Quand quelqu'un écrit à votre agence sur WhatsApp au sujet d'une annonce vue sur un portail immobilier, le premier message peut comporter quatre éléments : une salutation avec votre nom, la situation de l'annonce demandée, une seule question ouverte et une prochaine étape. Une longue présentation, la négociation du prix ou la brochure de l'agence n'ont peut-être pas leur place dans ce premier message ; elles viennent après la réponse du client. Comme le client a pu écrire à plusieurs agences en même temps, un message court et clair, envoyé avant que l'échange ne refroidisse, peut aider.
Cet article porte sur la première réponse à un client qui a vu une annonce sur un portail immobilier et a contacté l'agence par WhatsApp. Vous trouverez ci-dessous des exemples de messages pour une demande de vente, de location ou d'investissement, l'ordre dans lequel demander les informations et les erreurs fréquentes.
⚡ Scénario d'exemple : Un soir, un client écrit à l'agence au sujet d'un appartement en location vu sur un portail : « Bonjour, l'annonce est-elle encore d'actualité ? » Le message est lu le lendemain matin, et l'agence répond avec son texte de présentation, l'adresse de son site et une liste d'autres annonces. Le client ne répond pas ; le soir même, une autre agence lui avait répondu brièvement : « Oui, l'appartement est libre. Quand pensez-vous emménager ? », et ils avaient commencé à parler d'un jour de visite.
Ce qu'attend le client qui écrit depuis un portail
Le client venu d'un portail ne connaît pas votre agence ; la seule chose qu'il connaît, c'est l'annonce. Son message tient souvent en une ligne : « C'est encore disponible ? », « C'est le prix final ? » ou simplement le lien de l'annonce. À ce moment, la personne n'a pas décidé de travailler avec une agence ; elle vérifie si une annonce est réelle.
C'est pourquoi le rôle du premier message n'est pas de vendre, mais de porter l'échange jusqu'à un deuxième message. Quand le client écrit une deuxième fois, l'agence peut devenir pour lui un nom et un interlocuteur.
Pourquoi le lien de l'annonce compte
Si le client a envoyé l'annonce sous forme de lien ou de référence, répondre en nommant cette annonce est le moyen le plus court de dire « j'ai lu votre message ». Une phrase comme « Vous nous avez écrit au sujet de l'appartement meublé en location à Kadıköy » peut aussi aider le client à se souvenir de l'annonce concernée, car il en a peut-être regardé plusieurs ce jour-là.
Quatre éléments du premier message
Salutation et nom
« Bonjour, ici Claire, de l'agence X. » Quand le nom de l'agence et celui de la personne sont écrits ensemble, le client peut voir qu'il parle à une personne et non à une institution. Même en répondant depuis un compte professionnel, le nom de la personne qui répond peut figurer dans le message.
Situation de l'annonce
C'est souvent la première question du client, et la réponse peut figurer dès la première phrase : le bien est-il libre, sous offre ou déjà parti ? Si la situation n'est pas connue, écrire « je vérifie et je reviens vers vous » peut être plus honnête qu'une réponse floue.
Une seule question ouverte
Poser plusieurs questions d'affilée dans le premier message peut donner au client l'impression de remplir un formulaire. Une seule question, par exemple « Avez-vous déjà une date d'emménagement ? » ou « Souhaitez-vous le visiter cette semaine ? », est facile à répondre et peut garder l'échange ouvert.
La prochaine étape
Le message peut se terminer à un endroit où le client sait quoi faire : proposer un jour de visite, envoyer la localisation ou demander l'accord pour partager une annonce similaire. Si l'étape reste floue, le client peut abandonner l'échange avec un simple « je regarderai plus tard ».
Exemples de messages pour la vente, la location et les investisseurs
Les textes ci-dessous ne sont pas faits pour être copiés tels quels, mais pour être adaptés au ton de votre agence. Les parties entre crochets peuvent être complétées selon l'annonce.
À un client qui demande un appartement à vendre
« Bonjour, ici [Prénom], de [Nom de l'agence]. Vous nous avez écrit au sujet de l'appartement [nombre de pièces] à vendre à [Quartier] ; il est actuellement en vente. Vous cherchez pour y habiter ou pour investir ? Selon votre réponse, je peux aussi vous envoyer les informations sur le titre de propriété et les charges de copropriété. »
À un client qui demande un appartement en location
« Bonjour, ici [Prénom], de [Nom de l'agence]. L'appartement en location à [Quartier] est libre. Quand pensez-vous emménager ? Si cela vous convient, je peux organiser une visite [jour] après-midi. »
À un investisseur
« Bonjour, ici [Prénom], de [Nom de l'agence]. Le [bien] que vous avez demandé est en vente et actuellement loué. Souhaitez-vous que je vous transmette le loyer actuel et la date de fin du bail ? »
Si le bien a été vendu ou loué
« Bonjour, ici [Prénom], de [Nom de l'agence]. L'appartement que vous avez demandé est malheureusement déjà loué, et nous retirons l'annonce. Nous avons un appartement similaire dans le même quartier ; voulez-vous que je vous en envoie les détails si vous souhaitez le voir ? »
Ce message sur une annonce terminée peut influencer la confiance que le client accorde à l'agence. Dire ouvertement qu'une ancienne annonce est restée sur le portail peut faire moins de tort que d'inviter le client à une visite et de lui annoncer à la porte que le bien est parti.
À un message reçu en dehors des heures de bureau
« Bonjour, votre message nous est bien parvenu. Ici [Prénom], de [Nom de l'agence]. Je vérifie demain matin la situation de l'annonce et je vous écris. En attendant, si vous avez une date en tête pour emménager ou acheter, n'hésitez pas à me l'indiquer. »
Ce qu'on demande maintenant et ce qui attend
Toutes les informations nécessaires pour connaître le client ne se demandent pas dans le premier message. L'ordre peut avancer autant que le client est prêt à répondre.
- Dans le premier message : l'objectif (habiter ou investir) ou la date d'emménagement. L'un des deux peut suffire.
- Après la réponse du client : fourchette de budget, quartiers souhaités, nombre de pièces, meublé ou non meublé.
- Au moment d'organiser la visite : jour et heure qui conviennent, qui viendra, recours ou non à un crédit.
- Pour plus tard : pièces d'identité et documents, acompte et questions de contrat.
Demander le budget dans le premier message peut donner au client l'impression qu'« on l'évalue d'abord ». La même question, posée après que le client a demandé quelque chose sur l'annonce, peut se lire comme une suite naturelle.
À éviter et à préférer : premières réponses fréquentes
| Première réponse fréquente | Ce qu'on peut écrire à la place |
|---|---|
| Texte de présentation et site de l'agence | La situation de l'annonce et une question |
| « Appelez-nous pour le prix » | Si le prix affiché est encore valable, dit clairement |
| Une longue liste d'autres annonces | L'annonce demandée, et au besoin une annonce similaire |
| Un long message vocal | Un texte court ; un vocal si le client le souhaite |
| « Je reviens vers vous quand je suis disponible » | Une phrase qui dit quand vous répondrez |
| Plusieurs questions à la suite | Une question facile à répondre |
Délai de réponse : avant que l'échange ne refroidisse
Le client qui écrit depuis un portail regarde souvent plusieurs annonces à la fois et écrit à plusieurs agences. L'échange peut commencer avec l'agence qui donne la première réponse utile ; une réponse tardive, même bien écrite, peut arriver au moment où le client fixe un jour de visite avec une autre agence.
Cela ne veut pas dire que quelqu'un doit attendre près du téléphone pour répondre à chaque message sur-le-champ. Deux choses peuvent être convenues au sein de l'agence :
- Pendant les heures de bureau : qui consulte les messages des portails et à quel rythme ils sont vérifiés dans la journée.
- En dehors des heures de bureau : un texte d'accueil prêt qui indique que le message est arrivé et quand vous répondrez.
Une routine similaire peut être mise en place pour les appels entrants restés sans réponse ; nous l'avons abordé dans l'article Chaque appel manqué est-il un client perdu ?
Checklist pour le premier message
| Point à vérifier | Pourquoi |
|---|---|
| Le nom de l'agence et votre nom figurent-ils | Le client peut savoir à qui il parle |
| L'annonce est-elle citée par son nom | Le client peut voir que son message a été lu |
| La situation de l'annonce est-elle dans la première phrase | La question principale du client peut trouver réponse tout de suite |
| Une seule question a-t-elle été posée | Répondre peut devenir plus facile |
| La prochaine étape est-elle écrite | L'échange risque moins de rester en suspens |
| Les annonces terminées ont-elles été retirées du portail | Les demandes sur des biens déjà partis peuvent diminuer |
Questions fréquentes
Que mettre dans le premier message à un client venu d'un portail
Il peut contenir le nom de l'agence et votre nom, la disponibilité de l'annonce et une question facile. Le message peut se terminer par une prochaine étape, comme proposer un jour de visite ou envoyer la localisation.
Faut-il demander le budget dans le premier message
Le budget peut généralement être demandé après la réponse du client. Dans le premier message, une question plus simple, comme l'objectif ou la date d'emménagement, peut garder l'échange ouvert.
Que répondre si le bien a été vendu
On peut écrire clairement que le bien a été vendu ou loué et, si c'est pertinent, proposer une annonce similaire dans le même quartier. Inviter le client à visiter un bien qui n'est plus disponible peut abîmer la confiance.
Comment répondre à un message reçu hors des heures de bureau
Un court texte d'accueil peut être préparé pour indiquer que le message est arrivé, qui répondra et quand. On peut y ajouter une question invitant le client à donner sa propre date.
Le premier message doit-il être différent pour la vente et la location
Pour la vente, la première question porte souvent sur l'objectif, habiter ou investir ; pour la location, sur la date d'emménagement. À un client qui se présente comme investisseur, on peut proposer le loyer actuel et les informations sur le bail.
Un client venu d'un portail peut aussi être accueilli la nuit
L'assistant du Système d'Automatisation Immobilière de Kılman peut accueillir le client qui écrit sur WhatsApp, lui demander ce qu'il cherche, lui montrer les annonces adaptées du propre portefeuille de votre agence et inscrire le rendez-vous de visite dans votre agenda. Il n'est pas relié aux annonces des portails ; il utilise uniquement les annonces que vous saisissez dans le système. Pour parler de la mise en place adaptée à votre agence, vous pouvez consulter la page Système d'Automatisation Immobilière.
💬 Devis via WhatsAppLa première consultation est gratuite.