitten und ihm an der Tür zu sagen, dass das Objekt weg ist.
Auf eine Nachricht außerhalb der Bürozeiten
„Hallo, Ihre Nachricht ist angekommen. Hier ist [Name] von [Büroname]. Ich prüfe morgen früh den aktuellen Stand des Inserats und schreibe Ihnen. Wenn Sie schon ein Datum für Umzug oder Kauf im Blick haben, können Sie es mir gern schreiben.“
Was gleich gefragt wird und was später
Nicht alle Angaben, die nötig sind, um den Interessenten kennenzulernen, werden in der ersten Nachricht erfragt. Die Reihenfolge kann so weit voranschreiten, wie der Interessent zu antworten bereit ist.
- In der ersten Nachricht: der Zweck (selbst wohnen oder anlegen) oder das Einzugsdatum. Eines davon kann genügen.
- Nachdem der Interessent geantwortet hat: Budgetrahmen, gewünschte Stadtteile, Zimmerzahl, möbliert oder unmöbliert.
- Bei der Planung der Besichtigung: passender Tag und Uhrzeit, wer mitkommt, ob eine Finanzierung genutzt wird.
- Für später: Ausweis- und Unterlagenangaben, Anzahlung und Vertragsfragen.
Die Frage nach dem Budget in der ersten Nachricht kann beim Interessenten wirken wie „Wir prüfen Sie erst einmal“. Dieselbe Frage kann als natürliche Fortsetzung gelesen werden, wenn sie kommt, nachdem der Interessent etwas zum Inserat gefragt hat.
Falsch und richtig: häufige erste Antworten
| Häufige erste Antwort | Was stattdessen geschrieben werden kann |
|---|---|
| Vorstellungstext und Webadresse des Büros | Stand des Inserats und eine Frage |
| „Rufen Sie für den Preis an“ | Ob der inserierte Preis noch gilt, klar gesagt |
| Lange Liste weiterer Inserate | Das angefragte Inserat, bei Bedarf ein ähnliches |
| Lange Sprachnachricht | Kurzer Text; Sprachnachricht, wenn der Interessent es möchte |
| „Ich melde mich, wenn ich Zeit habe“ | Ein Satz, der sagt, wann Sie antworten |
| Mehrere Fragen hintereinander | Eine leicht zu beantwortende Frage |
Zeitpunkt der Antwort: bevor das Gespräch abkühlt
Ein Interessent vom Portal sieht sich oft mehrere Inserate gleichzeitig an und schreibt mehreren Büros. Das Gespräch kann mit dem Büro beginnen, das die erste sinnvolle Antwort gibt; eine späte Antwort, selbst wenn sie gut geschrieben ist, kann genau dann eintreffen, wenn der Interessent mit einem anderen Büro einen Besichtigungstag vereinbart.
Das heißt nicht, dass jemand am Telefon warten muss, um jede Nachricht sofort zu beantworten. Im Büro können zwei Dinge vereinbart werden:
- Während der Bürozeiten: wer die Portal-Nachrichten ansieht und in welchen Abständen sie im Laufe des Tages geprüft werden.
- Außerhalb der Bürozeiten: ein fertiger Begrüßungstext, der sagt, dass die Nachricht angekommen ist und wann Sie antworten.
Für eingehende Anrufe, die nicht angenommen werden konnten, lässt sich eine ähnliche Routine einrichten; darauf sind wir im Beitrag Ist jeder verpasste Anruf ein verlorener Kunde? eingegangen.
Checkliste für die erste Nachricht
| Prüfpunkt | Warum |
|---|---|
| Stehen Büroname und Ihr Name darin | Der Interessent kann wissen, mit wem er spricht |
| Wird das Inserat beim Namen genannt | Der Interessent kann sehen, dass seine Nachricht gelesen wurde |
| Steht der Stand des Inserats im ersten Satz | Die eigentliche Frage des Interessenten kann gleich beantwortet werden |
| Wurde nur eine Frage gestellt | Das Antworten kann leichter fallen |
| Ist der nächste Schritt genannt | Der Austausch bleibt womöglich nicht in der Luft hängen |
| Wurden erledigte Inserate vom Portal genommen | Anfragen zu nicht mehr verfügbaren Objekten können zurückgehen |
Häufig gestellte Fragen
Was sollte in der ersten Antwort auf eine Portalanfrage stehen
Sie kann den Büronamen und Ihren Namen enthalten, ob das Inserat noch verfügbar ist, und eine leicht zu beantwortende Frage. Die Nachricht kann mit einem nächsten Schritt enden, etwa einem Vorschlag für einen Besichtigungstag oder dem Standort.
Sollte man in der ersten Nachricht nach dem Budget fragen
Das Budget kann meist erfragt werden, nachdem der Interessent geantwortet hat. In der ersten Nachricht kann eine leichtere Frage, etwa nach dem Zweck oder dem Einzugsdatum, das Gespräch offen halten.
Was schreibt man, wenn das Objekt verkauft ist
Sie können klar schreiben, dass das Objekt verkauft oder vermietet ist, und, wenn es passt, ein ähnliches Inserat im selben Stadtteil vorschlagen. Den Interessenten zu einem Objekt einzuladen, das nicht mehr verfügbar ist, kann Vertrauen beschädigen.
Wie antwortet man auf eine Nachricht außerhalb der Bürozeiten
Es kann ein kurzer Begrüßungstext vorbereitet werden, der sagt, dass die Nachricht angekommen ist, wer antwortet und wann. Dazu kann eine Frage kommen, in der der Interessent sein eigenes Datum nennen kann.
Sollte sich die erste Nachricht bei Kauf und Miete unterscheiden
Beim Kauf ist die erste Frage oft der Zweck, selbst wohnen oder anlegen; bei der Miete ist es das Einzugsdatum. Einem Interessenten, der als Anleger fragt, können die aktuelle Miete und die Angaben zum Mietvertrag angeboten werden.
Ein Interessent vom Portal kann auch nachts empfangen werden
Der Assistent im Kılman Immobilien-Automatisierungssystem kann einen Interessenten, der per WhatsApp schreibt, empfangen, fragen, wonach er sucht, passende Inserate aus dem eigenen Bestand Ihres Büros zeigen und den Besichtigungstermin in Ihren Kalender eintragen. Er ist nicht mit Portal-Inseraten verbunden; er nutzt nur die Inserate, die Sie ins System eingeben. Um die passende Einrichtung für Ihr Büro zu besprechen, können Sie einen Blick auf die Seite Immobilien-Automatisierungssystem werfen.
💬 Angebot über WhatsAppDas Erstgespräch ist kostenlos.